Bedrijfsprocessen automatiseren met ERP: hoe werkt dat?

ERP-software ondersteunt bedrijven bij de automatisering van hun processen, waardoor deze veel efficiënter ingericht kunnen worden.

De druk op veel bedrijven neemt met het jaar toe. Globaliserende markten, groeiende klanteisen, de uitdagingen van digitalisering, om er maar een paar te noemen. Daarnaast is er in veel sectoren ook sprake van een tekort aan bekwaam personeel, waar men adequaat mee om moet zien te gaan. 

Het is dus nog nooit zo belangrijk geweest om efficiënt te werken en de beschikbare middelen zo goed mogelijk te gebruiken. Met behulp van de juiste bedrijfssoftware kunnen organisaties hun processen automatiseren, waardoor ze deze kostbare middelen kunnen besparen. Wij laten in dit blog zien wat de voordelen zijn van deze softwarematige automatisering en hoe ook jij kan profiteren van een dergelijk systeem.

Inhoudsopgave

• Waarom zou je bedrijfsprocessen automatiseren?
• De rol van het ERP-systeem
• De voordelen van bedrijfsautomatisering
• Automatisering in ieder vakgebied
• Samenvattend

Waarom zou je bedrijfsprocessen automatiseren?

De uitdagingen waarmee veel bedrijven dagelijks te maken krijgen, hebben hen genoodzaakt om efficiënt werken een topprioriteit te maken. In veel gevallen zijn het eenvoudige, terugkerende processen die bedrijven veel energie en tijd kosten. Softwarematige automatisering van deze processen ontlast medewerkers van deze taken, waardoor zij hun kostbare tijd in andere activiteiten kunnen steken. 

Het maakt dus niet uit in welke sector het bedrijf opereert; zo krijgt iedereen te maken met bepaalde administratieve processen. Deze nemen vaak veel tijd in beslag en zijn eigenlijk relatief eenvoudig om te automatiseren. Maar ook processen in specifieke bedrijfsgebieden zoals productie, verkoop, marketing of warehousing kunnen profiteren van automatisering.

De basis voor succesvolle en winstgevende automatisering is een solide IT-landschap, met daarin het ERP-systeem als kloppend hart. Wil jij dus volop profiteren van de eerder genoemde automatisering, dan is software ter ondersteuning van Enterprise Resource Planning (ERP) onmisbaar geworden. 

De rol van het ERP-systeem

ERP-software brengt alle processen in en rondom het bedrijf digitaal in kaart en voegt deze samen binnen één centrale database. Hierdoor hebben alle betrokkenen in real-time toegang tot deze gegevens. Deze korte lijntjes zorgen ervoor dat bepaalde processen een stuk sneller zullen verlopen. Daarnaast is de software dus ook in staat om verschillende processen te automatiseren. 

Efficiëntere samenwerking

Het automatiseren van bedrijfsprocessen kan zoals gezegd binnen verschillende vakgebieden worden toegepast. Zo krijgt het magazijn automatisch een melding als er een bestelling klaargemaakt moet worden, en hoeft deze informatie niet langer handmatig doorgestuurd te worden. Dat werkt dus een stuk efficiënter. 

Tot slot profiteren gebruikers ook van de gemeenschappelijke database. Documenten hoeven namelijk slechts één keer toegevoegd te worden en zijn vervolgens beschikbaar als gezamenlijke versie. Miscommunicatie komt hierdoor bijna niet meer voor. 

De voordelen van bedrijfsautomatisering

Het is dus vrij duidelijk dat geautomatiseerde processen veel voordelen met zich meebrengen. Zeker als we kijken naar een efficiëntere manier van werken, dan is er bijna geen enkel bedrijf meer dat volledig zonder de automatisering van zekere bedrijfsprocessen kan. Het is simpelweg te tijdrovend om alle taken handmatig uit te voeren. 

Een voorbeeld

Laten we kort teruggaan naar het eerder genoemde voorbeeld van automatisering in het magazijn. Niet alleen bestellingen kunnen hierdoor makkelijker worden doorgegeven: de juiste software kan ook ondersteunen bij het op peil houden van voorraadniveaus. Zonder voorraad is het immers onmogelijk om een bestelling in orde te maken. 

Vroeger werden alle voorraden handmatig bijgehouden. Raakte een bepaald product op, dan werd er nieuwe voorraad besteld. Met de hulp van een ERP-systeem of misschien zelfs een WMS hoeft men hier niet langer naar om te kijken. Als de voorraad op begint te raken, dan zal het systeem automatisch een signaal afgeven. Sommige systemen zijn zelfs in staat om deze producten zelfstandig bij te bestellen, zodat bedrijven hun handen hier van af kunnen halen.

Mens of machine?

Softwarematige automatisering verlost de mens van bepaalde eentonige taken. Sowieso kunnen machines deze doorgaans sneller en betrouwbaarder uitvoeren. Het personeel kan zich hierdoor focussen op meer creatieve processen, waar ze over het algemeen ook veel meer plezier uit zullen halen.

De automatisering van processen brengt nog twee andere voordelen met zich mee. Allereerst zijn bedrijven hierdoor in staat om kosten te besparen; dit gaat immers hand in hand met de verhoogde efficiëntie van processen. Daarnaast werkt een machine veel consistenter en veiliger: fouten komen dus veel minder voor. Dit zijn dus de belangrijkste voordelen van softwarematige procesautomatisering:

• Hogere kwaliteit
• Snellere processen
• Kostenbesparingen
• Minder eentonige taken voor werknemers
• Veiligere, minder foutgevoelige processen

Automatisering in ieder vakgebied

Er zijn een aantal kerntaken waarmee ieder bedrijf vroeg of laat te maken krijgt. Omdat misschien niet iedereen zich in het eerdere voorbeeld van het magazijn kan verplaatsen, zijn hier nog een aantal manieren waarop ERP-automatisering per vakgebied bijdraagt aan efficiëntere processen. 

Marketing

In marketing kunnen veel processen worden geautomatiseerd. Zo kan het systeem automatisch gegevens van digitale kanalen verzamelen, waardoor men een beter beeld van de eigen klant krijgt. Doordat men deze gegevens niet langer handmatig hoeft op te halen, wordt er veel tijd en geld bespaard. 

Klantenservice

Chatbots zijn een zeer populair voorbeeld van automatisering in klantenservice. Ze fungeren als een eerste aanspreekpunt en kunnen klanten in sommige gevallen helpen, zonder menselijke inbreng. Het personeel bespaart hierdoor waardevolle tijd, die ze vervolgens weer in een andere casus kunnen investeren. 

Business Intelligence (BI)

ERP-software is in staat om continu rapportages uit te draaien. Deze voorzien gebruikers van informatie over de belangrijkste KPI’s per afdeling. Hierdoor kunnen beslissers betere keuzes maken met betrekking tot de vervolgstappen van het bedrijf. Dit is overigens ook wel bekend als Business Intelligence (BI), dat in veel gevallen als module onderdeel uitmaakt van het ERP-systeem.

Productie

Met name in dit vakgebied kunnen veel processen worden geautomatiseerd. Machines en systemen leveren onafhankelijk data aan het ERP-systeem. Deze gegevens vormen de basis van hetgeen dat men doet: in welke stap van het proces kunnen we bijvoorbeeld besparen? 

Samenvattend

Met de juiste bedrijfssoftware zoals het ERP-systeem kunnen processen in en rondom het hele bedrijf worden geautomatiseerd. Van het automatisch beantwoorden van e-mails, tot complexe processen in productie en het magazijn: moderne bedrijven kunnen niet meer zonder automatisering. 

Het is belangrijk dat de ERP-oplossing bij zijn gebruikers past en is afgestemd op de behoeften en uitdagingen van het desbetreffende bedrijf. In een markt gevuld met ERP-systemen en bijbehorende leveranciers, is het niet makkelijk om het juiste systeem te vinden. Met behulp van onze leverancier-onafhankelijke vergelijkingstool kunnen bedrijven eenvoudig achterhalen welke systemen het beste bij hen passen. Zo kan men zo snel mogelijk aan de slag met de automatisering van hun eigen, unieke bedrijfsprocessen.