DMS: papierloos werken, op kantoor én thuis

De digitalisering van bedrijven is nog altijd in volle gang: ontdek hoe DMS-software bijdraagt aan het papierloze kantoor.

Het bedrijfsleven is de afgelopen decennia sterk gedigitaliseerd. Steeds meer bedrijven vertrouwen op bedrijfssoftware zoals een ERP-systeem. Deze software helpt met het digitaal vastleggen van processen, zodat bedrijven hier meer grip op kunnen krijgen. 

Deze digitalisering zorgt ook voor een ecologische verschuiving: bedrijven worden stap voor stap steeds papierlozer. Toch zijn veel ondernemers nog niet klaar om volledig afscheid te nemen van deze analoge werkwijze. 

In dit blog ontdek je hoe een Document Management Systeem (DMS) de stap naar een papierloos kantoor makkelijker maakt.

Inhoudsopgave

• Wat doet een DMS-systeem precies?
• Wat is papierloos werken?
• De voordelen van een papierloos kantoor
• Implementatie-uitdagingen
• De rol van ERP-software
• De belangrijkste functies voor een papierloos kantoor
• De weg richting een papierloos kantoor
• Conclusie

Wat doet een DMS-systeem precies?

In het dagelijks werk ontstaat een constante stroom aan documenten, elk met een eigen doel. Facturen, bonnen, contracten... ga zo nog maar even door. Het is belangrijk om zorgvuldig met documenten om te gaan. Daarom is het verstandig het papieren aantal zoveel mogelijk te beperken. Een beetje papierwerk is niet erg, zolang de documenten maar efficiënt worden beheerd, opgeslagen en snel terug te vinden zijn.

Dat is dan ook precies de rol van het Document Management Systeem. De software fungeert als centrale database waarin alle bedrijfsdocumenten worden opgeslagen. In veel gevallen kunnen bepaalde documenten, bijvoorbeeld contracten, automatisch worden toegewezen aan de juiste database. Hierdoor neemt het aantal administratieve handelingen af, terwijl het steeds eenvoudiger wordt om het juiste document terug te vinden. 

Lees ook: ‘De 7 voordelen van een Document Management Systeem (DMS)’

Wat is papierloos werken?

Een kantoor zal natuurlijk nooit helemaal papierloos worden. Soms is papier gewoon handiger, bijvoorbeeld bij een bon of het ondertekenen van een contract met pen in plaats van op een tablet.

Papierloos werken draait daarom ook meer om het zoveel mogelijk vermijden van documenten in papieren vorm. Ontkom je er echt niet aan, dan is het doel om deze documenten zo veel mogelijk digitaal vast te leggen, zodat je niet afhankelijk bent van de papieren vorm. Papierloos werken komt in de praktijk op twee manieren tot uiting:

• Nieuwe documenten worden digitaal gecreëerd, bewerkt en opgeslagen.
• Analoge documenten worden gedigitaliseerd en opgeslagen in het DMS.

De voordelen van een papierloos kantoor

De redenen om over te stappen naar een papierloze werkwijze zijn veelzijdig. Laten we de belangrijkste eens op een rij zetten:

• Minder handmatig werk, meer efficiëntie: je hoeft geen documenten meer te printen, mappen te doorzoeken of papieren op te bergen. Het DMS doet dit allemaal voor je. Op de lange termijn bespaart dat flink wat tijd en moeite.
• Het milieu: een praktisch voordeel is de vermindering van papier en inkt. Je vermindert tegelijkertijd dus ook je ecologische voetafdruk.
• Ruimtebesparing: je bespaart ook veel ruimte op kantoor. Archiefkasten worden overbodig en maken plaats voor werkplekken of andere nuttige voorzieningen.
• Vindbaarheid van documenten: het DMS bevordert de efficiëntie, samenwerking en transparantie binnen het bedrijf. Met een paar drukken op de knop heb je het juiste document in het DMS opgehaald, iets dat in papieren vorm lang niet altijd zo soepel gaat. 
• Digitale samenwerking: of je nu thuis werkt of op kantoor, iedereen heeft toegang tot dezelfde gegevens en digitale documenten. Vaak is er ook de mogelijkheid om reacties onder documenten achter te laten, mocht je een vraag of mededeling voor een ander hebben. 

Zoals je kunt zien, brengt een papierloos kantoor veel voordelen met zich mee. Maar natuurlijk is iets altijd makkelijker gezegd dan gedaan. De introductie van papierloos werken brengt voor veel ondernemingen namelijk een aantal uitdagingen met zich mee. 

Implementatie-uitdagingen

Ieder traject komt met een aantal hobbels die overwonnen moeten worden. Het gaat hier niet alleen om technologie, maar ook om een nieuwe manier van werken. Dat laatste is in veel gevallen nog wel de grootste uitdaging. 

In de loop der tijd hebben medewerkers hun eigen werkwijze ontwikkeld. Deze zal met de komst van het nieuwe softwaresysteem gaan veranderen. En verandering, dat vinden we vaak best spannend. 

Het is daarom belangrijk om alle medewerkers in een vroeg stadium te betrekken bij de verandering die hen te wachten staat. Zo leren ze de waarde van het nieuwe systeem te herkennen, en kunnen ze langzaam maar zeker wennen aan de nieuwe manier van werken. Uiteindelijk bepalen zij namelijk het succes van de overstap naar een papierloos kantoor.

De rol van ERP-software

Om een papierloos kantoor daadwerkelijk te realiseren, is er een IT-landschap nodig dat deze digitalisering mogelijk maakt. ERP- en DMS-software zijn hier uitstekend voor geschikt. ERP-software brengt om te beginnen alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en fungeert als een centrale database. 

Iedereen heeft toegang tot dezelfde, realtime bijgewerkte gegevens. Documenten die uit deze processen voortkomen, leg je vast in de DMS-omgeving. Zo mis je niets en kun je belangrijke informatie eenvoudig terugvinden.

De belangrijkste functies voor een papierloos kantoor

Laten we eens kijken naar een aantal functionaliteiten van de eerder genoemde softwaresystemen die papierloos werken daadwerkelijk mogelijk maken. Ook leggen we uit waarom de combinatie van DMS en ERP zo belangrijk is.

Mappen en zoekfuncties

We zeiden het eerder al: ERP verzamelt gegevens, die je vervolgens vastlegt in het DMS. Een belangrijk voordeel van DMS is dat het documenten niet alleen opslaat, maar ook structuur en overzicht biedt.

Wanneer alles in de juiste map wordt bewaard, is het eenvoudiger terug te vinden. Gebruikers kunnen vervolgens met een full-text zoekopdracht eenvoudig de benodigde documenten naar boven halen.

Versiebeheer

Dankzij het DMS is ieder document beschikbaar in één geldige en up-to-date versie. Wijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd door daartoe aangewezen medewerkers; niet elke medewerker hoeft namelijk toegang te krijgen tot ieder document. Andere medewerkers kunnen de wijzigingen wel inzien, inclusief door wie en wanneer er iets is aangepast.

Audit bestendige opslag

DMS-software helpt met het voldoen aan de wettelijke vereisten voor de opslag en verwijdering van gegevens en documenten. Voor persoonsgegevens geldt namelijk een bepaalde bewaartermijn. Het systeem beschermt deze gegevens en waarschuwt wanneer ze verwijderd moeten worden. Hierdoor zorg je er te allen tijde voor dat gegevens volgens de wet worden bewaard.

Optical Character Recognition (OCR)

Sommige Document Management Systemen beschikken over tekstherkenningssoftware. Deze software herkent gescande tekst uit papieren documenten en zet die om naar digitale data. Het systeem vergelijkt gescande tekst met bestaande data en corrigeert deze indien nodig. Dit is vooral handig wanneer oude documenten gedigitaliseerd moeten worden. 

De weg richting een papierloos kantoor

We hebben de voordelen, uitdagingen en functies van software voor het papierloze kantoor besproken. Maar hoe ziet het traject richting dit einddoel er nu precies uit? Zomaar een softwaresysteem implementeren en hopen dat dingen na verloop van tijd op hun plaats vallen, is absoluut niet het antwoord. Het vereist een gestructureerd plan dat medewerkers vanaf moment één aan boord krijgt. 

Laten we daarom eens kijken naar een aantal stappen die je helpen om het papierloze kantoor te realiseren:

1 | Maak een projectplan

Alles valt of staat met een gedegen plan. Wat is de huidige stand van zaken en wat wil je uiteindelijk met het nieuwe systeem bereiken? Welke papieren documenten gebruiken we nu nog? Op basis van deze vragen kun je doelstellingen formuleren en een projectplan opstellen.

2 | Betrek medewerkers

De betrokkenheid van medewerkers is cruciaal. Betrek je ze zo vroeg mogelijk, dan vergroot de kans op acceptatie aanzienlijk. Laat ze in een vroeg stadium begrijpen hoe hun taken veranderen en wat er van hen verwacht wordt. Misschien dat je ze op deze manier zelfs weet te enthousiasmeren. Zonder duidelijkheid over het wat en waarom, is enthousiasme lastig te verwachten.

3 | De juiste hard- en software

Eén van de doelen van een papierloos kantoor is om middelen (waaronder geld) te besparen. Maar om dit mogelijk te maken, zal je eerst moeten investeren. Onder andere in een geschikt ERP- en DMS-systeem. 

4 | Definieer de mappenstructuur

Sommige DMS-systemen bieden standaardmappen, andere laten je deze zelf instellen. Je zal hoe dan ook voor jezelf moeten bepalen hoe je het systeem wil gaan structureren. Wat voor documenten ga je opslaan, en hoe kunnen deze van elkaar onderscheiden worden? 

5 | Regels en richtlijnen

Tot slot moeten er concrete instructies worden vastgelegd voor de wijziging en verwerking van de documenten. Van de naamgeving tot de spelregels voor het wijzigen: alle handelingen vereisen een plan. De naleving hiervan moet natuurlijk ook regelmatig worden gecontroleerd. Voorkom dat iedereen zijn eigen werkwijze toepast, want dan raakt het systeem snel onoverzichtelijk.

Conclusie

Om een volledig papierloos kantoor te kunnen realiseren, is er veel meer nodig dan alleen software en scanners. Je moet oude werkwijzen loslaten en deze stap voor stap vervangen door nieuwe. Het realiseren van een nieuwe werkwijze begint van boven: laat zien waarom deze verandering plaats gaat vinden, en wat ieders rol in het proces is.

Maar daarnaast is het natuurlijk ook belangrijk om de juiste bijbehorende software te vinden. Zowel het Document Management Systeem (DMS) als het ERP-systeem spelen een belangrijke rol in de realisatie van het papierloze kantoor. Want alleen zo zet je de stap richting de verdere digitalisering van je onderneming.