ERP publieke sector

Een ERP systeem voor de publieke sector

In deze serie zal er gekeken worden naar waar men op moet letten bij het implementeren van een branche specifiek ERP systeem voor de publieke sector.

De publieke sector is een verzamelnaam voor alle overheids- en semioverheidsorganisaties. Doordat de taken van deze instanties zo ver uiteenlopen, zoals defensie, onderwijs en bestuur, zijn ook de behoeftes aan een ERP systeem sterk verschillend. Het is dus niet eenvoudig aan te geven welke functionaliteiten u nodig heeft. Toch zijn er een aantal gemeenschappelijke problemen die specifiek zijn voor de publieke sector. Deze problemen en de noodzaak om een gespecialiseerde ERP leverancier te vinden, zullen wij in dit artikel behandelen.

Besluitvorming binnen de publieke sector

Bij ICT-projecten in de publieke sector ontstaan vaak problemen omdat er te veel mensen betrokken zijn. Hoogleraar beleidsinformatica Hans Mulder formuleerde het duidelijk tijdens een onderzoek naar ICT-projecten binnen de overheid. 'Als er een top-tien zou zijn van redenen waarom projecten falen, dan gaan de eerste drie over mensen en niet over de technologie zelf'.

Hoe meer mensen er bij een ERP implementatie betrokken zijn, hoe sneller miscommunicatie zal plaats vinden. Het zijn vaak de grootste projecten die mis lopen. Deze halen dan ook direct het journaal, wat de indruk wekt dat alle ICT projecten in de publieke sector falen. Kleinere projecten, bijvoorbeeld bij provincies en gemeentes slagen veel vaker.

De besluitvorming verschilt sterk van de commerciële sector. Hier zijn minder mensen betrokken en deze zijn vaak in belangrijke mate beslissing bevoegd. Het helpt als een ERP leverancier gewend is aan de processen in de publieke sector. Zij moeten hier begrip voor hebben en goed op in kunnen spelen. Dit verbetert de samenwerking en minimaliseert communicatieproblemen.

Bezuinigingsdruk leidt tot risicovolle implementaties

Tijdens ERP implementaties bij overheidsinstellingen wordt vaak voor een risicovolle aanpak gekozen. Dit komt door een sterke wens om het project binnen tijd en budget af te ronden. Er wordt dan gekozen om minder uitgebreid te testen en het systeem in één keer uit te rollen. Dit wordt een “big bang” implementatie genoemd.

De testfase tijdens een implementatie is echter cruciaal. Hier kunnen fouten worden opgemerkt die anders leiden tot grote schade. Partijen met ervaring in de publieke sector kennen dit probleem. Zij kunnen dit soort risico’s beter afwegen tegen uw verlangen om een project op tijd en binnen budget af te ronden.

Rekening houden met overheidsdoelstellingen

ERP leveranciers die zich specialiseren in de publieke sector houden de laatste beleidsontwikkelingen goed in de gaten. Neem nou de ambitieuze doelstellingen voor de digitalisering van gegevens bij overheidsinstellingen in België. Zodra een dergelijk voornemen wordt uitgesproken, gaan specialisten zelf aan de slag om hun systeem hiervoor te klaar te maken.

Zo een ontwikkeling vindt minder snel plaats bij aanbieders van meer generieke ERP software. Dat komt doordat gespecialiseerde aanbieders duidelijk schaalvoordelen hebben. Door hun grote portfolio aan bedrijven in de publieke sector, worden ontwikkelingskosten eenvoudiger terug verdiend. U als klant heeft daar ook voordeel van. Het zorgt dat nieuwe functionaliteiten zonder veel maatwerk voor u beschikbaar worden.

Balans tussen veiligheid en werkbaarheid

De zorgen over de dataveiligheid nemen steeds verder toe. Met name overheidsinstellingen moeten hier aandacht aan schenken. Een beveiligingslek is altijd vervelend, maar het is extra pijnlijk als het persoonlijke gegevens over burgers betreft.

Te veel angst voor dataveiligheid leidt echter tot onwenselijke situaties. Toen eind 2014 in Nederland vertrouwelijke politieonderzoeken naar buiten kwamen, waren cyberbeveiliging-experts niet verbaasd. Dit kwam niet omdat de systemen slecht beveiligd waren. Integendeel, de veiligheidsmaatregelen maakten de systemen en protocollen zo ingewikkeld dat er nauwelijks mee te werken viel. De gebruikers bedachten daarom work-arounds en sloegen data op alternatieve (slecht-beveiligde) plekken op.

Het is belangrijk om na te denken hoe veiligheidsmaatregelen invloed hebben op het gebruikersgemak. Hoe strenger de regels, hoe groter de verleiding om alternatieve methodes te bedenken. Een partner met ervaring in de publieke sector kan u adviseren hoe ver u hier in kan gaan.

Unieke, complexe en niet-gestandaardiseerde ICT landschappen

Veel ICT systemen zijn bij publieke instellingen relatief oud. Zij stammen uit een tijd waar er niet goed over datastructuren werd nagedacht. Dit levert problemen op als de instanties over willen naar één overkoepelend ERP systeem. Consultants treffen vaak een uiteenlopend, complex en weinig gestandaardiseerd ICT landschap aan.

Dit maakt het moeilijk om te analyseren welke problemen tijdens een implementatie dienen te worden overwonnen. Eerst moeten alle bestaande data worden gestandaardiseerd. Vaak zijn gegevens in allerlei verschillen bestandstypes opgeslagen, op verschillende plekken en in verschillende systemen.

Zo ook bij de implementatie van een ERP systeem bij Defensie Nederland. Dit liep uit op een fiasco, voornamelijk omdat het standaardiseren van de data veel meer tijd en geld kostte dan verwacht. Dit soort zaken worden door partijen die weinig ervaring hebben in de publieke sector vaak onderschat. Het kan leiden tot grove overschrijdingen van budget.

ERP partijen met een specifieke oplossing voor de publieke sector

Het is duidelijk dat u een goede partner nodig heeft die ervaring heeft in implementaties in de publieke sector. Kies dus niet alleen voor de software, maar ook voor een partner met ervaring in de industrie. Een partner die weet hoe u uitdagingen aangaat en overwint.

Maar waar vindt u deze aanbieders? En hoe maakt u de juiste keuze? Dat hangt natuurlijk erg af welke functionaliteiten u wenst, hoe hoog uw budget is, hoeveel maatwerk u nodig heeft en of u kiest voor cloud of juist on-premise.

Eerder in deze serie verschenen deze specifieke branches

Een ERP systeem voor de bouw
Een ERP systeem voor de discrete productie
Een ERP systeem voor de financiële dienstverlening
Een ERP systeem voor de groothandel
Een ERP systeem voor de installatiebranche
Een ERP systeem voor de procesindustrie
Een ERP systeem voor de retail
Een ERP systeem voor de zakelijke dienstverlening
Een ERP systeem voor de zorg

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

De verschillende vormen van Cloud

Publieke of private cloud voor de eigen ERP-software van het bedrijf? We presenteren enkele cloudmodellen en laten hun voor- en nadelen zien.

Lees verder

ERP-software uit de cloud: een overzicht

U kunt op dit moment cloudgebaseerde ERP-software verkrijgen bij deze softwareleveranciers.

Lees verder

5 voordelen van Cloud ERP software

De 5 voordelen van Cloud ERP software waardoor bedrijven massaal kiezen voor deze manier van installatie.

Lees verder