Alles over de waarde van Capacity Requirements Planning

Met CRP-software zorgen ondernemingen dat ze hun productiedoelen daadwerkelijk behalen.

We zeggen het vaak, omdat het waar is: alles valt of staat met een goed doordacht plan. Je kan nog zoveel willen, maar als het van tevoren niet goed doordacht en uitgestippeld is, is de kans groot dat je het einddoel nooit helemaal zal bereiken.

Er is geen branche waarin deze boodschap zo zwaar weegt als in productie. Er moet aandacht worden besteed aan het optimaliseren van het productieproces, de inkoop en opslag van alle benodigde middelen… we kunnen zo nog wel even doorgaan. 

Maar productie draait niet alleen om het heden; de toekomst is minstens zo belangrijk. De vraag van je klant kan veranderen en toenemen. Dan is de cruciale vraag: kun je aan deze veranderende vraag voldoen? Het antwoord krijg je met behulp van het proces dat Capacity Requirements Planning (CRP) heet. 

Inhoudsopgave

• Wat is Capacity Requirements Planning?
• De voordelen van automatisering
• Het belang van een actuele en solide database
• Capacity Requirements Planning: een handleiding
• Samenvattend

Wat is Capacity Requirements Planning?

Capacity Requirements Planning (door sommigen zonder ‘s’ geschreven) is het proces waarbij een productiebedrijf meet of het de capaciteit heeft om de gestelde doelstellingen te behalen. Met andere woorden: als een autofabrikant dagelijks 100 voertuigen wil produceren, beschikt hij dan over de capaciteit om dat doel te halen?

Hoe werkt het?

Om deze voorspelling zo accuraat mogelijk te kunnen doen, kijkt CRP naar de planning van het productiebedrijf. Het kan namelijk zijn dat de huidige capaciteiten niet in lijn liggen met de geprojecteerde doelstelling. In dat geval moet je óf de verwachtingen bijstellen, óf de capaciteit opschalen zodat aan de doelstellingen wordt voldaan.

CRP sluit aan bij processen zoals Capacity Resource Planning en Manufacturing Requirements Planning, die onder meer bekijken of het bedrijf over de benodigde fysieke middelen beschikt om de doelstellingen te behalen.

CRP-software

Het zal geen verrassing zijn dat dit proces het meest efficiënt is, wanneer dit softwarematig wordt ondersteund. CRP-software biedt waardevolle inzichten in de vraag of je met de huidige capaciteit je doelen kunt behalen. Zo kunnen gebruikers hun productieproces optimaliseren en beter voldoen aan klantverzoeken.

CRP en Demand Planning

De kenmerken van CRP lijken sterk op een ander proces dat veel voorkomt in de maakindustrie: Demand Planning. Hier draait het namelijk om het voorspellen van de toekomstige vraag naar een product of dienst. Dit systeem analyseert terugkerend en toekomstig klantgedrag, zodat het productiebedrijf op tijd de spreekwoordelijke zeilen kan bijzetten. Zo kunnen ze optimaal inspelen op de vraag van de klant.  

De voordelen van automatisering

Automatisering staat vaak bovenaan de lijst met voordelen van een softwaresysteem. De juiste softwaresystemen maken het namelijk mogelijk om handmatige taken te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het verzamelen en samenvatten van gegevens, of het inplannen van productieprocessen. Slimme systemen worden steeds zelfstandiger, en vereisen steeds minder vaak menselijke inbreng. Zo bespaar je op de lange termijn niet alleen tijd, maar ook veel geld.

Naast de automatisering van een arbeidsintensief proces, zijn dit de volgende voordelen van Capacity Requirements Planning:

• Bevorderen van klanttevredenheid: meer inzicht in je eigen capaciteiten zorgt dat je beter én sneller aan klantverzoeken kunt voldoen, wat uiteindelijk leidt tot tevreden klanten. 
• Flexibiliteit: in combinatie met Demand Planning kan CRP rekening houden met toekomstige of seizoensgebonden trends, waardoor het productiebedrijf flexibeler op klantverzoeken kan inspelen. 
• Reduceren en beheren van kosten: wie inzicht heeft in zijn capaciteiten en deze daarop afstemt, kan besparen. Je krijgt een duidelijk beeld van wat je nu en straks nodig hebt, waardoor geen cent wordt verspild. 
• Betere inzet van personeel: niet alleen (financiële) middelen moeten efficiënt worden ingezet, ook personeel. Hoe beter je weet wanneer je welke capaciteiten nodig hebt, hoe efficiënter personeel kan worden ingezet.
• Duurzame groei: dit punt vat de voorgaande samen. CRP-software toont niet alleen hoe efficiënt je processen zijn, maar ook wat dit voor de toekomst betekent. Hoe beter je je capaciteiten kunt inzetten, hoe positiever de toekomst eruitziet.

Het belang van een actuele en solide database

CRP-software (net als iedere andere vorm van bedrijfssoftware) is alleen effectief als het over de juiste data beschikt. Je bent zelf dus volledig verantwoordelijk voor het succes van de tool. Een database die wordt bijgehouden in spreadsheets of op papier, zal niet in staat zijn om het CRP-systeem van real-time informatie te voorzien. De data die het systeem gebruikt, is dan achterhaald of incompleet, waardoor ook de voorspellingen en planning onbetrouwbaar worden.

CRP en ERP

Productiebedrijven die met Capacity Requirements Planning aan de slag willen gaan, worden daarom aangeraden om eerst voor een solide database te zorgen. Werk je dus nog met spreadsheets en/of analoge methoden van dataverzameling? Dan is het hoog tijd om te digitaliseren en automatiseren. 

En er is geen systeem dat hier beter bij kan ondersteunen dan een ERP-systeem. Deze software brengt alle processen in en rondom een organisatie in kaart, en brengt de bijbehorende informatie samen binnen een centrale database. Concreet houdt dat in dat alle informatie geautomatiseerd wordt verzameld en up-to-date wordt gehouden. Gebruikers - maar dus ook de CRP-software - beschikken hierdoor altijd over de laatste en meest relevante gegevens. 

Capacity Requirements Planning: een handleiding

Om CRP écht succesvol in te kunnen zetten, moet je dus kunnen vertrouwen op een solide database, die het liefst wordt aangestuurd door een ERP-systeem. Maar dan zijn we er nog niet. Laten we daarom de belangrijkste stappen van dit proces eens op een rij zetten. 

1 | De huidige stand van zaken

Een project begint altijd met een blik in de spreekwoordelijke spiegel. Hoe staan de zaken er nu voor, en waarom is er eigenlijk interesse om deze software te implementeren? Concreet stel je jezelf dus de volgende vragen:

• Beschikken we al over een methode voor dataverzameling? En zo ja, wordt deze data geautomatiseerd up-to-date gehouden? 
• Beschikken we over voldoende mensen en FTE om alle shifts te vullen?
• Hoe verloopt de samenwerking met onze leveranciers? Kunnen zij ons tijdig en frequent voorzien van de middelen die we van ze nodig hebben?

2 | Bereid je voor - ook op het onverwachte

Eerder in dit blog gingen we al kort in op de rol van Demand Planning. Je moet namelijk tot op zekere hoogte kunnen voorspellen wat je te wachten staat, om alle middelen zo efficiënt mogelijk eromheen te plannen. Probeer jezelf daarnaast in te dekken voor onverwachte gebeurtenissen, bijvoorbeeld bij leveranciers. 

Tot slot is het in deze fase belangrijk opnieuw een grondige analyse van de eigen processen te maken: waar kunnen we het productieproces verder verbeteren?

3 | Een concreet actieplan

In deze stap van het proces heb je dus gekeken naar je eigen capaciteiten en heb je de verwachte vraag zo goed mogelijk geprobeerd te voorspellen. Er blijft dan eigenlijk nog maar één ding over: handelen. Welke aanpassingen moet je in je processen maken om aan deze toekomstige vraag te kunnen voldoen? Moet je extra personeel aannemen, zijn er extra machines nodig, of moet je wellicht de eigen doelstellingen aanpassen? 

Samenvattend

Capacity Requirements Planning helpt productiebedrijven om hun bedrijfsprocessen verder te optimaliseren. Zodra gebruikers in staat zijn om de eigen processen in kaart te brengen, is het belangrijk om deze langs de toekomstige vraag van de klant te leggen. De vraag die dan overblijft is: “Verwachten wij aan deze toekomstige vraag te kunnen voldoen?” 

De juiste CRP-software helpt met de beantwoording van deze vraag. Het kijkt naar je huidige capaciteiten en beoordeelt of deze voldoende zijn om aan de toekomstige vraag van je klant te voldoen. Is dat niet het geval, dan is het tijd om actie te ondernemen. Dat kan betekenen dat je extra mensen of middelen moet inzetten, maar soms is de oplossing ook een stuk simpeler. In dat geval stel je de doelstellingen namelijk af op de capaciteiten die je in huis hebt.

Het succes van Capacity Requirements Planning valt of staat echter met de aanwezigheid van een solide database. En daarvoor kunnen moderne ondernemingen vertrouwen op de ondersteuning van een ERP-systeem. Deze software voorziet het CRP-systeem van de informatie die het nodig heeft om de productieprocessen verder af te stemmen op de verwachtingen van de klant.