De 7 voordelen van een Document Management Systeem (DMS)

Ieder bedrijf kan profiteren van een documentbeheersysteem. Hoe? Dat leest u hier.

Veel bedrijven hebben te maken met een constante stroom aan documenten, die over en weer worden doorgestuurd. Vaak zijn hier medewerkers van verschillende afdelingen bij betrokken, waardoor goede samenwerking essentieel is. 

In het papieren tijdperk was men nog verplicht om kopieën te maken en om de nieuwste versie iedere keer weer naar de verschillende afdelingen door te sturen. Een wijziging hield in dat deze stap keer op keer gezet moest worden, totdat het uiteindelijk volledig was afgerond. Het document werd uitgeprint en vervolgens in een map bewaard.

Deze werkwijze is in dit digitale tijdperk niet alleen achterhaald, maar ook behoorlijk inefficiënt gebleken. En dan hebben we het nog niet eens gehad over het verbruik van papier, inkt en archiefkasten. Moderne, papierloze ondernemingen vertrouwen daarom hedendaags op een Document Management Systeem, ook wel bekend als het DMS. Waarom? Dat leest u hier, want wij zetten de zeven belangrijkste voordelen van een DMS-systeem voor u op een rij. 

Inhoudsopgave

• DMS: een definitie
• Document Management-software: is dat wel iets voor mij?
• De 7 grootste voordelen van het DMS
  • 1 | Bewaren volgens de regels
  • 2 | Gedeelde toegang tot dezelfde documenten
  • 3 | Efficiëntere samenwerking
  • 4 | Kostenbesparingen
  • 5 | Opbouwen van een kennisbank
  • 6 | Human Resource Management
  • 7 | Enterprise Content Management
• Conclusie

DMS: een definitie

We beginnen echter met een definitie van het begrip, want wat doet een documentbeheersysteem precies? Als we kijken naar het begrip documentbeheer, dan is dat eigenlijk niets meer dan het vastleggen, ordenen en verstrekken van documenten. En of dat document nu een contract of rapportage is; ieder bedrijf produceert dagelijks weer nieuwe documenten. 

Met behulp van documentbeheer kunnen bedrijven hun documenten efficiënt en correct opslaan. Hierdoor brengt men meer structuur aan in hun digitale omgeving, wat op zijn beurt de onderlinge samenwerking ten goede komt.

Een digitale ontmoetingsplaats

Omdat het merendeel van de documenten tegenwoordig digitaal wordt opgeslagen, kunnen moderne bedrijven eigenlijk niet meer zonder softwarematige ondersteuning. Het DMS fungeert als een centrale database, waarin alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde documenten. Deze documenten worden tevens in real-time up-to-date gehouden, zodat iedereen altijd beschikt over de meest recente versie. 

Een systeem in ontwikkeling

Tot nu toe hebben we eigenlijk alleen maar de basisfunctie van DMS-software gedekt. Een modern DMS kan namelijk veel meer dan alleen maar opslaan en structuur aanbrengen: het systeem is intelligenter dan ooit en kent allerlei functies die helpen bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen. 

Document Management-software: is dat wel iets voor mij?

Toch horen we deze vraag vaak voorbij komen. Is een investering in deze software een verstandige keuze, zeker voor het mkb? En om deze vraag simpel te beantwoorden: ja, dat is het zeker. Sterker nog, misschien is het zelfs extra effectief voor kleinere bedrijven. 

Het digitaal vastleggen van uw documenten is namelijk vaak de eerste stap in de digitalisering van uw bedrijf: iets waar u in dit tijdperk eigenlijk niet meer aan ontkomt. Het is een stap in de richting van een papierloos kantoor.

Dit zijn de 7 grootste voordelen van het DMS

Het wordt inmiddels hoog tijd om de belangrijkste praktische voordelen van een DMS-systeem overzichtelijk op een rij te zetten. 

1 | Bewaren volgens de regels

Sommige documenten hebben te maken met bepaalde regels over de opslag ervan. Denk hierbij aan contactgegevens. Als u weleens online heeft gesolliciteerd, dan zal u ongetwijfeld gemerkt hebben dat werkgevers vragen of ze uw gegevens voor een bepaalde termijn mogen bewaren, bijvoorbeeld voor updates over nieuwe vacatures. Echter moeten deze gegevens na de afgesproken termijn wel weer verwijderd worden. 

Een DMS-systeem helpt met het nastreven van deze termijnen. Zo stuurt het bijvoorbeeld een reminder wanneer de bewaartermijn van het document bijna verloopt; het verwijderen van deze documenten kan overigens ook geautomatiseerd worden. Zo kunt u zorgeloos aan de slag met de alledaagse gang van zaken. 

2 | Gedeelde toegang tot dezelfde documenten

Een van de meest cruciale functies van het DMS is de gedeelde toegang tot documenten. Iedereen ziet hierdoor wat de status van dit document is en wie de laatste wijziging heeft doorgevoerd. Dit kent twee zeer belangrijke voordelen:

• Real-time inzicht: wanneer iedereen met dezelfde versie werkt, kan iedereen een wijziging in real-time inzien. Dat bedoelen we niet figuurlijk, maar letterlijk: iedereen kan meekijken terwijl een van de projectleden de slotzin van het document schrijft. Hierdoor is iedereen op de hoogte van de actuele stand van zaken, wat de samenwerking ten goede komt. Zo staan alle gezichten zoveel mogelijk dezelfde kant op.
• Minder foutgevoelig: omdat het document te allen tijde slechts één versie kent, worden er minder fouten gemaakt. Zonder DMS kan het voorkomen dat meerdere mensen op hetzelfde moment aan het document werken, zonder dat ze dat van elkaar weten. En vervolgens bestaan er drie versies van hetzelfde document; dit zal alleen maar voor verwarring zorgen. 

3 | Efficiëntere samenwerking

Zoals gezegd maakt de gezamenlijke toegang tot documenten de onderlinge samenwerking ook een stuk makkelijker. Zo bieden veel DMS-systemen bijvoorbeeld de mogelijkheid om opmerkingen onder een document achter te laten. Men kan hierdoor feedback of updates met elkaar delen. Als de eerste verantwoordelijke klaar is met het eerste hoofdstuk van het document, kan hij of zij via een opmerking onder het document laten weten dat de volgende ermee aan de slag kan. 

4 | Kostenbesparingen

DMS-software biedt bedrijven veel mogelijkheden om de kosten wat te drukken. En welk bedrijf wil dat niet zoveel mogelijk doen? Het systeem helpt bedrijven op twee verschillende manieren besparen:

• Fysieke middelen: de aanschaf van een DMS-systeem zorgt ervoor dat men kan besparen op de kosten van papier, inkt en printers. Alles wordt immers digitaal vastgelegd. Daarnaast worden fysieke archieven ook steeds meer overbodig, waardoor men op kantoor ook nog eens wat ruimte kan besparen.
• Tijd: daarnaast bespaart het DMS in misschien wel het meest waardevolle middel dat we hebben, namelijk tijd. Processen worden geautomatiseerd en overzichtelijk ingericht, waardoor men beter samenwerkt dan voorheen. De tijd die ze hierdoor besparen, kan vervolgens elders worden ingezet. 

5 | Opbouwen van een kennisbank

Vaak beschikken DMS-oplossingen over een kennisbeheersysteem. Hier kunnen gebruikers kennis binnen het bedrijf archiveren, zodat deze beschikbaar blijft voor andere en nieuwe gebruikers. Zo voorkomt men dat bepaalde kennis, bijvoorbeeld met het vertrek van een collega, verdwijnt. Deze kennis kan vervolgens worden ingezet om nieuw personeel in te werken. 

Het documentbeheersysteem ondersteunt overigens ook in de zoektocht naar bepaalde documenten. Zoekfuncties, die in de toekomst steeds meer AI-ondersteund zullen worden, bieden mogelijkheden om bepaalde informatie eenvoudig naar voren te halen.

6 | Human Resource Management

Hoewel we in eerste instantie aanraden om een ERP-systeem met bijbehorende module voor Human Resource Management (HRM) te overwegen, kan het DMS ook gebruikt worden voor bepaalde personeelszaken. Stel dat een bepaalde afdeling namelijk in de zoektocht naar nieuw personeel met een bepaald behoefteprofiel werkt, dan kan deze worden vastgelegd in het DMS-systeem. Zo kan men het profiel in de toekomst eenvoudig terugvinden. Uiteraard is de softwareomgeving ook geschikt voor de opslag van persoonlijke documenten, zoals het contract. 

7 | Enterprise Content Management

Zoals we in het begin al zeiden, is het DMS veel meer dan een digitale archiefkast. Om echter nog meer uit de geavanceerde functies te kunnen halen, is het overwegen van een module voor Enterprise Content Management (ECM) absoluut de moeite waard. 

Het ECM gaat namelijk verder waar het DMS stopt. Zo kan het bijvoorbeeld helpen met het proactief structureren van ongestructureerde documenten en informatie. Een document dat nog niet aan de juiste map is toegewezen, bijvoorbeeld. Dit helpt in het bijzonder met het stroomlijnen van de flow van documenten. 

Conclusie

Met het einde van het papieren tijdperk in zicht, wordt het de hoogste tijd dat bedrijven overwegen om een DMS te implementeren. Niet alleen helpt het met het bewaren van documenten; het fungeert tevens als een digitale ontmoetingsplaats voor uw personeel. Het is een plek waar medewerkers toegang hebben tot alle relevante documenten, waardoor ze ook beter met elkaar samen kunnen werken. Daarnaast automatiseert het ook bepaalde handmatige taken, wat op langere termijn tijd en geld zal schelen. 

Daarnaast begint het DMS een steeds bredere rol te vervullen. Het draait niet alleen om de opslag, maar ook om het verbeteren van de vindbaarheid van bedrijfsbrede documenten. Technologie zoals Optical Character Recognition (OCR) zal in de toekomst steeds belangrijker worden in dit proces.

Zo worden bedrijven steeds beter in het besparen van kosten, het verminderen van fouten en het optimaliseren van de onderlinge samenwerking. Dit draagt op zijn beurt bij aan het bevorderen van de bedrijfsbrede efficiëntie; iets dat in dit competitieve tijdperk absoluut het verschil kan maken.