Wat is een Performance Management Systeem?

Alles over een cruciaal systeem binnen Human Resource Management, waarmee de prestaties en voortgang van medewerkers gemeten kunnen worden.

De moderne HR-professional beschikt tegenwoordig over talloze tools en systemen die het dagelijks werkleven aanzienlijk kunnen vereenvoudigen. Wij nemen u dit keer mee in de kenmerken en voordelen van het Performance Management Systeem, voor sommigen wellicht beter bekend als het prestatiebeheersysteem. 

Inhoudsopgave

• Een definitie
• De belangrijkste functies 
  • 1 | Plannen en vastleggen van doelstellingen
  • 2 | Monitoren van de voortgang
  • 3 | Evaluatie en beoordeling
• Een verlengstuk van HRM-software
• Conclusie: prestatiemanagement motiveert uw personeel

Een definitie

Een Performance Management Systeem is verantwoordelijk voor het volgen en meten van de prestaties van het personeel. Het doel is om alle gezichten te allen tijde dezelfde kant op te houden, zodat iedereen bij blijft dragen aan het behalen van de doelstellingen van het bedrijf. 

Het systeem stelt gebruikers in staat om samen te werken; samen stelt men verwachtingen en doelstellingen op en beoordeelt het de prestaties en persoonlijke ontwikkeling van de desbetreffende medewerkers. Goede Performance Management-software draagt bij aan het verhogen van de productiviteit en het maximaliseren van de omzet per werknemer. 

De drie gebruikers

Er zijn drie potentiële gebruikers van het prestatiemanagementsysteem. Zo wordt de omgeving ingericht en bijgehouden door medewerkers van de HR-afdeling; zij zorgen ervoor dat het systeem naar behoren blijft werken. Daarnaast werken zij samen met afdelingsmanagers, die verantwoordelijk zijn voor het vastleggen en monitoren van doelstellingen. Zij zijn immers verantwoordelijk voor de prestaties van hun team.

Tot slot kunnen overige medewerkers het systeem ook raadplegen; zo kunnen zij bijvoorbeeld inzicht krijgen in de voortgang van de gemaakte afspraken. Feedbackformulieren kunnen ook worden vastgelegd binnen deze omgeving.

Lees ook: ‘3 manieren waarop uw HR-afdeling kan profiteren van AI’ 

De belangrijkste functies van het Performance Management Systeem

Het Performance Management System beheert en monitort drie belangrijke processen binnen organisaties. Laten we deze eens op een rij zetten:

1 | Plannen en vastleggen van doelstellingen

Om te beginnen worden de strategische doelstellingen van het bedrijf vastgelegd. Vervolgens is het aan de managers om de prestaties van de medewerkers hieraan te koppelen: als de afdeling maandelijks €100.000 omzet moet draaien en de afdeling bestaat uit 10 medewerkers, dan is het doel dat iedereen daar een gelijke bijdrage aan levert. 

Voor een manager is het belangrijk om te onthouden dat deze doelstellingen bij voorkeur in overleg met het personeel vastgelegd worden. Dit vergroot namelijk de betrokken- en verantwoordelijkheid die men zal voelen voor het volbrengen van zijn of haar specifieke taak. 

2 | Monitoren van de voortgang

Zodra het systeem in werking is gebracht, is het van cruciaal belang om de voortgang te blijven monitoren. Aan de managers is het de taak om het personeel te sturen; wat kunnen ze doen om de doelstellingen sneller en beter te behalen? Zorg dat deze momenten van feedback als motivatie fungeren, zodat men nog meer gedreven is om de doelstellingen te behalen. 

3 | Evaluatie en beoordeling

Als verlengstuk van de monitoring is het belangrijk om de prestaties consistent en nauwkeurig te blijven meten en evalueren. Zijn de gestelde doelstellingen realistisch geweest en wat vonden de medewerkers er zelf van? Beloon medewerkers waar mogelijk, als zij hun persoonlijke of afdelingsbrede doelstellingen hebben behaald. Dit zal hen namelijk motiveren om in de toekomst misschien wel nóg beter hun best te doen.  

Consistent en transparant

Als we het over effectief prestatiemanagement hebben, dan hebben we het over een proces dat transparant en consistent is ingericht. Dit houdt in dat u uw personeel moet betrekken in de totstandkoming van doelstellingen; bespreek wat zij hier van vinden, of zij dit ook haalbaar vinden en vraag om hun mening. Als u dit consistent blijft doen, vergroot dit het succespercentage aanzienlijk. 

Implementatiemogelijkheden

Het prestatiebeheersysteem kan op verschillende manieren worden geïmplementeerd. Hoewel men absoluut voor een on-premise of hybride oplossing kan kiezen, wordt software in de cloud alsmaar populairder. Het grote voordeel van het laatstgenoemde model is dat men eenvoudig wijzigingen kan aanbrengen in de softwareomgeving. 

Een verlengstuk van HRM-software

Idealiter maakt het prestatiemanagementsysteem onderdeel uit van overkoepelende software voor Human Resource Management (HRM). Dit systeem is namelijk verantwoordelijk voor processen op veel bredere schaal; denk hierbij aan salarisadministratie, contractbeheer en competentiemanagement. 

Door beide systemen aan elkaar te verbinden, wordt een feilloze data-uitwisseling gegarandeerd. Binnen de HRM-omgeving profiteert men van de prestatiegegevens uit het Performance Management-programma en laatstgenoemde kan eenvoudig personeelsgegevens uit het HRM-systeem ophalen. Hierdoor bespaart men aanzienlijk veel tijd in het onderhouden en uitwisselen van data. 

Conclusie: prestatiemanagement motiveert uw personeel

Een prestatiemanagementsysteem speelt een belangrijke rol in het vergroten van de productiviteit van het personeel, het vergroten van de betrokkenheid en helpt bij het maximaliseren van het potentieel van een medewerker. Zo zullen zij niet alleen betere resultaten voor u behalen, maar halen ze ook iedere dag het meeste uit zichzelf. 

Bron

SAP: 'What is a performance management system?'