Is het tijd voor een nieuw ERP-systeem?

Als jouw bedrijf voldoet aan één van de volgende criteria, dan is het tijd voor verandering.

In het leven is er altijd een moment van komen, en een moment van gaan. We ontkomen er niet aan. Bedrijfssoftware is hierin niets anders. Sowieso ga je altijd voor een bepaalde periode een overeenkomst met een softwareleverancier aan. Als deze periode verstreken is, dan is het de vraag: wil je met deze software blijven werken?

Misschien dat jouw bedrijf zich momenteel in deze fase bevindt. Of misschien ben je contractueel nog niet klaar met je huidige softwaresysteem, maar ben je uiteindelijk wel van plan om over te stappen naar een ander systeem. 

Maar hoe weet je nu écht of dit de juiste keuze voor jouw bedrijf is? De aanschaf van een nieuw systeem is namelijk een flinke investering. Wij nemen je in dit artikel daarom mee in een aantal statements. Kan je je in één of meerdere statements vinden? Dan is de kans groot dat jouw bedrijf toe is aan een nieuw ERP-systeem.

Inhoudsopgave

• 1 | Je hebt nog altijd teveel handmatige processen en losstaande oplossingen
• 2 | De ondersteuning van het huidige systeem stopt
  • Zorgen om cybersecurity
• 3 | Je krijgt geen grip op je eigen data
• 4 | De organisatie groeit; het softwaresysteem niet
• 5 | Je bent ontevreden over de huidige oplossing
• Wat nu?
  • Een branchespecifiek ERP-systeem
• Samenvattend

1 | Je hebt nog altijd teveel handmatige processen en losstaande oplossingen

Het is misschien wel het belangrijkste voordeel van ERP-software: automatisering. Het systeem zou je namelijk moeten helpen met de automatisering van bepaalde handmatige processen. Voorraden zouden automatisch bijgewerkt moeten worden als er iets wordt verkocht, contracten zouden automatisch verwerkt moeten worden… en ga zo maar door.

Daarnaast zou je ERP-leverancier ook in staat moeten zijn om verschillende applicaties aan elkaar te koppelen. Zo hoef je data niet langer van het ene systeem naar het andere te verplaatsen. 

Misschien werden deze voordelen je allemaal beloofd, toen je aan de slag ging met je nieuwe software. Maar plannen kunnen stagneren, of je bedrijf heeft gaandeweg nieuwe werkwijzen geïntroduceerd. Als deze niet in het ERP-systeem worden opgenomen, dan zal je merken dat bepaalde processen je nog altijd veel werk, geld, tijd en moeite kosten. In dat geval kan het een idee zijn, om je horizon te verbreden. 

2 | De ondersteuning van het huidige systeem stopt

Een beetje vergelijkbaar met de uitspraak waarmee we het artikel begonnen, maar aan alles komt een eind. Softwareleveranciers stoppen, ze kunnen zich op andere zaken gaan focussen of het huidige systeem heeft simpelweg zijn beste tijd gehad. Allemaal oorzaken die ertoe kunnen leiden dat de ondersteuning van je huidige ERP wordt stopgezet. 

Zorgen om cybersecurity

En misschien denk je dan: “ah joh, het werkt allemaal nog prima, dus wij gaan er gewoon lekker mee door”. Maar dit wordt altijd ten strengste afgeraden. 

Wanneer softwaresystemen namelijk niet langer worden ondersteund, zijn ze gevoeliger voor dreigingen van buitenaf. Ze worden niet meer voorzien van updates en bugfixes, die de softwareomgeving beveiligen. Niet aan te raden, als je allerlei privacygevoelige gegevens in je systeem bewaart. 

3 | Je krijgt geen grip op je eigen data

Het ERP-systeem zou het eenvoudig moeten maken om alle data in en rondom je bedrijf terug te vinden. De software is namelijk verantwoordelijk voor de verzameling en centralisering van je gegevens. Wil je iets weten of ben je ergens naar op zoek; dan zou het met een paar drukken op de knop gevonden moeten kunnen worden. 

Maar dit is helaas niet altijd de realiteit. In dit digitale tijdperk wil je proactief kunnen ondernemen, en kunnen reageren op veranderingen in de wereld of je markt. Het niet kunnen vinden van gegevens is dan ook een groot probleem, en kan een teken zijn dat je op zoek moet gaan naar een nieuw softwaresysteem.

4 | De organisatie groeit; het softwaresysteem niet

Wanneer je organisatie groeit, dan wil je dat het ERP-systeem deze groei aankan. Nieuwe gebruikers moeten eenvoudig toegevoegd kunnen worden, interfaces moeten zonder al te veel moeite aangepast kunnen worden.. noem het maar op.

Het kan ook voorkomen dat je organisatie in andere landen gaat opereren; in dat geval moet het ERP-systeem in verschillende talen beschikbaar gemaakt worden, of moet er gehandeld kunnen worden in verschillende valuta.

Niet iedere leverancier kan deze groei aan. Er zijn bijvoorbeeld ERP-providers die zich uitsluitend op het mkb focussen. Als jouw organisatie deze status passeert, dan is het misschien tijd om op zoek te gaan naar een nieuw ERP-systeem. 

5 | Je bent ontevreden over de huidige oplossing

Het laatste statement is eigenlijk het eenvoudigste: je bent niet tevreden over het systeem dat momenteel wordt gebruikt. Waar dat aan ligt, dat mag je geheel zelf invullen. Misschien is het te langzaam, of misschien bevalt het uiterlijk niet helemaal. Allemaal redenen die als motivatie voor de aanschaf van een nieuw systeem kunnen fungeren. 

Wat nu?

Eigenlijk hebben we het antwoord in de verschillende statements al gegeven. Als je je in een van de bovenstaande punten herkent, dan is het waarschijnlijk tijd om de ERP-markt (opnieuw) te gaan verkennen. Het systeem waarmee je nu werkt sluit niet volledig aan op je behoeften en wensen. En dat zal je op de langere termijn flink wat tijd (en dus ook geld) gaan kosten. 

Een branchespecifiek ERP-systeem

Als je wil overstappen naar een nieuw softwaresysteem, dan kunnen we aanraden om op zoek te gaan naar een branchespecifiek ERP-systeem. Deze systemen zijn namelijk ontwikkeld door leveranciers die verstand hebben van jouw branche; zij weten dus als geen ander met welke uitdagingen je te maken krijgt, en zullen ervoor zorgen dat het systeem hier feilloos op aansluit. Zo weet je zeker dat je het meeste uit je bedrijfsprocessen kan halen. 

Samenvattend

Er komt een moment dat je huidige ERP-systeem niet meer aan je verwachtingen en eisen voldoet. Het systeem is langzaam, onoverzichtelijk, oud of niet in staat om mee te groeien met je bedrijf… allemaal redenen die ertoe kunnen leiden dat je op zoek wil gaan naar een nieuw ERP-systeem.

Ben je dus op zoek naar een nieuw ERP-systeem? Vul dan het formulier op onze startpagina in: wij zullen de behoeften van jouw bedrijf koppelen aan een leverancier die hier het beste op aansluit!