Wat hebben bedrijven aan een kwaliteitsmanagementsysteem?

Alles dat we moeten weten over de rol van kwaliteitsbeheer en het bijbehorende QMS-systeem.

Ieder bedrijf kent talloze procedures en regels die dagelijks in de gaten gehouden moeten worden. Deze regels zijn in het leven geroepen om datgene dat ze doen, zo goed mogelijk te kunnen doen. Soms zijn ze ooit door de oprichter bedacht, of zijn ze in de loop der tijd ontstaan omdat de voorgaande werkwijzen niet optimaal werkten. 

Naarmate de organisatie groeit, ontstaat er steeds meer vraag naar richtlijnen die men op ieder gegeven moment terug kan vinden. Een uniforme werkwijze, om het een naam te geven. Doordat iedereen zich aan deze werkwijze houdt, wordt er gewerkt aan het leveren van hoge kwaliteit. 

In dit geval vertrouwen veel bedrijven op de ondersteuning van een Quality Management Systeem, in onze taal ook wel bekend als een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). In dit blog zullen we dieper ingaan op de definitie en voordelen van deze software, maar eerst: wat houdt kwaliteitsbeheer precies in? 

Inhoudsopgave

• Kwaliteitsmanagement: een uniforme werkwijze
  • Afspraken maken
  • Voorbeelden van kwaliteitsnormen
  • ISO-richtlijnen
• De rol van het QMS-systeem
• Kwaliteitsmanagement-software: zo werkt het
  • Protocol beheer
  • Lessen uit de praktijk
• Samenvattend

Kwaliteitsmanagement: een uniforme werkwijze

Iedere organisatie wil dat zijn product of dienst van een zo hoog mogelijke kwaliteit is. We hoeven niet eens uit te leggen waarom. Maar hoe zorgt men ervoor dat deze kwaliteit wordt behaald en vaak nog lastiger, dat deze wordt behouden? Om hier voor te zorgen hebben veel bedrijven een speciaal takenpakket dat zich bezighoudt met kwaliteitsbeheer, in het Engels soms ook wel quality management genoemd.

Eén van de belangrijkste pijlers van kwaliteitsbeheer is het hanteren van een uniforme werkwijze. Wanneer iedereen zich namelijk houdt aan de afspraken die zijn gemaakt, dan zal dit de kwaliteit van het eindproduct aanzienlijk ten goede komen. Daarnaast maken controles en evaluaties ook een cruciaal onderdeel uit van quality management; hierdoor ziet men namelijk of de regels ook daadwerkelijk worden nageleefd en wat eventueel beter kan. 

Afspraken maken

Dat er afspraken gemaakt moeten worden, dat is dus wel duidelijk. Maar wat moet er in deze afspraken staan en hoe moet de kwaliteit precies gewaarborgd worden? In veel gevallen zijn deze niet heel tastbaar. Daarnaast verschillen de kwaliteitseisen vaak per sector; er is dus ook geen alomvattend template waar men op kan vertrouwen.  

Voorbeelden van kwaliteitsnormen

Denk bijvoorbeeld aan de spelregels in een magazijn. In het handboek staan allerlei regels over de manier waarop men zich dient te gedragen, maar ook over kledingvoorschriften tijdens het laden en lossen. Een productiebedrijf kent echter andere regels, die zich bijvoorbeeld ook over het onderhoud van de machines ontfermen. 

ISO-richtlijnen

Toch zijn er wel bepaalde internationale standaarden waarmee bedrijven aan de slag kunnen om dit proces vorm te kunnen geven. Misschien heb je ooit weleens van de ISO 9000 gehoord: deze internationale normen verplichten bedrijven om hun gedachten en ideeën op papier te zetten. Welke doelen heeft het bedrijf, via welk pad willen ze deze gaan waarmaken en welke middelen hebben ze hiervoor nodig? De ISO-normen stellen vervolgens vast of deze werkwijze kwalitatief goed genoeg is. 

Het fungeert dus eigenlijk als een soort keurmerk. Als je de certificering toegekend krijgt, dan heb je goed nagedacht over het vormgeven van je processen om een zo hoog mogelijke kwaliteit te kunnen waarborgen. 

De rol van het QMS-systeem

Software speelt in dit digitale tijdperk eigenlijk altijd op de één of andere manier een rol. Er is bijna geen bedrijfsgebied of taak waarin de ondersteuning van de juiste software er niet voor zal zorgen dat dit proces nóg beter wordt ingericht. En dat geldt dus ook voor kwaliteitsmanagement. 

In sommige gevallen worden organisaties zelfs verplicht om een kwaliteitsmanagementsysteem te implementeren. In sectoren zoals de zorg of de voedingsindustrie wordt er extra waarde gehecht aan kwaliteitscontrole en om aan alle geldende standaarden te voldoen, worden organisaties in deze branche verplicht om hun activiteiten vast te leggen in een QMS-systeem. 

Kwaliteitsmanagement-software: zo werkt het

Alles dat met kwaliteitsmanagement te maken heeft, moet op een bepaalde manier worden vastgelegd. Daarom fungeert het QMS ook als een centrale database waarin al deze stukken gevonden kunnen worden.

Het systeem kent daarom veel overeenkomsten met een DMS, waarin gebruikers beschikken over versiebeheer en kunnen vaststellen wie een document mag wijzigen. Ieder document dat ooit is opgesteld ter verbetering van de bedrijfsprocessen, zal terug te vinden zijn in het QMS-systeem. We kunnen het dus ook wel zien als een kennisbank. 

Protocol beheer

Bedrijven werken met allerlei verschillende protocollen. Deze protocollen bepalen niet alleen hoe dingen gedaan moeten worden, maar ook waarom ze op die manier gedaan moeten worden. 

Tegelijkertijd veranderen de protocollen voortdurend. Om de kwaliteit van het protocol namelijk zo hoog mogelijk te houden, is het belangrijk dat deze voortdurend geëvalueerd worden: is er inmiddels een betere of efficiëntere manier om deze taak uit te voeren? Of is er misschien iets gewijzigd in de geldende wet- en regelgeving, waardoor het protocol herzien moet worden?

Veel QMS-systemen beschikken daarom over geautomatiseerde notificaties. Verandert er iets in één van de ISO-normen, of is een bepaald protocol al enige tijd niet geëvalueerd? Dan kan het systeem zijn gebruikers hiervan op de hoogte brengen, zodat zij de protocollen zo veel mogelijk up-to-date kunnen houden. 

Lessen uit de praktijk

Dat een protocol belangrijk is, dat is dus wel duidelijk. Maar wat misschien wel net zo belangrijk is, is dat bedrijven leren van de praktijk. Zo kunnen ze feedback van klanten toepassen om verder te werken aan de verbetering van hun activiteiten.

Maar ze kunnen ook leren van incidenten. Waar mensen werken, worden namelijk fouten gemaakt. Welke impact heeft deze fout gehad en welke acties moet het bedrijf ondernemen om herhaling van deze fout te voorkomen?

Samenvattend

Kwaliteitsmanagement staat nooit stil. Organisaties moeten continu bezig zijn met de optimalisatie van hun eigen processen. Niet alleen om de klant of hun eigen portemonnee blij te maken; soms zijn bedrijven dit simpelweg verplicht. 

Kwaliteitsbeheer kan dus ook wel worden gezien als een van de steunpilaren van een bedrijf. Zonder de juiste protocollen, kan er niet volgens de regels gewerkt worden. Het is daarnaast ook belangrijk dat deze protocollen regelmatig worden herzien, om te achterhalen of dit proces nog altijd voldoet aan verschillende criteria, zoals de verwachting van de klant. 

Een Quality Management System (QMS) kan bedrijven helpen om overzicht te bieden in het voortdurend lopende, complexe proces dat kwaliteitsbeheer heet. De softwareomgeving fungeert niet alleen als een centrale database, maar zal gebruikers tevens proactief ondersteunen in het up-to-date houden van hun protocollen en beleidsstukken. Hierdoor werken bedrijven iedere dag aan het leveren van hoogstaande kwaliteit: iets waar uiteindelijk iedereen van zal profiteren.