Case: wat is de situatie?

Na ruim tien jaar te hebben gewerkt met verschillende (maatwerk) systemen, ontwikkeld op basis van de eisen en wensen van de organisatie, is gekozen voor een integraal Cloud ERP-systeem met best-practice processen voor de kernprocessen en ondersteunende activiteiten.

Het hebben van maatwerk oplossingen lijkt ideaal, maar de praktijk leert dat het continue aanpassen op basis van eisen en wensen in de organisatie leidt tot achterstand. Te lang wachten op de gewenste veranderingen en juiste rapportages hebben ertoe geleid dat we naar een nieuwe standaard applicatie hebben uitgekeken. - Marc Pieksma, Wetenschappelijk Project Manager en Projectleider

Eisen: waar moet het ERP systeem aan voldoen?

VSL zocht naar een volledig geïntegreerde Cloud ERP-oplossing van SAP voor de ondersteuning van al haar primaire processen: verkoop, inkoop, project- en financiële administratie, planning en personeelszaken. Met SAP Business ByDesign wordt informatie eenmalig vastgelegd en direct beschikbaar voor de verschillende afdelingen om de vervolgstappen op basis van workflow in het proces uit te voeren.

Resultaat: wat heeft de implementatie opgeleverd?

Hoofdreden voor de succesvolle implementatie was de aandacht voor de bedrijfsprocessen en de wijze waarop SAP Business ByDesign ondersteuning kan bieden aan deze processen. Dit heeft na 3 maanden tot een efficiencyverbetering geleid van 40% voor complexe projecten en voor eenvoudige projecten is dit 20 tot 25%. Kortere doorlooptijden, eliminatie van processtappen en het hebben van één informatiebron hebben gezorgd voor de efficiencyverbetering. Daarnaast is de kwaliteit van de bedrijfsdata sterk verbeterd doordat alle data zich binnen één systeem bevindt. VSL kan nu proactief reageren naar haar klanten.

Ervaring: hoe verliep de samenwerking met Scheer?

Om de overgang naar de nieuwe Cloud ERP-omgeving soepel te laten verlopen zijn vooraf duidelijke standaarden en afspraken vastgelegd. Scheer en VSL hebben schouder aan schouder samengewerkt. 

Voor alle kernactiviteiten zijn intensieve workshops georganiseerd met als doel snel en volledig inzicht te verschaffen in de opzet en mogelijkheden van de best-practice-scenario’s en vooral de “fit” met de organisatie vast te stellen. Vervolgens zijn VSL-processcenario’s ontwikkeld en vastgelegd met de impact op de organisatie en specifieke  wensen t.a.v. formulieren en rapporten. Op basis van deze scenario’s is het systeem ingericht en zijn  instructies gemaakt waarmee de eindgebruikers zijn getraind. 

De opzet van de best-practice scenario’s helpt nieuwe gebruikers om snel te doorgronden wat de uitgebreide mogelijkheden zijn. Het vanaf de eerste dag van het project beschikbaar hebben van een werkend SAP Business ByDesign testsysteem helpt hierbij natuurlijk enorm.  

Toekomst: wat staat er nog op de planning? 

Voor VSL is de keuze voor SAP Business ByDesign een strategisch juiste keuze geweest. Na de initiële implementatie, die gericht was op de activiteiten rondom projecten, planning en financiële afwikkeling, is gestart met de verdere inrichting van de sales en marketing processen. De Cloud ERP applicatie geeft alle ruimte om verder te groeien en in te spelen op huidige en toekomstige IT en marktontwikkelingen.