De directe én indirecte kosten van een ERP-systeem

Bij de implementatie van ERP-software is het van groot belang om alle kosten van tevoren goed in kaart te brengen.

Wie op zoek gaat naar een nieuw ERP-systeem, moet zich goed voorbereiden op het traject dat zal komen. Dat begint bij het opstellen en nalopen van een checklist, maar ook met het in kaart brengen van alle kosten die je zal gaan maken.

Over het algemeen verdelen we deze kosten onder in twee categorieën: directe en indirecte kosten. Beide kostenposten spelen een cruciale rol in het beslissingsproces. En je voelt het misschien al aankomen: de indirecte kosten worden vaak over het hoofd gezien.

Inhoudsopgave

• Directe en indirecte kosten: de belangrijkste verschillen
  • Directe kosten
  • Indirecte kosten
  • Goede planning is van cruciaal belang
• Hoeveel kan een ERP-systeem besparen?
  • Tastbare voordelen
  • Immateriële voordelen
• Samenvattend

Directe en indirecte kosten: de belangrijkste verschillen

Voordat we dieper ingaan op de directe en indirecte kosten, is het belangrijk om te beseffen dat elk ERP-project uniek is. Sommige indirecte kosten kunnen in jouw situatie juist als directe kosten gelden, en andersom.

Directe kosten

Met directe kosten bedoelen we alle uitgaven, zowel initiële als lopende, die rechtstreeks verband houden met de aanschaf en het gebruik van het ERP-systeem. Hieronder vind je de meest voorkomende directe kosten:

• Licentie: afhankelijk van je keuze — lokaal of in de cloud — betaal je eenmalig of maandelijks voor het gebruik van de software.
• Hardware: bij een lokaal ERP-systeem moet je investeren in extra apparatuur, zoals servers of een aparte serverruimte.
• Implementatie: dit betreft kosten voor installatie en configuratie van het systeem, inclusief de tijd die de leverancier hierin steekt.
• Service en onderhoud: deze terugkerende kosten zorgen ervoor dat het systeem goed blijft werken, problemen snel worden opgelost en updates tijdig plaatsvinden.
• Personalisatie: ERP-systemen bestaan vaak uit modules met elk een eigen functie. Hoe meer modules en maatwerk je kiest, hoe hoger de kosten.

Indirecte kosten

Maar er zijn ook een aantal indirecte, soms zelfs verborgen kosten die velen over het hoofd zien. Deze kosten hangen niet direct samen met de software, maar met de veranderingen die het systeem teweegbrengt. De impact van een nieuw softwaresysteem wordt namelijk vaak onderschat. 

• Personeelstraining: medewerkers moeten leren werken met het nieuwe systeem. Hoe sneller dat lukt, hoe sneller je de voordelen benut.
• Veranderingsmanagement: een ERP-systeem verandert processen en werkwijzen. Om de organisatie hierop voor te bereiden is tijd en budget nodig.
• Personalisatie: de oplettende lezer zal zien dat personalisatie ook onder het rijtje met directe kosten stond. Eigenlijk heeft dit een simpele reden: sommigen kiezen ervoor om hun systeem uit te rusten met extra modules en functionaliteiten, anderen niet. Ook als je geen extra modules kiest, kost het tijd om de omgeving goed in te richten. Afhankelijk van je keuzes valt dit onder directe of indirecte kosten.
• Integratie met andere systemen: ERP moet vaak gekoppeld worden aan andere software, zoals je boekhoud- of CRM-systeem. Dit brengt extra kosten met zich mee.

Goede planning is van cruciaal belang

Het is dus essentieel om vooraf een realistisch beeld te hebben van de totale kosten van de implementatie. Je kunt het misschien niet tot op de cent nauwkeurig inschatten, maar wel bepalen of het project financieel haalbaar is. Zo neem je slimmere beslissingen, beperk je risico’s en haal je meer uit je ERP-systeem.

Hoeveel kan een ERP-systeem besparen?

Heb je de kosten van het ERP-pakket goed in kaart gebracht? Dan is het tijd om te kijken wat het systeem je kan opleveren aan besparingen. Zo krijg je inzicht in de ‘winst’ van het project, op basis van twee soorten voordelen.

Tastbare voordelen

Deze voordelen zijn meetbaar. Denk aan lagere productiekosten, snellere processen en efficiënter gebruik van middelen. Dankzij de inzichten afkomstig uit het ERP-systeem kun je precies zien wat je concreet bespaart. 

Immateriële voordelen

Sommige voordelen kunnen echter niet in cijfers worden gemeten. Maar dat wil niet zeggen dat je deze niet zal voelen. Denk bij immateriële voordelen namelijk aan betere besluitvorming, een hogere klanttevredenheid, betere samenwerking tussen teams en het vergroten van de flexibiliteit van je organisatie. Niet iets dat je uit kan drukken in cijfers, maar cruciaal voor het bestaansrecht van de onderneming. 

Samenvattend

De implementatie van ERP-software is een strategische keuze die vraagt om een flinke investering: zowel financieel als organisatorisch. Om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen, is het van groot belang om niet alleen te kijken naar de directe kosten, maar om ook de indirecte kosten zo goed mogelijk in kaart te brengen. 

Daarnaast is het essentieel om stil te staan bij de voordelen die ERP kan opleveren. Een goed geïmplementeerd ERP-systeem kan aanzienlijke besparingen en operationele verbeteringen met zich meebrengen, zowel tastbaar als immaterieel. Dat laatste uit zich in de vorm van verhoogde efficiëntie, betere beslissingen en een duurzaam concurrentievoordeel. 

Door vooraf inzicht te krijgen in álle kosten en voordelen, leg je de basis voor een succesvolle ERP-implementatie die jouw organisatie toekomstbestendig maakt.