Dé checklist ter voorbereiding op jouw ERP-zoektocht

Met de hulp van een ERP-checklist zorg je ervoor dat je goed voorbereid aan de zoektocht naar het perfecte ERP-systeem begint.

Bedrijfsprocessen optimaliseren: het kan tegenwoordig eigenlijk niet meer zonder de ondersteuning van adequate software. Dat klinkt misschien stellig, maar het is simpelweg de realiteit. Zonder softwarematige ondersteuning is de kans groot dat je nooit het meeste uit je processen weet te halen. En omdat dit direct invloed heeft op de winstgevendheid van je onderneming, zou je je vandaag nog moeten verdiepen in ERP-software. 

De juiste software helpt je om je bedrijfsbrede processen te optimaliseren. Maar eerst moet je zeker weten dat het systeem je processen goed in kaart kan brengen. Pas wanneer het systeem aan al jouw eisen voldoet, zal je in staat zijn om er optimaal van te profiteren. 

Daarom vind je in deze blog dé ERP-checklist die je helpt bij de zoektocht naar een nieuw systeem. Zo weet je zeker dat de ERP-software echt bij je onderneming past.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP?
• Een ERP-checklist maakt het verschil
• De 5 stappen van een ERP-checklist
  • 1 | De technische randvoorwaarden
  • 2 | Voorkeuren en wensen 
  • 3 | Functies en modules
  • 4 | De ERP-leverancier
  • 5 | De implementatie
• Vind jouw perfecte ERP met behulp van een checklist

Wat is ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) is een term die verwijst naar de systematische planning, sturing en koppeling van alle belangrijke bedrijfsprocessen. Het doel is om deze zo efficiënt mogelijk in te richten; door zo min mogelijk middelen te verspillen, ben je uiteindelijk namelijk in staat om flink wat kosten te besparen.  

Het ERP-systeem

Vaak is het bovenstaande onmogelijk te realiseren zonder de hulp van een adequaat softwaresysteem. Of beter gezegd, zonder de hulp van een ERP-systeem. De software zorgt ervoor dat gegevens van verschillende afdelingen worden samengebracht binnen een centrale database. Iedereen werkt hierdoor met dezelfde gegevens.

Grip op bedrijfsprocessen

Het ERP-systeem zorgt ervoor dat gebruikers meer grip krijgen op de eigen bedrijfsprocessen. Je kunt iets namelijk niet verbeteren als je niet precies weet wat verbeterd moet worden. ERP-software helpt je om deze potentiële verbeteringen in kaart te brengen. 

Meer weten over de voordelen van ERP-software? Klik dan hier.

Een ERP-checklist maakt het verschil

Bij de zoektocht naar een (nieuw) softwaresysteem is het aan te raden om met een checklist te werken. Zo zorg je er namelijk voor dat alle behoeften vooraf overzichtelijk in kaart worden gebracht en dat alle belangrijke stappen zijn gezet. Het gaat niet alleen om wat je zoekt, maar ook om waarom je het zoekt.

Smaken verschillen

Of het softwaresysteem écht bij de eindgebruikers past, hangt af van hun specifieke eisen en wensen. En die kunnen per bedrijf behoorlijk uiteen lopen. De volgende factoren hebben hier namelijk invloed op:

• De omvang van het bedrijf
• De bedrijfsstructuur
• De sector waarin ze opereren
• Speciale modules of functies waarnaar ze op zoek zijn

Al deze factoren hebben invloed op het uiteindelijke eisenprofiel. Er is namelijk vaak geen sprake van een ‘standaard’-systeem waarvan iedereen optimaal kan profiteren. Het is dan ook geen verrassing dat branchespecifieke ERP-software aan populariteit wint – deze systemen sluiten perfect aan op de behoeften van een specifieke sector.

De 5 stappen van een ERP-checklist

Om dus het best mogelijke systeem te kunnen vinden, is het belangrijk om met een checklist te werken. Natuurlijk is iedereen vrij om deze te wijzigen en zal niet ieder punt voor iedere onderneming van cruciaal belang zijn, maar over het algemeen zijn er een aantal factoren die voor iedereen een rol van betekenis spelen. Wat volgt zijn daarom de 5 meest essentiële onderdelen van een ERP-checklist. Zo weet je zeker dat overal aan wordt gedacht. 

1 | De technische randvoorwaarden

Iedere zoektocht begint in de spreekwoordelijke spiegel. Wat doe je, wie ben je, waarom doe je dit en hoe moet het nieuwe systeem hier uiteindelijk aan bijdragen? Naast deze existentiële vragen is het ook belangrijk om de bestaande IT-infrastructuur in kaart te brengen. Welke systemen gebruiken jullie al en moeten deze met de komst van het nieuwe ERP-systeem worden behouden?

Tijdens deze stap is het belangrijk om de volgende vragen te stellen:

• Welk licentiemodel kiezen we: een lokale server, of de cloud?
• Welk besturingssysteem gebruiken we momenteel?
• Zijn er losstaande applicaties die we gebruiken, die onderdeel uit moeten gaan maken van de ERP-omgeving?
• Beschikken we over voldoende IT-kennis om de implementatie van het ERP-systeem voor een groot deel op te pakken?
• Welke valuta moeten onderdeel uitmaken van het systeem?
• In welke talen moet het ERP-systeem beschikbaar worden gemaakt?

2 | Voorkeuren en wensen

Waar de vorige stap technisch van aard was, gaat het nu om de intrinsieke motivatie. Je wil een systeem dat echt het verschil maakt, waardevolle inzichten oplevert en zo je winstgevendheid vergroot.

Maar waar heb je dan precies behoefte aan? Het is wederom tijd voor een blik in de spreekwoordelijke spiegel, waarin je de volgende vragen hardop aan jezelf moet stellen: 

• Hoe verwachten wij in de komende jaren te gaan groeien? Als je verwacht het personeelsbestand te gaan verdubbelen, dan is het van cruciaal belang dat het systeem met je mee kan groeien. 
• In hoeverre is ons bedrijf al gedigitaliseerd en hoe verwachten we dat het nieuwe systeem daaraan gaat bijdragen?
• Hoe moet de nieuwe ERP-software bijdragen aan het verhogen van onze bedrijfsbrede productiviteit? 
• Hebben we duidelijk in kaart welke processen geoptimaliseerd kunnen worden? Weten we op welke vlakken we steken laten liggen?

Dit zijn slechts een aantal vragen ter illustratie, uiteindelijk zal ieder bedrijf zelf moeten bepalen waaraan ze de meeste waarde hechten. 

3 | Functies en modules

De meeste ERP-systemen zijn modulair ingericht. Ze bestaan uit een centrale ERP-omgeving met aanvullende modules voor specifieke bedrijfsgebieden. Zo zal een transporteur behoefte hebben aan een Transport Management Systeem (TMS). Hieronder zie je een aantal veelgebruikte modules. Voor het volledige overzicht verwijzen we je graag naar dit artikel.

• Business Intelligence (BI): voor de systematische analyse van je organisatie. Hierdoor zie je precies wat er gebeurt, en wat eventueel beter zou kunnen. 
• Customer Relationship Management (CRM): voor ieder bedrijf geldt hetzelfde, de klant staat op nummer één. CRM-software helpt met het vastleggen van klantgegevens en interacties die men met je organisatie heeft. Zo weet je precies wie ze zijn, en wat hun verwachtingen zijn.
• Document Management Systeem (DMS): de bibliotheek van je organisatie is verantwoordelijk voor het vastleggen van beleidsstukken, handleidingen en alle overige documentatie. 
• Finance: het automatiseren van financiële processen scheelt veel tijd - en zoals het spreekwoord luidt, dus ook geld. 
• Human Resource Management (HRM): verantwoordelijk voor alles dat met het personeel, maar ook potentieel personeel te maken heeft. Iedere medewerker heeft zijn eigen account, waardoor HR-medewerkers snel en eenvoudig kunnen zien wat er speelt of heeft gespeeld. 
• Inkoop: creëert zicht in de aankopen van het bedrijf. Zouden deze materialen namelijk niet slimmer of goedkoper ingekocht kunnen worden?
• Projectmanagement: veel bedrijven werken op projectmatige basis. Deze module zorgt dan ook voor houvast; gebruikers kunnen alle stappen van A tot Z overzichtelijk inzien. 

Een branchespecifiek ERP-systeem

Tegenwoordig zien we steeds meer bedrijven voor een branchespecifiek ERP-systeem kiezen. Deze systemen zijn ontwikkeld door leveranciers die bekend zijn met de dagelijkse uitdagingen in specifieke sectoren. Deze systemen sluiten daarom ook feilloos aan op de bestaande processen van deze ondernemingen. Dat is precies wat software hoort te doen: zich aanpassen aan de gebruiker, niet andersom.

Er zijn overigens een aantal bijzonder populaire ERP-modules die we in het vorige overzicht niet benoemd hebben. Zo zijn systemen zoals het TMS en WMS voor bedrijven in sommige sectoren absoluut onmisbaar. 

4 | De ERP-leverancier

De rol van de ERP-provider wordt nog weleens vergeten. Je schaft het systeem niet zomaar aan om daarna alles zelf uit te zoeken. ERP-systemen zijn ontworpen voor langdurig en intensief gebruik; de keuze voor een bepaalde leverancier is dus van cruciaal belang. Je gaat namelijk een lange, hopelijk succesvolle samenwerking met ze aan. 

Stel jezelf daarom de volgende vragen:

• Heeft deze leverancier ervaring met onze sector?
• Hoe flexibel is het systeem? Is het in staat om met ons mee te groeien?
• Met welke regelmaat wordt het systeem voorzien van updates?
• Hoe ziet hun ondersteuning eruit? Zijn ze bereikbaar voor vragen, en zullen ze ons helpen tijdens het gehele traject?
• Hoe gezond is de ERP-leverancier? Komen ze pas net kijken, of is het een gerenommeerde partner waar talloze bedrijven al decennialang op vertrouwen?

5 | De implementatie

In het verlengde van de leverancierskeuze is het belangrijk om te kijken hoe de ERP-implementatie doorgaans verloopt. Het is belangrijk dat je je wensen hierin duidelijk vastlegt, zodat er tijdens het proces geen onduidelijkheden meer zijn en er geen onnodige vertragingen plaatsvinden. Daarom zijn de volgende factoren van belang tijdens deze stap van de checklist:

• Hoe leren we met het systeem om te gaan? Vinden er trainingen plaats, of moeten we het doen met video’s en digitale handleidingen?
• Kunnen we het systeem eerst uitproberen?
• Gaan we ons huidige systeem stap voor stap vervangen door het nieuwe, of gaan we in één keer over? Dit wordt ook wel het type ‘go-live’ genoemd.

Vind jouw perfecte ERP met behulp van een checklist

We kunnen dus stellen dat een checklist een belangrijke rol speelt in het succes van de ERP-selectie. Het brengt belangrijke stappen in kaart die je moet zetten om tot een passend systeem te komen.

Het ‘blind’ kiezen van een nieuw systeem is trouwens nooit aan te raden. De kracht van software ligt in de aansluiting op jouw bedrijf en zijn processen. Het is een keuze die je weloverwogen moet maken. En daarvoor kan je dus vertrouwen op deze ERP-checklist.