Planning-software voor al uw projecten

Planning-software stelt bedrijven in staat om hun middelen efficiënt in te zetten en om duurzamer en kostenefficiënter te werken.

Tegenwoordig worden bedrijven in alle sectoren gedwongen om aandacht te besteden aan efficiëntie en duurzaamheid. Niemand kan zich namelijk veroorloven om middelen te verspillen. Flinke druk van de concurrentie en een veeleisende consument hebben ervoor gezorgd dat bedrijven hun processen zo efficiënt mogelijk in moeten richten. 

Planning-software kan helpen bij het efficiënter plannen, controleren en monitoren van deze processen. Hiermee kunnen ze zeer waardevolle middelen besparen, en kan de organisatie als geheel winstgevender gaan opereren. Wat allemaal komt kijken bij geschikte planning-software, dat leest u hier.

Inhoudsopgave

• Wat is planning-software?
• De voordelen van planning-software
  • (1) Verbeterde samenwerking en communicatie
  • (2) Minder foutgevoelig
  • (3) Efficiënter omgaan met kostbare middelen
  • (4) Minder druk op de werknemers
  • (5) Continue monitoring
• Toepassingsmogelijkheden van planning-software
  • Productieplanning
  • Warehouse Management Systeem (WMS)
  • Personeelsplanning
  • Controlling en financiële boekhouding
  • Projectmanagement
• Het kiezen van de juiste software

Wat is planning-software?

Dankzij planning-software kunnen bedrijven hun processen en middelen efficiënter inzetten. De software helpt bij het in kaart brengen van individuele processen; de bijbehorende gegevens worden samengebracht binnen een centrale database. Hierdoor hebben alle betrokkenen toegang tot de meest recente en relevante informatie. Hierdoor kan men beter onderling communiceren, iets dat niet alleen tijd scheelt, maar ook fouten voorkomt. 

Planning-software is vaak een bijzonder breed domein. Zo bestaan er systemen voor projectadministratie, projectmanagement, personeelsplanning of productiemanagement. Een planningstool die alle dimensies van het bedrijf bestrijkt, is het ERP-systeem. Deze software bestaat uit verschillende individuele modules die aan elkaar gekoppeld zijn, en zodoende de processen door het gehele bedrijf aan elkaar verbinden. 

De voordelen van planning-software

De inzet van een planningsprogramma brengt een aantal belangrijke voordelen met zich mee. Wij zetten deze overzichtelijk voor u op een rij.

(1) Verbeterde samenwerking en communicatie

Planning-software is bijzonder bevorderend voor de onderlinge communicatie. Iedereen werkt immers met dezelfde informatie en documenten, die beschikbaar zijn in de centrale database. Hierdoor werkt men niet langer met datasets per afdeling; de onderlinge samenwerking wordt hierdoor aanzienlijk verbeterd. 

(2) Minder foutgevoelig

Betere samenwerking brengt tegelijkertijd een ander voordeel met zich mee: het voorkomt fouten. Omdat iedereen toegang heeft tot dezelfde gegevens, kan men eenvoudig inzien wanneer een document bijvoorbeeld wordt gewijzigd, en wat deze wijziging daadwerkelijk inhoudt. Hierdoor blijft informatie te allen tijde up-to-date. 

(3) Efficiënter omgaan met kostbare middelen

Het belangrijkste voordeel van planning-software is het potentieel om te helpen met het besparen van kostbare middelen. Processen kunnen efficiënter worden ingericht; automatisering helpt bij het effectiever inzetten van kostbare bedrijfsmiddelen. Het systeem identificeert en signaleert wanneer een bepaald proces efficiënter kan worden ingericht. Zo kan de organisatie op de langere termijn winstgevender opereren. 

(4) Minder druk op de werknemers

Softwarematige automatisering ontlast het personeel van bepaalde handmatige, tijdrovende werkzaamheden. Hierdoor kunnen zij hun waardevolle tijd in andere activiteiten investeren. Het helpt natuurlijk ook bij het bevorderen van de algehele werknemerstevredenheid; het werk wordt immers makkelijker. 

(5) Continue monitoring

De centrale monitoring van processen maakt het daarnaast mogelijk om de voortgang in real-time te kunnen blijven volgen. Als een proces ergens stroef verloopt, dan wordt dit snel duidelijk en kan men passende maatregelen nemen. 

En zo kan de lijst met voordelen eigenlijk nog wel een tijdje doorgaan. Afhankelijk van het bedrijfsgebied en toepassing van de software kan planning-software worden gebruikt om capaciteit vrij te maken, die vervolgens elders winstgevend kan worden ingezet. Hierdoor kunnen bedrijven hun marktpositie versterken en deze duurzaam uitbreiden. 

Toepassingsmogelijkheden van planning-software

Zoals eerder vermeld zijn er verschillende dimensies van planning-software. Laten we daarom eens kijken naar een aantal verschillende planning-systemen, die doorgaans onderdeel uitmaken van een overkoepelend Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem. 

Productieplanning

Een module voor productie helpt bij het weergeven en aansturen van alle processen die bij de totstandkoming van een product komen kijken. Gegevens van de verschillende machines geven informatie over prestaties en maken het mogelijk om conclusies te trekken over de stand van zaken. Hierdoor kan men bijvoorbeeld inzien welke onderdelen van het proces nog net wat strakker getrokken kunnen worden, zodat eindproducten nog sneller naar hun volgende bestemming verplaatst kunnen worden. 

Warehouse Management Systeem (WMS)

Het WMS brengt alle goederenstromen van een bedrijf in kaart. Hierdoor kan men precies zien waar een bepaald product zich bevindt; bijvoorbeeld wanneer het in het magazijn aankomt, of wanneer het weer vertrekt. Zo kan men bijhouden in welke kwantiteit de producten of materialen aanwezig zijn, zodat ze ten alle tijde aan de vraag van klanten en leveranciers kunnen blijven voldoen. In deze processen wordt tegenwoordig ook steeds vaker kunstmatige intelligentie (AI) toegepast, dat bijvoorbeeld kan helpen bij het maken van toekomstvoorspellingen. 

Personeelsplanning

Uiteindelijk valt en staat (bijna) alles met het personeel, dat onder andere verantwoordelijk is voor het beheren van bijvoorbeeld een magazijn. Het is belangrijk dat geschikt personeel goed verdeeld wordt over de verschillende processen, iets dat mogelijk wordt gemaakt door personeelsplanning. Planners kunnen hierdoor specifieke taken toewijzen aan een medewerker en als deze afwezig is, kan het systeem automatisch naar potentiële vervangers zoeken. Dit gebeurt bijvoorbeeld vaak in een supermarkt, waarin medewerkers worden toegewezen aan verschillende paden met een bepaalde hoeveelheid producten die ze in een bepaald tijdsbestek moeten vullen. 

Controlling en financiële boekhouding

Alle financiële bewegingen worden automatisch vastgelegd in een boekhoudmodule. Hierdoor krijgt men duidelijk zicht op de cashflow van de organisatie. Analyse- en rapportagemogelijkheden geven informatie over de huidige financiële situatie van de onderneming. 

Projectmanagement

Veel bedrijven werken voor een groot deel op projectmatige basis. Een module voor projectmanagement helpt bij het nauwkeurig inplannen en beheren van deze projecten. Alle middelen, doelen en taken kunnen eenvoudig worden toegewezen en de voortgang kan systematisch worden bijgehouden. 

Het kiezen van de juiste software

De zoektocht naar het juiste softwaresysteem is vaak niet eenvoudig. Er wordt namelijk vaak gezegd dat het systeem bij u moet passen, maar hoe weet u of dat het doet? 

Lees ook: ‘Hoe kiest u het beste ERP-systeem voor uw bedrijf?’

Het valt of staat allemaal met een goede, uitgebreide voorbereiding. Bedrijven moeten de eigen organisatie uitgebreid analyseren en achterhalen waar potentieel voor verbetering is. Daarnaast moet men een eisenspecificatie opstellen en kijken naar zaken als het budget, het tijdsbestek waarin het geïmplementeerd moet worden, het licentiemodel en het gewenste aantal gebruikers. Zodra deze eisen en wensen in kaart zijn gebracht, wordt de zoektocht naar een nieuw systeem een stuk eenvoudiger.