Hoe AI het dagelijks werkleven van accountants herdefinieert

Welke voordelen brengt artificiële intelligentie in de financiële sector met zich mee?

Overal ter wereld en in ieder vakgebied, vindt er een digitale transformatie plaats. De financiële sector geldt dan ook niet als een uitzondering op deze regel. Veel werkzaamheden die in het verleden op papier werden afgehandeld, worden nu digitaal vastgelegd met behulp van de juiste software voor accountants. 

We hebben inmiddels allemaal wel gehoord van AI, voor sommigen beter bekend als kunstmatige of artificiële intelligentie. Sommige vakgebieden zijn er al mee aan de slag gegaan, terwijl anderen nog twijfelen. Wij kijken in dit blog daarom naar de voordelen van AI in accountancy en financiële boekhouding: hoe kunnen de slimme technologieën jouw dagelijkse processen optimaliseren?

Inhoudsopgave

• AI in finance: de huidige stand van zaken
  • De statistieken liegen niet
• De voordelen van AI in boekhouding
  • 1 | Verhoogde efficiëntie
  • 2 | Minder ruimte voor fouten
  • 3 | Kostenminimalisatie
  • 4 | Betere besluitvorming
  • 5 | Naleving van wet- en regelgeving
  • 6 | Extra beveiliging
• De uitdagingen van AI
  • Grenzen
• Conclusie

AI in finance: de huidige stand van zaken

De financiële sector staat doorgaans niet bekend als een branche die voorop staat in de implementatie van nieuwe technologieën. Dat is op zich niet zo gek, gezien de materie waarmee ze werken. Je wilt in dat geval kunnen vertrouwen op een systeem dat je kent, dus de switch naar nieuwe werkwijzen wordt niet altijd even gretig gemaakt. 

Toch is ook deze sector in de afgelopen jaren flink gedigitaliseerd. Softwaresystemen zoals het ERP (Enterprise Resource Planning) en het Document Management Systeem (DMS) zijn volop aanwezig. Deze software helpt bedrijven om bepaalde processen efficiënter in te richten, zodat er steeds minder handmatige, repetitieve handelingen uitgevoerd hoeven te worden. Maar ook de mogelijkheden van kunstmatige intelligentie (AI) worden steeds meer ontdekt. 

De statistieken liegen niet

Onderzoek van KPMG, een internationale accountants- en adviesorganisatie, liet eind 2024 zien dat 71% van de financiële afdelingen wereldwijd gebruikmaakt van AI. De verwachting is dat dit percentage binnen drie jaar stijgt naar 83, wat duidelijk maakt dat de sector een nieuwe weg met AI heeft ingeslagen. 

De voordelen van AI in boekhouding

Kunstmatige intelligentie biedt nieuwe mogelijkheden voor accountants en boekhouders. Laten we de belangrijkste voordelen eens op een rij zetten. 

1 | Verhoogde efficiëntie

Automatisering betekent dat handmatige taken door de boekhoudsoftware worden uitgevoerd. Een proces wordt hierdoor sneller uitgevoerd, wat op de langere termijn dus tijd en geld bespaart. Denk bijvoorbeeld aan routinematige taken zoals het opstellen en versturen van periodieke facturen, of het verwerken van betalingen. Handelingen die niet ingewikkeld zijn, maar vaak wel tijd kosten. Als je deze door AI over laat nemen, kan jij die tijd gebruiken voor andere activiteiten. 

Optical Character Recognition, oftewel OCR, is een van de meestgebruikte AI-gedreven technologieën in de financiële sector. Deze software scant en interpreteert zowel digitale als fysieke documenten automatisch en wijst ze vervolgens toe aan de juiste locatie in het systeem. Hierdoor bevinden alle documenten zich op de juiste plek, en zijn ze zo teruggevonden. 

2 | Minder ruimte voor fouten

Door te vertrouwen op AI-systemen, kunnen bedrijven grote hoeveelheden financiële data nauwkeurig laten analyseren. De software herkent patronen en trends, waardoor risico’s en kansen sneller geïdentificeerd kunnen worden.

In de context van boekhouding betekent dit dat er minder handmatige controles uitgevoerd hoeven te worden. En waar mensen werken, worden fouten gemaakt. De implementatie van AI verkleint deze kans. 

3 | Kostenminimalisatie

We noemden het net al even, maar op de langere termijn zal de juiste inzet van AI ook bijdragen aan het verlagen van kosten. Tijdrovende taken worden dankzij AI geautomatiseerd, waardoor medewerkers hun tijd in andere werkzaamheden kunnen investeren. Over het algemeen zullen velen ook meer voldoening halen uit deze werkzaamheden, in tegenstelling tot repetitieve, handmatige taken. 

4 | Betere besluitvorming

AI stelt zijn gebruikers in staat om betere beslissingen te maken. Het geeft hen namelijk toegang tot data gebaseerde analyses en inzichten, waardoor gebruikers beter kunnen inspelen op ontwikkelingen en trends. 

5 | Naleving van wet- en regelgeving

Regelgeving wordt alsmaar complexer, waardoor het moeilijk is om alles zelfstandig in de gaten te houden. AI kan transacties en documenten in real-time controleren, om er zodoende voor te zorgen dat alles volgens het boekje wordt gedaan. 

6 | Extra beveiliging

Systemen die zijn voorzien van AI-technologie kunnen automatisch transacties controleren en identificeren. Als er een verdachte boeking wordt gedetecteerd, dan wordt deze automatisch doorgestuurd ter controle. De systemen kunnen dus pogingen tot fraude of witwassen herkennen. 

De uitdagingen van AI

Ondanks al deze voordelen, zijn er natuurlijk altijd een aantal obstakels die je moet overwinnen. Zo moet je je personeel vroegtijdig betrekken bij de keuze; sommigen zullen misschien bang zijn dat de AI-tools hun takenpakket volledig zullen overnemen. Maak duidelijk dat de tools louter ter ondersteuning geïmplementeerd zullen worden, zodat zij meer tijd overhouden voor andere taken. 

Daarnaast zullen de meeste medewerkers ook geschoold moeten worden in het gebruik van de AI-tools. Doe je dit niet, dan is de kans groot dat het project niet zijn beoogde doel(en) zal bereiken. 

Tot slot moet er ook goed worden nagedacht over de manier waarop de tools gevoelige gegevens gebruiken en beschermen. Het systeem gaat namelijk aan de slag met privacygevoelige financiële gegevens van jouw bedrijf en klanten; het is dus van groot belang dat dit volgens de geldende richtlijnen wordt gedaan. 

Grenzen

Ook kunstmatige intelligentie loopt op een gegeven moment tegen zijn grenzen aan. Complexe beslissingen over de koers van het bedrijf moeten daarom nooit volledig worden toevertrouwd aan AI. Ze kunnen adviseren, maar daar moet het dan ook bij blijven. Vaak kennen zij de volledige context namelijk niet; jij daarentegen wel. 

Conclusie

De financiële sector kan absoluut profiteren van de implementatie van AI. Dankzij de slimme technologieën is men beter voorbereid op mogelijke uitdagingen en kunnen ze potentiële kansen nog beter benutten. Handmatige processen zullen steeds meer verdwijnen, waardoor medewerkers tijd overhouden voor andere taken. Bedrijven die AI inzetten, profiteren van geautomatiseerde workflows, een hogere efficiëntie en lagere kosten. 

Des te eerder bedrijven de knoop doorhakken, des te sneller kunnen de eindgebruikers (het personeel) wennen aan de nieuwe manier van werken. Het is wel belangrijk om te beseffen dat AI boekhouders en accountants nooit volledig mag vervangen. Ze moeten het dagelijks werkleven makkelijker en leuker maken, maar de eindbeslissing moet altijd door de mens worden gemaakt. Bedrijven die AI op de juiste manier weten in te zetten, zullen volop kunnen profiteren van alles dat het te bieden heeft. 

Bron

KPMG: ‘Artificial Intelligence in Finance’ - september 2024