ERP zakelijke dienstverlening

Een ERP systeem voor de zakelijke dienstverlening

In deze serie behandelen we de overwegingen bij de zoektocht naar een sectorspecifiek ERP systeem. Deze editie gaat over ERP voor de zakelijke dienstverlening.

Nergens geldt ‘Tijd is geld’ zo sterk als in de zakelijke dienst­verlening. In een concurrerende markt wilt u zeker weten dat uw consultants, adviseurs, advoca­ten of accountants zo efficiënt mogelijk worden ingezet. Hoe houdt u het overzicht? Hoe weet u zeker dat er geen dubbel werk wordt verricht? Hoe kunt u uw diensten zo snel mogelijk volle­dig correct factureren? En welk IT systeem kan u hierbij onder­steunen?

Grip op de planning

Een van de meest belangrijke zaken waar dienstverleners op moeten letten is de status van hun ‘project pipeline’. Dit is het overzicht van alle huidige en opkomende projecten. Idealiter hebt u een goed gevulde project pipeline waarbij u lang van te­voren weet welke mensen zich waarmee bezig zullen houden.

Met een project management module krijgt u inzicht in de huidige voortgang van uw pro­jecten. Welke specialisten wor­den waarvoor ingezet? En lukt het om binnen tijd en budget op te leveren? Tegelijkertijd wilt u weten wat er op de planning staat. Dit geldt zowel voor pro­jecten waar het contract al van ondertekend is, als voor projec­ten waar de onderhandelingen vergevorderd zijn. Als zakelijke dienstverlener is het handig om een ERP systeem te vinden dat al deze informatie aanbiedt in één overzichtelijk dashboard.

‘Een bedrijf is zo goed als de mensen die er werken’

In wei­nig sectoren is dit cliché meer van toepassing dan bij zakelijke dienstverlening. Het geleverde werk wordt vaak één op één bepaald door uw werknemers. Personeelsplanning is dan ook cruciaal. Niet alleen moet u zor­gen dat niemand zonder werk zit, maar ook dat u de juiste mensen aan de juiste projecten laat werken.

Als u op zoek gaat naar een ERP systeem moet u daarom na­denken over een automatische koppeling met de Hu­man Resource Management (HRM) module. Met de HRM module worden alle personeelszaken beheerd en gemonitord. Door de koppeling krijgt u snel ant­woord op vragen als: Hoeveel uren zijn verschillende speci­alisten in de komende periode beschikbaar? Wie gaat wanneer met vakantie of verlof? Is het de moeite waard om een freelancer in te huren?

Met inzicht in bovenstaande zaken kunt u professionals zo effectief mogelijk inzetten op projecten waar ze de grootste bijdrage kunnen leveren. Daar­mee voorkomt u dat consul­tants bij verschillende projecten moeten inspringen en daardoor veel tijd kwijt zijn aan het steeds opnieuw opstarten. Een HRM module is bij de meeste ERP systemen wel gebruikelijk. Een goede koppeling met project management echter niet. Zorg dus dat u goed let op de moge­lijkheden hiervoor als u op zoek bent.

Facturen zo snel mogelijk de deur uit

Veel organisaties in de zakelijke dienstverlening hebben te ma­ken met hoge Day Sales Outstanding (DSO). Hiermee bedoe­len wij het aantal dagen dat het kost om uw omzet binnen te ha­len nadat de dienst geleverd is. Natuurlijk kunt u klanten niet dwingen om facturen op de­zelfde dag nog te betalen. Het is dus belangrijk om uw facturen zo snel mogelijk te versturen.

Een ERP systeem kan voor een automatische koppeling zorgen tussen urenregistratie en fac­turatie. Zo bent u minder tijd kwijt met het overnemen van informatie uit soms ingewikkel­de timesheets. Bovendien kun­nen er bij handmatig invoeren sneller fouten insluipen.

Alleen daarmee bent u er nog niet. Het is ook belangrijk dat de urenregistratie volledig up-to-date is. Soms declareren con­sultants slechts eens per twee weken, of zelfs eens per maand hun uren. Met een overzichte­lijk urenregistratie portal dat ook eenvoudig met een smart­phone of tablet te bereiken is, wordt het voor hen eenvoudiger om uren vaker, bijvoorbeeld da­gelijks, door te geven.

Leren van het verleden

Hoe zorgt u ervoor dat alle on­derdelen van een organisatie kunnen leren van het verleden? Bijvoorbeeld wanneer een pro­jectgroep in België zich bezig­houdt met een opdracht die in­houdelijk veel overeenkomsten vertoont met een ander project in Duitsland van twee jaar eer­der.

Veel ERP leveranciers bieden document management of knowledge management mo­dules aan. Het is als zakelijke dienstverlener belangrijk dat deze eenvoudig kun­nen worden gekoppeld aan projectplan­ning en management modules. Zo kunt u de planning van het project in Duitsland opvra­gen omdat deze automatisch is gearchiveerd. En dankzij de koppeling met de project ma­nagement module ziet u precies welke professionals wat hebben gedaan.

Rolspecifieke toegang tot de software

Cloud oplossingen voor ERP zijn populair bij zakelijke dienstverleners. Daarmee kan het systeem vanuit elke locatie worden geraadpleegd. Dat is in deze sector aan te raden omdat bij veel bedrijven het personeel buiten de deur werkt.

Maar niet alleen uw eigen per­soneel heeft profijt van Cloud ERP. Ook bijvoorbeeld een specialist die u tijdelijk als free­lancer hebt ingehuurd kan zijn urenregistratie direct doorvoe­ren, of best practices doorgeven na afronding van een project. Maar u wilt niet dat een externe opdrachtnemer toegang krijgt tot al uw interne bedrijfsproces­sen. Daarom is het belangrijk dat uw ERP systeem uitgebreid instelbare rolspecifieke toegang biedt.

Dat is niet alleen uit veiligheids­overwegingen belangrijk, het heeft ook voordelen voor de gebruiksvriendelijkheid. Wan­neer bijvoorbeeld een project­manager alleen informatie ziet die specifiek voor hem of haar relevant is, zal deze minder snel worden afgeleid door allerlei overbodige cijfers of rapporten en daardoor efficiënter zijn werk kunnen doen.

ERP leveranciers voor de zakelijke dienstverlening

Op internet vindt u honderden ERP aanbieders. Dus hoe maakt u nou de juiste keuze? Dat hangt natuurlijk erg af welke functionaliteiten u wenst, hoe hoog uw budget is, hoeveel maatwerk u nodig heeft, of u kiest voor Cloud of juist On-Premise etc. Kies in ieder geval niet alleen voor de ERP software, maar ook voor een partner met ervaring in de industrie. Een partner die weet hoe u uitdagingen aangaat en overwint.

Eerder in deze serie verschenen deze specifieke branches

Een ERP systeem voor de bouw
Een ERP systeem voor de discrete productie
Een ERP systeem voor de financiële dienstverlening
Een ERP systeem voor de groothandel
Een ERP systeem voor de installatiebranche
Een ERP systeem voor de procesindustrie
Een ERP systeem voor de publieke sector
Een ERP systeem voor de retail
Een ERP systeem voor de zorg

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

De verschillende vormen van Cloud

Publieke of private cloud voor de eigen ERP-software van het bedrijf? We presenteren enkele cloudmodellen en laten hun voor- en nadelen zien.

Lees verder

ERP-software uit de cloud: een overzicht

U kunt op dit moment cloudgebaseerde ERP-software verkrijgen bij deze softwareleveranciers.

Lees verder

5 voordelen van Cloud ERP software

De 5 voordelen van Cloud ERP software waardoor bedrijven massaal kiezen voor deze manier van installatie.

Lees verder