Wat is projectadministratie-software?

Met behulp van de juiste tools worden uw projectmanagement en bijbehorende administratie efficiënter en gestructureerder beheerd.

Veel bedrijven werken volledig of in ieder geval gedeeltelijk op projectmatige basis. Om deze projecten tot een succesvol einde te kunnen brengen zijn uitstekende planning en controle vereist. Coördinatie en communicatie zijn essentieel voor het uiteindelijke succes van het project. 

Projectmanagement- of projectadministratie-software zorgt ervoor dat alle stappen overzichtelijk worden gepland en gecontroleerd; hierdoor weet men in iedere fase wat hen te doen staat. De onderlinge samenwerking wordt hierdoor aanzienlijk verbeterd en projecten worden veel vaker tot een succesvol einde gebracht. Wij kijken in dit blog naar de mogelijkheden van dergelijke software. 

Inhoudsopgave

• Wat is projectadministratie-software?
• De voordelen
• De functies
• De rol van het ERP-systeem
• Een systeem dat bij u past
• Samenvattend

Wat is projectadministratie-software?

Software ter ondersteuning van projectmanagement biedt bedrijven de mogelijkheid om hun projecten softwarematig in kaart te brengen; alle gegevens worden bewaard in een centrale database. Hierdoor hebben alle betrokkenen toegang tot de meest recente en relevante gegevens, wat leidt tot betere communicatie, transparantie en een beter eindresultaat van het project. 

Projecten in de cloud

De functionaliteiten van projectmanagement-software zorgen voor snellere en efficiëntere processen. Men kan ervoor kiezen om deze software op lokale servers te laten installeren, maar software in de cloud is tegenwoordig een stuk populairder. Dit maakt het namelijk mogelijk om, ongeacht de locatie, met elkaar samen te werken. 

De software wordt via het internet beschikbaar gesteld aan de gebruikers; desbetreffende leveranciers zijn tegelijkertijd verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de software. 

De voordelen van projectadministratie-software

Het gebruik van projectmanagement-tools kent talloze voordelen. Laten we de meest essentiële eens op een rij zetten.

1 | Communicatie

Alle personen en bedrijven die betrokken zijn bij het project, moeten idealiter over dezelfde tool met dezelfde gegevens beschikken. Dit zorgt er namelijk voor dat iedereen op ieder gegeven moment weet wat er speelt. Daarnaast beschikken deze systemen vaak over communicatiemogelijkheden binnen de software; betrokkenen kunnen onderling vragen stellen of opmerkingen achterlaten. 

2 | Transparantie

Als een project mislukt, dan is een gebrek aan transparantie vaak één van de oorzaken. De juiste software helpt dit te voorkomen. Gegevens worden volledig up-to-date gehouden en tonen de voortgang van het werk. Gebruikers kunnen inzien wanneer documenten bijvoorbeeld zijn gewijzigd, en wat deze wijzigingen precies hebben ingehouden.

Hierdoor weet iedereen wat er op welk moment van ze wordt verwacht; zo ontstaan er ook geen onnodige vertragingen. Mochten er toch nog hobbels op de weg zijn, dan worden deze direct in kaart gebracht en kan men tijdig op zoek naar een oplossing. 

3 | Voorspelbaarheid

Projectmanagement-software helpt bij het beter en nauwkeuriger plannen van projecten. Men kan historische data raadplegen om voorspellingen te doen en kunnen hierdoor inschatten welke acties vereist zijn, welke capaciteiten beschikbaar zijn en wanneer het project naar verwachting afgerond zal worden. 

4 | Toewijzen van taken

Projecten bestaan vaak uit verschillende deelgebieden. Voor ieder deel is weer iemand anders verantwoordelijk. De juiste software helpt bij het efficiënt beheren van deze verantwoordelijkheden, maar ook bij de toewijzing van de benodigde middelen per projectgroep. Hierdoor weet iedereen wat hen te doen staat en welke middelen ze tot hun beschikking hebben.

5 | Projectboekhouding

Alle werkuren die men aan het desbetreffende project besteed, wordt direct vastgelegd in de softwareomgeving. Dit is handig, omdat men indien nodig dan een balans op kan maken, of tussentijdse facturen kan versturen. Maar het brengt bijvoorbeeld ook de benodigde apparatuur en het kostenplaatje in kaart.

De functies van projectmanagement-software

Hoewel softwareapplicaties voor projectmanagement allemaal op hun eigen manier uniek zijn, bevat projectmanagement-software een vast aantal functies die bijdragen aan het optimaliseren van de planning, implementatie en afronding van projecten. Laten we de belangrijkste functionaliteiten eens op een rij zetten. 

Een project van A tot Z

Het systeem helpt de kosten van een project niet alleen in kaart te brengen; het gebruikt de data ook om nieuwe snel en eenvoudig te berekenen. Projecten uit het verleden kunnen worden gebruikt als sjabloon voor de nieuwe; hiervan hoeft men vervolgens enkel de eisen en randwaarden te importeren, alvorens het aan de slag kan gaan. Dankzij deze werkwijze kan men eenvoudig gedetailleerde voorspellingen doen over zowel de opleverdatum als de kosten van het geheel. 

Chat- en commentaar

Zoals we eerder hebben vastgesteld, is communicatie één van de bouwstenen van een succesvol project. Als projectleden makkelijk met elkaar kunnen communiceren, is het ook een stuk eenvoudiger om met elkaar samen te werken. Individuele stappen in het proces en de bijbehorende documenten worden hierdoor tevens overzichtelijk vastgelegd; zo blijven alle betrokkenen volledig up-to-date. 

Tijdregistratie

Gebruikers van de software kunnen eenvoudig hun werktijden in het systeem vastleggen. Hierdoor kan men precies inzien hoeveel uur men met ieder project bezig is geweest. 

Voortgangsbewaking

Dashboards binnen het systeem laten individuele deelgebieden van het project zien, maar ook het grote geheel wordt hierdoor in kaart gebracht. Zo blijft men op de hoogte van de voortgang. Blijft een project stil lopen of verloopt het niet volgens de planning, dan kan men precies zien waar en waarom het misgaat. 

Beheer van middelen

Tot slot houdt een ander deel van de software zich bezig met het beheren van de beschikbare en benodigde middelen. Artikelen in het magazijn worden gereserveerd voor het project en ontbrekende materialen worden in kaart gebracht, zodat deze tijdig besteld kunnen worden. Zo zorgt men ervoor dat de benodigde middelen altijd aanwezig zijn. 

De rol van het ERP-systeem

Sommige bedrijven kiezen ervoor om alleen met de projectmanagement-software aan de slag te gaan. Maar het volledige potentieel van de software wordt pas echt benut wanneer deze in verbinding staat met het ERP-systeem. De processen kunnen hierdoor namelijk nog efficiënter geoptimaliseerd worden. 

Het hele bedrijf in verbinding

Een integratie met het ERP-systeem vormt de koppeling tussen alle andere delen van het bedrijf. Denk hierbij aan magazijnbeheer, inkoop, personeelsmanagement en boekhouding. Deze afdelingen hebben immers allemaal op hun eigen manier een rol in het project, en moeten daarom ook op de hoogte zijn van de meest recente ontwikkelingen. 

Zo zal de verbinding met het magazijn ervoor zorgen dat materialen aanwezig zijn, of zorgt de connectie met inkoop ervoor dat ontbrekende materialen zo snel mogelijk besteld kunnen worden. De HR-medewerkers moeten zich eenvoudig kunnen buigen over de betrokkenheid van de individuele projectmedewerkers; het is dus wel zo prettig als deze informatie tussen de bestaande systemen uitgewisseld kan worden.

Het inkorten van deze processen is overigens te realiseren binnen alle vakgebieden van het bedrijf; dat is dan ook de reden dat de combinatie met het ERP-systeem zo waardevol is. 

Een systeem dat bij u past

Zoals altijd valt of staat de zoektocht naar een geschikt systeem met de voorbereiding. Bedrijven moeten eerst in kaart brengen welke interfaces ze willen gebruiken, en met welke andere systemen (bijvoorbeeld het ERP) de software verbonden moet kunnen worden. Uiteindelijk wilt u over een systeem beschikken met alle functies waarnaar u op zoek bent; onnodige functies maken de softwareomgeving alleen maar ingewikkelder en duurder. 

Daarom is het belangrijk om uzelf eerst goed in te lezen en om de wensen en eisen overzichtelijk in kaart te brengen. Dit wordt ook wel gedaan in een zogeheten specificatieblad. Hier worden randvoorwaarden zoals het budget, het tijdsbestek, het aantal gebruikers en het eerder besproken licentiemodel in kaart gebracht. Als u dit eenmaal in kaart heeft gebracht, dan wordt de zoektocht naar een geschikt systeem meteen een stuk makkelijker. 

Samenvattend

Projectmanagement-software biedt bedrijven de mogelijkheid om hun projecten efficiënter, transparanter en kosteneffectiever in te richten. De software biedt structuur aan in de planning, maakt het eenvoudiger om de voortgang te controleren en draagt dus bij aan een efficiënter project. Bedrijven halen pas écht het meeste uit hun software, wanneer deze in verbinding staat met het ERP-systeem. 

Het is daarom belangrijk dat u in de zoektocht naar projectmanagement-software rekening houdt met een eventuele verbinding met uw ERP-software. Onze leverancier-onafhankelijke vergelijkingstool biedt de mogelijkheid om op zoek te gaan naar een ERP-systeem met een integratie voor projectmanagement. U kunt hier verschillende systemen met elkaar vergelijken, zodat u een oplossing kunt vinden die écht bij u past.