Deze rol kan een Inventory Management System (IMS) spelen

Een voorraadbeheersysteem draagt bij aan de creatie van een overzichtelijk en efficiënt magazijn.

Ieder bedrijf dat zich bezighoudt met de verplaatsing van goederen, heeft in dit digitale tijdperk een effectieve oplossing voor voorraadbeheer nodig. Deze systemen creëren namelijk overzicht, waardoor men te allen tijde weet waar een product zich bevindt, en in welke kwantiteit. Zo kunnen ze er voor zorgen dat er altijd aan een verzoek van de klant kan worden voldaan. 

In dit artikel kijken we naar de rol van het zogeheten Inventory Management System, in onze taal beter bekend als het voorraadbeheersysteem. We zullen ook kijken hoe dit systeem in verhouding staat met het magazijnbeheersysteem en laten zien waarom de combinatie van deze systemen zo goed werkt. Maar eerst: wat doet Inventory Management-software precies?

Inhoudsopgave

• IMS: een definitie
• Waarom is een IMS zo belangrijk?
• Een voorraadbeheersysteem: zo werkt het
• ERP- en WMS-software
• Samenvattend

IMS: een definitie

Een Inventory Management System houdt zich bezig met het beheer van alle goederen en producten: vanaf de fabrikant, tijdens het transport tot aan de uiteindelijke aankomst in het magazijn. Inventory Management omvat dus het gehele supply chain-proces. Het registreert alle voorraden en diens bewegingen, waardoor het ook in staat is om potentiële vraag te voorspellen. Hierdoor kunnen voorraadniveaus accuraat worden berekend en beheerd. 

Monitoring en het beheer van fysieke inventaris is van cruciaal belang. Voor bedrijven die bijvoorbeeld handelen in voedingswaren, helpt het met het voorkomen van bederf. Een voorraadbeheersysteem helpt dus met de optimalisatie van voorraad; hierdoor is men in staat om knelpunten te elimineren en zal het bedrijf op de langere termijn flink wat kosten besparen. 

Waarom is een IMS zo belangrijk?

We hebben de belangrijkste voordelen al een beetje laten doorschemeren, maar laten we al het goeds dat voorraadbeheer met zich meebrengt op een rijtje zetten. Een goed georganiseerd magazijn is namelijk dé sleutel tot succes. 

• Optimalisatie van bedrijfsprocessen. Allereerst helpt de software met het optimaliseren van bestaande processen. Het zorgt ervoor dat het bedrijf de opslagkosten kan minimaliseren en onnodige voorraad kan voorkomen. Dit is ook wel bekend als het Just in Time (JIT)-principe.
• Beter overzicht = vlotte orderverwerking. Een voorraadbeheersysteem zorgt voor een beter overzicht van de gehele voorraad. Zo weet men precies waar een product is, hoeveel stuks er op voorraad zijn en wanneer het product eventueel bijbesteld moet worden. Deze real-time inzichten zijn belangrijk om aan de vraag van klanten te kunnen voldoen: een magazijn dat op voorraad wordt gehouden, is in staat om bestellingen op tijd te leveren. 
• Kostenbeheersing. Wanneer bedrijven beter zicht hebben op hun voorraad, zijn ze tevens beter in staat om de productie- en verkoopkosten nauwkeuriger in kaart te brengen. Hierdoor heeft men tevens beter zicht op de eigen financiën. 
• Verhoogde efficiëntie. Door de voorraad digitaal vast te leggen, is het niet langer nodig om het handmatig te tellen. Hiermee bespaart men niet alleen tijd, maar is de kans op fouten ook een stuk kleiner. Het zorgt ervoor dat men altijd over actuele en nauwkeurige gegevens beschikt. 
• Financiële transparantie en controle. Het gebruik van een IMS creëert een nauwkeurig financieel overzicht. Zonder de nauwkeurige registratie van voorraden en hun waarde is het bijna onmogelijk om een nauwkeurige boekhouding bij te houden. Het voorraadbeheersysteem is dus niet alleen efficiënt, maar fungeert tevens als een basis voor de financiële controle en planning van het bedrijf. 

Een voorraadbeheersysteem: zo werkt het

Het Inventory Management Systeem bestaat vaak uit verschillende componenten en kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Wij zetten de belangrijkste en meest populaire opties op een rij. 

Periodiek voorraadbeheer

Met periodiek voorraadbeheer wordt, zoals de naam al zegt, de voorraad periodiek geïnventariseerd. Dit gebeurt handmatig: medewerkers tellen de fysieke voorraad op geplande basis, bijvoorbeeld per maand of kwartaal. Periodiek voorraadbeheer is een kostbaar proces; het kost veel tijd en dus ook veel geld. 

Een inventarisatielijst

Voor bedrijven met eenvoudige vereisten zijn spreadsheets een eenvoudige en betaalbare optie. Hiervoor worden doorgaans programma’s zoals Excel of Google Spreadsheets gebruikt. In dit moderne tijdperk worden deze programma’s echter enigszins afgeraden; menselijke fouten worden via deze handmatige werkwijze een stuk lastiger voorkomen. 

Een geautomatiseerd voorraadbeheersysteem

Een geautomatiseerd IMS is een cloud-gebaseerd systeem dat de inventaris bijhoudt en controleert. Gebruikers hebben hierdoor tevens altijd en overal toegang tot de meest recente gegevens. Houd er wel rekening mee dat de installatie van een dergelijk systeem vaak tijdrovender en prijziger is; toch zal deze investering vaak goud waard zijn. 

Barcodescanners

Het gebruik van barcodescanners verbetert de nauwkeurigheid van het samenstellen van bestellingen. Ieder product wordt gemarkeerd met een uniek nummer waaraan informatie zoals de leverancier, het formaat, het gewicht en het voorraadniveau gekoppeld zijn. Dit systeem zorgt voor meer transparantie, maar vereist wel de aanschaf van speciale hardware. Voor degenen die hun magazijnprocessen écht willen optimaliseren, is de combinatie van een geautomatiseerd IMS en deze scanners de ideale optie. 

RFID-technologie

Radio Frequency Identification-technologie helpt bij het beheren van de voorraad. Producten worden hiermee draadloos vastgelegd aan de hand van unieke serienummers, waardoor alle informatie omtrent het product eenvoudig kan worden gevolgd. Het gebruik van deze scanners zorgt voor meer transparantie en efficiëntie; leveringen en bestellingen kunnen hiermee snel en eenvoudig worden afgehandeld. RFID-scanners zijn overigens een vorm van de eerder genoemde barcodescanners. 

3PL-voorraadbeheersysteem

Voor externe logistieke dienstverleners, ook wel bekend als 3PL, zijn er systemen die het real-time volgen van de voorraad mogelijk maken. Daarnaast maakt deze software het mogelijk om meerdere magazijnen tegelijkertijd te beheren en bestellingen via verschillende verkoopkanalen te verwerken. Deze systemen helpen ook met het beheren van retourneringen en nabestellingen en kunnen vaak ook worden gekoppeld met e-commerce of CRM-systemen. 

Een 3PL-systeem kan meerdere locaties tegelijk beheren, waardoor het vooral nuttig is voor bedrijven die hun logistieke processen aan derden uitbesteden. 

Boekhoud- en voorraadbeheersysteem

Het kan bijzonder nuttig zijn om het voorraadbeheersysteem te koppelen aan eventueel bestaande financiële systemen. Hierdoor kunnen voorraadbewegingen en financiële gegevens worden gesynchroniseerd, waardoor men steeds meer grip krijgt op de processen in en rondom het bedrijf. 

Bezittingen van het bedrijf

Sommige voorraadbeheersystemen zijn tevens in staat om te focussen op het beheer van bedrijfsmiddelen, in plaats van producten. Hiermee heeft men continu zicht op alle fysieke en digitale middelen van het bedrijf. 

ERP- en WMS-software

In een ideale wereld wordt een voorraadbeheersysteem altijd gekoppeld aan twee andere systemen.

• Warehouse Management Systeem (WMS): in onze taal staat dit systeem ook wel bekend als het magazijnbeheersysteem. Het grootste verschil tussen deze twee systemen is dat het WMS-systeem zich ook focust op het optimaliseren van het magazijn, niet alleen de voorraad. Denk hierbij aan ideale looproutes, of manieren om de beschikbare ruimte in het warehouse zo goed mogelijk te kunnen benutten.
• Enterprise Resource Planning (ERP): het ERP-systeem fungeert als het kloppende hart van een organisatie. Hier komen alle processen en gegevens samen. Deze omgeving is in staat om verschillende bedrijfsgebieden zoals HRM, sales, klantenservice maar dus ook voorraad- en magazijnbeheer bij elkaar te brengen.

De voordelen van deze verbinding

Als we één groot voordeel van bedrijfssoftware zouden moeten benoemen, dan is het dat deze systemen naadloze gegevensuitwisseling garanderen. Dat klinkt misschien wat abstract, maar het is eigenlijk best simpel. Zo heeft men in het IMS bijvoorbeeld behoefte aan zicht op een aantal financiële zaken, die laten zien hoe het gaat met de in- en verkoop van bepaalde producten. Deze financiële gegevens zijn afkomstig uit de desbetreffende afdeling, en worden via het ERP-systeem doorgesluisd naar het voorraadbeheersysteem.

Omdat de uitwisseling van deze real-time gegevens wordt geautomatiseerd, zijn gebruikers van de ERP-software veel beter in staat om met elkaar samen te werken. Informatie wordt namelijk veel makkelijker uitgewisseld en iedereen beschikt altijd over de meest recente gegevens. Daarnaast kan een ERP-systeem in veel gevallen meegroeien met uw organisatie. Zo kunt u ook met de toevoeging van één of meerdere magazijnen blijven profiteren van het systeem. 

Samenvattend

Een voorraadbeheersysteem, oftewel het Inventory Management System (IMS), helpt bedrijven om meer grip te krijgen op hun eigen voorraad. Hierdoor zien ze te allen tijde over hoeveel voorraad ze beschikken en kunnen ze altijd voldoen aan de potentiële vraag van een klant. Maar niet alleen de klant profiteert hiervan, ook het bedrijf zelf is hierdoor veel beter in staat om kosten te besparen. Een win-win situatie voor iedereen.