De toegevoegde waarde van Field Service Management-software

Met FSM-software coördineer en optimaliseer je al je buitendienstactiviteiten.

De juiste mensen, op het juiste moment, met de juiste middelen, op de juiste plek: daar worden zowel klanten als bedrijven blij van. De buitendienst is onmisbaar voor een soepele dienstverlening. Bij een storing of defect verwachten klanten een snelle en efficiënte oplossing.

Bedrijven vertrouwen in dit digitale tijdperk steeds meer op software. Dat geldt ook voor het optimaliseren van je buitendienst. In dat geval vertrouw je op FSM-software. Wat FSM-software is, hoe je het inzet en welke voordelen het biedt? Dat lees je in dit artikel.

Inhoudsopgave

• Wat is Field Service Management?
• De voordelen van Field Service Management-software
• Wat is het verschil tussen FSM en CRM?
• Slimme inzichten met behulp van AI
• Samenvattend

Wat is Field Service Management (FSM)?

Field Service Management draait om het coördineren en optimaliseren van alle bedrijfsmiddelen die, om het zo maar even te zeggen, ‘buitenshuis’ worden ingezet. We hebben het dan over medewerkers, maar ook de middelen die zij nodig hebben om reparaties uit te voeren of storingen te verhelpen.

FSM-software

Het FSM-systeem wordt gebruikt om deze middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Je wilt dat de tijd van je buitendienst optimaal wordt benut én dat je snel en efficiënt kunt reageren op klantmeldingen. Eenmaal op locatie is het van cruciaal belang dat de medewerkers over de juiste middelen beschikken. 

De field service-software brengt alles overzichtelijk in kaart, zodat je altijd inzicht hebt in beschikbare middelen en capaciteit. Daarnaast krijg je inzicht in alle openstaande verzoeken en kun je de voortgang van reparaties real-time volgen. Zo weet je precies wie waarmee bezig is en wanneer iemand de volgende klus kan oppakken.

Voor wie is het bedoeld?

Ieder bedrijf dat zijn klanten voorziet van apparatuur, machines of netwerken, zal moeten beschikken over een buitendienst. Zij zijn dan ook degenen die het meest kunnen profiteren van een FSM-systeem.

De voordelen van Field Service Management-software

De juiste FSM-software stelt bedrijven dus in staat om hun buitendienstactiviteiten verder te stroomlijnen. Maar welke concrete voordelen brengt het systeem nu precies met zich mee? Wij zetten ze op een rijtje. 

• Hogere klanttevredenheid: het doel van de buitendienst is om ervoor te zorgen dat klachten, reparatieverzoeken en storingen zo snel en effectief mogelijk worden afgehandeld. Des te langer de klant op één van je medewerkers moet wachten, des te groter de onvrede wordt. Dankzij FSM-software heb je meer grip op je eigen middelen, zodat je verzoeken sneller af kunt handelen.
• (Kosten)efficiëntie: doordat men meer zicht heeft op de eigen middelen en processen, kunnen ze efficiënter werken. Gebruikers kunnen routes optimaliseren, wat tijd en brandstof bespaart. Hiermee werken bedrijven ook nog eens aan de reducering van hun ecologische voetafdruk.
• Real-time inzichten: een goed FSM-systeem maakt real-time communicatie mogelijk. Planners zien precies waar medewerkers zijn, wie beschikbaar is en wat de status van elke melding is. Zo kunnen ze eenvoudig schakelen en verzoeken snel afhandelen.

FSM draait niet alleen om de efficiëntere, maar ook om de slimmere inzet van personeel. De één is gespecialiseerd in reparaties van productiemachines, de ander in installaties. FSM-software zorgt dat de juiste expertise op de juiste plek wordt ingezet.

Mobiel beschikbaar

Omdat de buitendienst constant onderweg is, is mobiel gebruik essentieel. FSM-software moet daarom ook onderweg beschikbaar zijn. Mobiele toegang tot de softwareomgeving stelt medewerkers in staat onderweg te communiceren met de planning, wat de efficiëntie van het hele proces vergroot.

Wat is het verschil tussen FSM en CRM?

FSM en CRM lijken in sommige opzichten op elkaar. Een CRM-systeem kan sommige functies van FSM deels overnemen, maar veel minder effectief. CRM mist functies als real-time inzicht en zicht op de middelen die nodig zijn voor een specifieke klus.

Er is dus een groot verschil tussen FSM en CRM. Customer Relationship Management (CRM) richt zich breed op klantinteracties, terwijl FSM deel uitmaakt van het after-salesproces. FSM focust ook op interne middelen en sluit zo beter aan bij ERP-systemen. ERP-software richt zich op de centralisatie en het beheer van alle bedrijfsmiddelen, waaronder personeel en materieel.

Interactie tussen systemen

Je kan dus ook eigenlijk niet zeggen dat het ene systeem beter of handiger is dan het andere. Alle systemen (en vooral FSM) profiteren van koppelingen met elkaar. Wanneer de FSM-software en het CRM bijvoorbeeld met elkaar in verbinding staan, zien medewerkers precies wat de huidige situatie bij een klant is. Een koppeling met ERP laat in het FSM-systeem precies zien welke medewerkers en voertuigen beschikbaar zijn en of de juiste materialen op voorraad zijn.

Slimme inzichten met behulp van AI

Software wordt mede dankzij technologieën zoals AI steeds slimmer. Daarom zal ook FSM-software steeds slimmer worden. De systemen denken proactief mee en laten zien waar routes of verzoekafhandelingen beter kunnen.

Tegelijkertijd worden ook de machines die worden geïnstalleerd en gerepareerd steeds slimmer. Zo zijn sommige slimme productiemachines tegenwoordig in staat om een storing te melden, zelfs voordat deze daadwerkelijk plaatsvindt. Hierdoor kunnen bedrijven proactief onderhoud uitvoeren: een storing wordt opgelost nog vóórdat de klant die kan melden. 

Samenvattend

Met FSM-software zet je de juiste mensen en middelen op het juiste moment in. Dat zorgt voor snellere service, lagere kosten en tevreden klanten. Door koppelingen met CRM, ERP en slimme AI-functies groeit de efficiëntie nog verder. Zo zorg je dat je buitendienst echt het verschil maakt voor je klant.