Wat is open-source ERP?

Open-source ERP is software waarvan de source code meestal gratis wordt aangeboden. Maar is het echt goedkoper, en wat kan zo’n systeem precies doen?

Velen noemen open-source software ook wel een dubbelzijdig zwaard. Enerzijds biedt dit model toegang tot complexe software zonder dat hier een grote investering voor nodig is; maar tegelijkertijd komt er wel de nodige expertise bij kijken. Iets waar vooral kleinere bedrijven al snel tegen aanlopen. 

In deze gevallen kan dit digitale project al snel in een verwarrend en kostbaar project veranderen. Dus, hoe kun je precies van open-source ERP-software profiteren? Wij kijken in dit blog naar alle voordelen en voor wie het model het meest geschikt is.

Inhoudsopgave

• Wat is open-source ERP?
• De rol van het ERP-systeem
• De nadelen van een open-source systeem
• Een gratis ERP?
• Leveranciers van open-source ERP
• Het vinden van de juiste oplossing
• Conclusie

Wat is open-source ERP?

De term ‘open-source’ verwijst naar de manier waarop de broncode beschikbaar wordt gesteld. In dit geval kan iedereen wijzigingen doorvoeren. Oftewel, je kan de software naar eigen smaak aanpassen. Vaak wordt deze software gratis aangeboden; in tegenstelling tot traditionele softwaremodellen hoeven gebruikers namelijk geen licentievergoeding aan de leverancier te betalen. 

De rol van het ERP-systeem

Software ter ondersteuning van Enterprise Resource Planning (ERP) helpt bedrijven met het efficiënter inrichten van hun eigen processen, waardoor ze kostbare middelen kunnen besparen. Alle bedrijfsprocessen worden digitaal in kaart gebracht en gegevens worden verzameld binnen een centrale database. Hierdoor hebben alle betrokkenen te allen tijde toegang tot de meest recente gegevens. 

Uiteindelijk zal dit niet alleen de efficiëntie, maar ook de onderlinge samenwerking binnen het bedrijf verbeteren. De centrale taak van ERP is dan ook om zo min mogelijk middelen te verspillen en de bestaande processen zo efficiënt mogelijk in te richten. 

Branchespecifieke software

De kracht van een softwaresysteem komt pas echt naar boven wanneer het naadloos is aangesloten op de behoeften van zijn gebruikers. Het is dan ook goed te verklaren waarom branchespecifieke ERP-software zo populair is geworden. Deze leveranciers weten namelijk precies wat er bij hun klanten speelt; zij zorgen ervoor dat de software feilloos aansluit op de wensen en behoeften van de bedrijven uit hun sector. 

De nadelen van een open-source systeem

Een branchespecifiek ERP-systeem staat daarom eigenlijk haaks op een open-source systeem. Daar waar bedrijven met een branchespecifiek systeem tot op het laatste detail worden geholpen, moet men het bij een open-source systeem voor een groot deel zelf uitzoeken. En dat is geen probleem als je verstand hebt van software, maar het is dus niet voor iedereen weggelegd. 

Daarnaast worden open-source systemen vaak aangeboden om servicegerichte redenen. Softwareleveranciers bieden ze vaak aan als onderdeel van een grotere overeenkomst. Het is dus technisch gezien niet helemaal gratis en voor niets. 

Maar er zijn ook niet-commerciële systemen ontwikkeld. Verschillende fora en communities zijn in het verleden aan de slag gegaan met de ontwikkeling van hun eigen open-source software. Ze programmeren deze zelf en delen updates en upgrades met elkaar. Het nadeel van deze methode is dat bedrijven afhankelijk zijn van deze communities; het is dus niet bepaald een stabiele overeenkomst. En dan hebben we het nog niet gehad over het voldoen aan de regels en wetgeving op het gebied van privacy.

Afhankelijkheid

Het lastige aan open-source ERP-software is dus dat je of heel afhankelijk bent, of over veel software kennis moet beschikken. Als je deze kennis niet hebt, dan ben je afhankelijk van degenen die nieuwe functionaliteiten ontwikkelen. 

Je moet het namelijk doen met de wijzigingen die zij doorvoeren. Als je dringend een uitbreiding of aanpassing nodig hebt, dan ben je afhankelijk van degenen die deze voor je moeten doorvoeren. Niemand kan garanderen hoe lang dat duurt en hoe bruikbaar het überhaupt zal zijn. 

Betrouwbare partners

Er zijn ook aanbieders op de ERP-markt die hun oplossingen gratis aanbieden. Zij willen hun klanten de mogelijkheid geven om zonder al te veel kosten van de ERP-software te proeven. Voor bedrijven kan dit heel goed van pas komen: het is namelijk cruciaal om vanaf het begin te werken aan het opzetten van gestructureerde methoden waarop data verzameld en opgeslagen wordt. De kosten ontstaan in dat geval vaak op de langere termijn, bijvoorbeeld als het bedrijf groeit en extra functies nodig heeft. 

Vaak bieden deze ERP-leveranciers aanvullende diensten aan. Denk bijvoorbeeld aan het faciliteren van een opslagmethode: in de cloud of lokaal. Hier verdienen ze vervolgens hun geld mee. 

Een gratis ERP?

Iedereen die dus denkt geld te kunnen besparen met een open-source oplossing, moet zich afvragen of ze beschikken over de kennis om de software zelfstandig up-to-date te houden. Anders zullen de ontbrekende licenties en het verzamelen van deze uitbreidingen alleen maar tijd en geld gaan kosten. En deze tijd kan veel beter in andere activiteiten geïnvesteerd worden. 

Overweeg de investering van tijd

Open-source ERP-systemen zijn complex. Daarnaast kost het veel tijd om het te implementeren en te onderhouden. Als een bedrijf over een IT-afdeling beschikt, dan moet deze zodanig ingericht worden dat het op ieder moment klaar staat om eventuele problemen te tackelen.

Mocht dit niet het geval zijn, dan moet je op je eigen kennis of een externe partner vertrouwen. Beide opties kosten veel tijd. De vraag is dus: is deze investering van tijd het wel waard?

Add-ons en functies

In de kern is open-source ERP gratis beschikbaar. Wanneer de softwareomgeving uitgebreid moet worden, dan komen er kosten bij kijken. Dus helemaal gratis is het uiteindelijk vaak nooit. 

Leveranciers van open-source ERP

Veel softwareontwikkelaars houden zich bezig met de ontwikkeling van hun eigen systeem. Zij staan dus vaak niet te trappelen om een open-source systeem en houden zich veel liever met hun eigen systeem bezig. Op het gebied van Customer Relationship Management (CRM) komt dit wat vaker voor, maar er zijn niet veel leveranciers die zich bezighouden met de ondersteuning van open-source ERP.

Dit heeft verschillende redenen, maar de voornaamste reden is de complexiteit van het ERP-systeem. Een ERP is namelijk echt maatwerk en het kost bijzonder veel tijd om dit te onderhouden. Leveranciers houden zich daarom zoals gezegd liever bezig met de ontwikkeling van hun eigen platform. 

Het vinden van de juiste oplossing

Vaak is dit meteen al de grootste uitdaging van open-source software. In tegenstelling tot commerciële software, heb je namelijk te maken met een veel beperkter aanbod. Daarnaast kun je veel minder profiteren van alle functies die branchespecifieke software met zich meebrengt; je moet er zelf namelijk maar iets moois van zien te maken. Dit kost tijd, en we weten allemaal wat ze zeggen: dat kost geld.

Conclusie

Er zijn veel ERP-leveranciers die hun vingers liever niet branden aan open-source ERP-software. Van de afhankelijkheid van een community, tot aan de benodigde expertise en verborgen kosten: open-source software is voor veel bedrijven gewoon geen kostenefficiënt model. 

Maar dat wil niet zeggen dat open-source ERP ongeschikt is. Voor kleine bedrijven is het bijvoorbeeld een handig model om te leren omgaan met een ERP-systeem. Zodra ze dit beter onder de knie krijgen en het systeem willen uitbreiden, dan kan de juiste leverancier zorgen voor een systeem dat met hen meegroeit.

Het is alleen wel belangrijk dat men zich in dat geval beseft dat dit kosten met zich meebrengt: voor niets komt namelijk de zon op. Maar dat gezegd hebbende: wie wilt groeien, moet ook bereid zijn om te investeren. En deze investeringen betalen zich vaak dubbel en dwars uit.