Hoe vind ik de juiste ERP-leverancier?

Ontdek waar u op moet letten in de zoektocht naar een ERP-provider die bij u past.

Een softwareleverancier is veel meer dan alleen degene die een product en dienst aan u verkoopt. Tijdens en na de implementatie van het systeem is de leverancier een partner, waarmee een langdurige samenwerking in het vooruitzicht ligt. Het is daarom van cruciaal belang om voor een leverancier te kiezen die bij u en uw organisatie past. 

Het vinden van een ERP-leverancier is doorgaans geen probleem. Het vinden van de juiste ERP-leverancier, dat is een heel ander verhaal. Er zijn honderden, al dan niet duizenden aanbieders van ERP-software; dus hoe vindt u nu net die ene leverancier die precies heeft wat u zoekt? 

Inhoudsopgave

• 1 | Sector
• 2 | Omvang van het ERP-project
• 3 | Ondersteuning en support
• 4 | De levensduur
• Het begint bij u
• Samenvattend

1 | Sector

We zeggen altijd: ga zo veel mogelijk op zoek naar een branchespecifiek softwaresysteem. Een leverancier die bekend is met uw sector, zal veel beter in staat zijn om u te voorzien van een ERP-systeem dat écht bij u past. Zij kunnen u vertellen welke functionaliteiten populair zijn in de branche en zijn op de hoogte van de nieuwste trends binnen de sector. Zo weet u zeker dat het systeem optimaal zal bijdragen aan het verbeteren van uw bedrijfsprocessen. 

Standaard-software

Natuurlijk wil dat niet zeggen dat een ‘standaard’ softwaresysteem per definitie een slechte keuze is. Maar, het betekent vaak wel dat u uw processen gaat aanpassen op het systeem, in plaats van andersom. Het systeem zou gemaakt moeten zijn om aan te sluiten op uw bedrijfsprocessen.

Het is dus niet verplicht om op zoek te gaan naar een leverancier met kennis van uw sector, maar het wordt wel aangeraden. Mochten zij deze kennis niet hebben, dan kan u altijd vragen of ze in het verleden projecten hebben aangenomen van bedrijven die gelijkenissen met u vertonen. Des te meer uw softwareleverancier begrijpt wat u doet, des te beter zij hun systeem op uw behoeften kunnen afstemmen. 

2 | Omvang van het ERP-project

Maar dat is niet het enige punt waar de ervaring van uw leverancier een rol van betekenis speelt. Het is ook belangrijk om na te gaan of uw potentiële partner ervaring heeft met de omvang van uw project. Een leverancier die tot dusverre uitsluitend heeft gewerkt aan bedrijven met max. 15 medewerkers, zal wellicht niet de meest geschikte partner zijn voor een project van een internationale organisatie met meer dan 250 toekomstig gebruikers. Vice versa geldt overigens hetzelfde. 

Veel softwareleveranciers specialiseren zich daarom niet uitsluitend in een bepaald vakgebied, maar ook in de omvang van een bedrijf. Het is dus belangrijk om na te gaan of uw toekomstig leverancier in het verleden aan soortgelijke projecten heeft gewerkt.

3 | Ondersteuning en support

Zeker in de beginfase wanneer alles nieuw en onwennig kan zijn, is het erg belangrijk dat u op ondersteuning van uw nieuwe leverancier kan rekenen. Dus, het is belangrijk om te kijken hoe hun support-pakket eruitziet. Bieden ze gratis testversies van het systeem aan, is er een optie om live met een klantenservice-medewerker te chatten en hoe snel reageert men doorgaans per mail? Allemaal vragen die u vooraf in kaart moet brengen. 

Natuurlijk verschilt de afhankelijkheid van support per organisatie. Grote organisaties beschikken misschien wel over IT-medewerkers waar ook, indien nodig, vragen aan gesteld kunnen worden. Of misschien heeft u al een paar systemen versleten en weet u inmiddels wel hoe het ongeveer werkt. Maar het kan ook uw allereerste ERP-systeem zijn; dan is het wel zo prettig als u op goede en snelle ondersteuning vanuit uw leverancier kunt rekenen. 

4 | De levensduur

Met de levensduur bedoelen we eigenlijk twee dingen. Allereerst is er de levensduur van het nieuwe systeem: hoe lang gaan de softwareapplicaties van deze leverancier doorgaans mee? Of hoe vaak wordt het voorzien van updates om het zo veel mogelijk up-to-date te houden?

Daarnaast is er ook nog de levensduur van de ERP-leverancier zelf. Een organisatie die al decennialang meedraait, is over het algemeen een betrouwbare leverancier. Hebben ze veel klanten, en hoe lang is de gemiddelde samenwerking met hen? De antwoorden op deze vragen zeggen veel over de betrouwbaarheid van de ERP-ontwikkelaar. 

Het begint bij u

Hoewel de bovenstaande punten bijzonder belangrijk zijn in uw zoektocht naar de juiste ERP-software, hebben we het over één heel belangrijk onderdeel nog niet gehad. En dat bent u. De zoektocht naar een nieuw systeem begint namelijk altijd in de spiegel. Alles waarover we het in dit artikel hebben gehad, is nutteloos als u niet bij uzelf begint. 

Waar heeft u behoefte aan in uw ERP-selectie en op welke manier verwacht u dat het systeem ondersteuning kan bieden? Bent u op zoek naar een lokaal systeem, of werkt u liever in de cloud? Van welke softwaresystemen maakt u momenteel gebruik? Deze moeten immers aan het nieuwe systeem gekoppeld kunnen worden, dus het is voor de potentiële leverancier ook prettig als u dit van tevoren al in kaart heeft gebracht. 

Samenvattend

Een ERP-systeem is de ruggengraat van uw bedrijf en al haar processen. Het zorgt ervoor dat u efficiënter te werk kan gaan en automatiseert handmatige, tijdrovende taken. Niet alleen het nieuwe systeem zal de manier waarop u werkt drastisch gaan veranderen; de nieuwe leverancier, een partner waarmee u een langdurige samenwerking aangaat, is net zo doorslaggevend. Zorg er dus voor dat u uw potentiële partner door en door leert kennen. 

Bent u op zoek naar een nieuw ERP-systeem? Maak dan vrijblijvend gebruik van onze leverancier-onafhankelijke vergelijkingstool. Hier kunt u kenmerken en functionaliteiten van verschillende leveranciers en systemen met elkaar vergelijken en ontdekken welke het beste bij u past.