De druk op bedrijven neemt gestaag toe. Concurrentie van over de hele wereld zorgt ervoor dat bedrijven zich op de markt laten gelden door innovatie en hoge kwaliteit. Ook de prijs moet concurrerend blijven. Daarnaast zijn er hoge klanteisen, groeiende eisen op het gebied van duurzaamheid, knelpunten in het aanbod en een tekort aan vakmensen, die door bedrijven moeten worden aangepakt. 

Bedrijfsautomatisering geeft bedrijven ademruimte en stelt hen in staat om meer tijd en energie te besteden aan de uitdagingen van wereldwijde markten. Vooral eenvoudige terugkerende taken van administratie of in andere delen van het bedrijf kunnen eenvoudig worden geautomatiseerd. De basis voor dergelijke automatiseringen is onze eigen ERP-software. Hoe het ERP-systeem bedrijfsautomatisering precies ondersteunt, lees je nu hier. 

Wat is automatisering?

Bedrijfsautomatisering is een term voor het gebruik van technologische toepassingen die repetitieve taken uitvoeren en werknemers van waardevoller werk ontlasten. Deze omvatten Business Process Automation (BPA), Robotic Process Automation (RPA) en AI-aangedreven automatisering.

Jaren geleden vereiste automatisering enorme mainframes en een team van experts om dit op te zetten en te onderhouden. Tegenwoordig brengen cloudgebaseerde automatiseringsplatforms mogelijkheden binnen handbereik voor bedrijven van elke omvang. Sommige typen bedrijfsautomatisering omvatten bijvoorbeeld de volgende dimensies:

Basisautomatisering: Basisautomatisering neemt eenvoudige, rudimentaire taken over en automatiseert deze. Met weinig tot geen codering digitaliseren automatiseringstools repetitieve taken - waardoor fouten worden geëlimineerd en het tempo van transactioneel werk wordt versneld. Business Process Management (BPM) en RPA zijn voorbeelden van basisautomatisering.
Procesautomatisering: Procesautomatisering beheert bedrijfsprocessen voor consistentie en transparantie. Procesautomatisering wordt vaak uitgevoerd door speciale software en kan de productiviteit en efficiëntie verhogen. Tegelijkertijd kan het waardevolle zakelijke inzichten opleveren. Process mining en workflow automation zijn voorbeelden van procesautomatisering.

Geavanceerde automatisering: Geavanceerde automatisering brengt mensen en machines samen om meerdere systemen in de hele onderneming te integreren. Geavanceerde automatisering ondersteunt complexere processen en is gebaseerd op ongestructureerde data in combinatie met machine learning, processing en natuurlijke taalanalyse. Het bevordert kennismanagement en beslissingsondersteuning voor specialistisch werk.

Intelligente automatisering: Intelligente automatisering, aangedreven door AI, betekent dat machines kunnen "leren" en beslissingen kunnen nemen op basis van situaties die ze tegenkomen en die ze hebben geanalyseerd. In de klantenservice kunnen virtuele assistenten met AI bijvoorbeeld de kosten verlagen en slimmere interacties tussen klanten en menselijke actoren mogelijk maken. Het resultaat is een betere klantenservice- ervaring.

De voordelen van bedrijfsautomatisering

Wat brengt bedrijfsautomatisering echt? Kortom, enkele van de opmerkelijke voordelen zijn:

• Meer transparantie in uw bedrijfsprocessen en data
• Foutreductie door de kans op menselijke fouten te verkleinen
• Verbeterde efficiëntie, die hand in hand gaat met verhoogde productiviteit

Stroomlijnt de samenwerking en het opbouwen van relaties tussen uw werknemers en afdelingen, en zelfs met externe leveranciers die zijn aangesloten op uw automatiseringssysteem
Door bedrijfsprocessen te automatiseren worden de individuele processen begrijpelijk voor iedereen in het bedrijf. Het resultaat is een uniforme database volgens vaste regels en de processen zelf volgen vooraf gedefinieerde paden die voor iedereen reproduceerbaar zijn. Uiteindelijk vermindert dit ook de resulterende fouten in de processtroom enorm. 

De kosten van het automatiseren van uw bedrijf

De kosten van uw automatisering zijn afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, het aantal gebruikers van de ERP-software, welke functionaliteiten u nodig heeft en of u in de cloud wilt werken.

Aantal werknemers en gebruikers

Bepalend in de kosten van ERP-software is altijd het aantal gebruikers van de software. Vooral in de cloud is de facturering vaak gebaseerd op vereiste licenties. Deze verschillen dan weer qua gebruiksomvang. Niet iedere medewerker heeft volledige toegang nodig tot alle functionaliteiten. Hiervoor zijn extracten voldoende. De prijs van de software is dus afhankelijk van het aantal volledige en gedeeltelijke licenties dat nodig is. 

Functionaliteiten

Het scala aan functies bepaalt ook de kosten van ERP-software. Hoe meer functies er nodig zijn, hoe duurder de software meestal is. Ook hier verschillen systemen uit de cloud en lokale systemen van elkaar. In de cloud kun je specifiek de functies selecteren die je echt nodig hebt. Met een lokale ERP-software koopt u meestal het hele pakket en verwerft u dus ook functies die momenteel niet in gebruik zijn. 

Het is ook belangrijk om te kijken naar de branchespecifieke functies. Veel bedrijven hebben speciale functies nodig om hun eigen bedrijfsprocessen te dekken, die vaak niet te vinden zijn in standaard software. 

Cloud of on-premises

ERP-systemen worden vaak rechtstreeks bij de provider ingekocht en op de eigen servers geïmplementeerd. In dit geval spreekt men van een lokale ERP-software. Hier betaal je voor de complete software en ook de toegang tot de broncode. Zo kunt u het systeem naar eigen inzicht vrij aanpassen aan uw eigen processen. 

Anders in de cloud. Hier verwerft een bedrijf licenties en toegang tot bepaalde functies volgens zijn behoeften. De kosten bestaan dan uit het gebruik van de software, de opslag- en facturatiediensten van de hoster en andere diensten zoals het onderhoud en onderhoud van de software. Hoge initiële investeringen zoals bij het lokale model worden omzeild en je betaalt uiteindelijk alleen voor wat echt nodig is. 

De strategie voor bedrijfsautomatisering

De strategie die hier moet worden toegepast, is om jezelf 3 basisvragen te stellen.

Waarom hebben we automatisering nodig?

Automatisering is niet altijd de enige echte manier. Het is eerder belangrijk om erachter te komen waar automatisering zinvol is en hoe het middelen kan besparen. Vooral wanneer het personeel het erg druk heeft, kunnen automatiseringen helpen om hen te ontlasten en ruimte te creëren voor meer creatieve processen. 

Het personeel wordt zo verlost van eentonige taken en kan zich wijden aan belangrijkere taken, wat uiteindelijk ook een impact heeft op de medewerkerstevredenheid. Een andere belangrijke reden om je eigen processen te automatiseren is om op zoek te gaan naar kostenbesparingen. Bijna geen enkel bedrijf kan het zich veroorloven om zijn eigen middelen te verspillen.

Wat moeten we automatiseren?

Het is belangrijk om de medewerkers vanaf het begin bij het project te betrekken. Je kunt het beste inschatten welke processen veel tijd kosten en vrij eentonig zijn. Ook moet het, ondanks alle automatisering, niet gaan om het vervangen van medewerkers door machines. Ook moet het altijd mogelijk zijn om nieuwe rollen te definiëren voor de medewerkers. 
In een as-is analyse worden eerst alle processen onderzocht en geëvalueerd. Verspilling van grondstoffen wordt zo zichtbaar gemaakt en kan worden vervangen door nieuwe, slankere processen. 

Hoe moeten we automatiseren?

Met ERP-software, de basis voor de IT-ondersteunde automatisering van processen, kunnen ze centraal worden beheerd, gecontroleerd en gemonitord. Hiervoor is het belangrijk om voor uw eigen bedrijf de juiste ERP-software te vinden die u precies ondersteunt in deze uitdagingen. Uiteindelijk hangt het grotendeels af van uw eigen bedrijf, de branche en de bestaande processen hoe de individuele processen precies geautomatiseerd kunnen worden. Een valide ERP-partner helpt om de mogelijkheden aan te wijzen. 

5 stappen naar succesvolle bedrijfsautomatisering

Zodra u begrijpt wat een digitale transformatiestrategie is en waarom deze belangrijk is, kunt u beginnen met het maken van plannen. Laten we vijf stappen bekijken die u kunt nemen om te slagen met digitale transformatie.

1. Bepaal je visie

Denk na over de ervaring die u wilt bieden voordat u aan de digitalisering van het bedrijf begint. Als onderdeel van dit proces kunt u uzelf de volgende vragen stellen.

• Waar zitten de strategische hiaten in uw organisatie?
• Hoe kunt u technologie inzetten om uw medewerkers te ondersteunen?
• Voor welke uitdagingen staat uw team bij het beheren van de dagelijkse bedrijfsprocessen?

Door duidelijk te maken wat je wilt aanpakken en wat je doelen zijn, ben je op weg naar een succesvolle digitale transformatiestrategie. Je moet echter ook nadenken over de impact van digitale transformatie op je klanten. Dit betekent dat er vragen worden gesteld zoals:

• Welke ervaring wil je je klanten bieden?
• Hoe kunnen deze initiatieven u helpen om aan hun veranderende behoeften en verwachtingen te voldoen?

Dit kan snel van invloed zijn op uw bedrijfsresultaten. Veel hightechbedrijven melden dat ze hun kosten met 10 tot 20% hebben verlaagd door digitale transformatie. Ze rapporteren ook een omzetgroei van 10% tot 15% door de transformatie van hun klantervaringsprocessen.

2. Betrek leiders

Vervolgens is het belangrijk om de juiste leiders te betrekken bij het digitale transformatieproces. Uit gegevens blijkt zelfs dat bedrijven die een chief digital officer inhuren om hun transformaties te ondersteunen, 1,6 keer meer kans hebben om succesvolle digitale transformatie te melden. Het is cruciaal om uw leiders aan boord te hebben bij het plannen en uitvoeren van transformaties. Dit kan het verschil zijn tussen falen en succes in deze initiatieven.

3. Focus op cultuur

Als u een succesvolle digitale transformatiestrategie wilt ontwikkelen, moet u een cultuur creëren die digitale innovatie ondersteunt. Een studie toont aan dat bedrijfscultuur een van de grootste obstakels is voor effectieve digitale transformatie. De juiste leiders aan boord krijgen is een goede eerste stap. Daar kun je het echter niet bij laten. 

De volgende stap is ervoor te zorgen dat iedereen in uw organisatie deze visie begrijpt. Op deze manier weet je zeker dat iedereen in je team weet waarom deze inspanningen belangrijk zijn.

4. Verzamel middelen en expertise

Digitale transformatie vereist expertise en vaak een team van mensen om uw bedrijf op koers te houden. Er zijn verschillende manieren om dit team samen te stellen. U kunt mensen uit uw organisatie selecteren, uitbesteden of samenwerken met een technologiepartner.

Er zijn echter bepaalde kwaliteiten waar je op moet letten bij de mensen met wie je wilt werken. Ze moeten bereid zijn om zich vertrouwd te maken met nieuwe technologieën, openstaan voor ideeën en bereid zijn zich aan te passen aan de verdere ontwikkeling van het bedrijf.

5. Kies de juiste technologie

Er zijn veel leveranciers, platforms en oplossingen die u kunnen helpen uw digitale transformatiedoelen te bereiken. Het probleem? Veel bedrijven nemen niet de tijd om na te denken over wat ze eigenlijk nodig hebben voordat ze besluiten om technologie te implementeren. Dit verspilt tijd, geld en kan leiden tot een digitale burn-out.

Het is echter mogelijk om dit te voorkomen. Voordat u nieuwe technologieën toevoegt, moet u zich afvragen: past de technologie waarin u investeert in uw digitale transformatiestrategie? Dicht het een gat in uw organisatie? Als u op beide vragen ja kunt antwoorden, dan is deze technologie een belangrijk onderdeel van uw digitale transformatiestrategie.

Conclusie: Automatiseer bedrijfsprocessen met ERP-software

Om de huidige uitdagingen van de markten het hoofd te kunnen bieden, moeten bedrijven efficiënter en duurzamer opereren. Automatiseringen helpen om middelen te besparen en capaciteit vrij te maken. Deze kunnen dan elders rendabel worden ingezet. 

Om dit te laten slagen is ERP-software nodig die perfect past bij uw eigen bedrijf. Deze moet in staat zijn om eigen processen in kaart te brengen en logische automatiseringen succesvol te implementeren. Met onze vergelijkingstool heeft u de mogelijkheid om verschillende systemen direct met elkaar te vergelijken. Zo vindt u snel uw perfecte ERP-software.