ERP publieke sector

Een ERP systeem voor de publieke sector

In deze serie zal er gekeken worden naar waar men op moet letten bij het implementeren van een branche specifiek ERP systeem voor de publieke sector.

De publieke sector is een verzamelnaam voor alle overheids- en semioverheidsorganisaties. Doordat de taken van deze instanties zo ver uiteenlopen, zoals defensie, onderwijs en bestuur, zijn ook de behoeftes aan een ERP systeem sterk verschillend. Het is dus niet eenvoudig aan te geven welke functionaliteiten u nodig heeft. Toch zijn er een aantal gemeenschappelijke problemen die specifiek zijn voor de publieke sector. Deze problemen en de noodzaak om een gespecialiseerde ERP leverancier te vinden, zullen wij in dit artikel behandelen.

Besluitvorming binnen de publieke sector

Bij ICT-projecten in de publieke sector ontstaan vaak problemen omdat er te veel mensen betrokken zijn. Hoogleraar beleidsinformatica Hans Mulder formuleerde het duidelijk tijdens een onderzoek naar ICT-projecten binnen de overheid. 'Als er een top-tien zou zijn van redenen waarom projecten falen, dan gaan de eerste drie over mensen en niet over de technologie zelf'.

Hoe meer mensen er bij een ERP implementatie betrokken zijn, hoe sneller miscommunicatie zal plaats vinden. Het zijn vaak de grootste projecten die mis lopen. Deze halen dan ook direct het journaal, wat de indruk wekt dat alle ICT projecten in de publieke sector falen. Kleinere projecten, bijvoorbeeld bij provincies en gemeentes slagen veel vaker.

De besluitvorming verschilt sterk van de commerciële sector. Hier zijn minder mensen betrokken en deze zijn vaak in belangrijke mate beslissing bevoegd. Het helpt als een ERP leverancier gewend is aan de processen in de publieke sector. Zij moeten hier begrip voor hebben en goed op in kunnen spelen. Dit verbetert de samenwerking en minimaliseert communicatieproblemen.

Bezuinigingsdruk leidt tot risicovolle implementaties

Tijdens ERP implementaties bij overheidsinstellingen wordt vaak voor een risicovolle aanpak gekozen. Dit komt door een sterke wens om het project binnen tijd en budget af te ronden. Er wordt dan gekozen om minder uitgebreid te testen en het systeem in één keer uit te rollen. Dit wordt een “big bang” implementatie genoemd.

De testfase tijdens een implementatie is echter cruciaal. Hier kunnen fouten worden opgemerkt die anders leiden tot grote schade. Partijen met ervaring in de publieke sector kennen dit probleem. Zij kunnen dit soort risico’s beter afwegen tegen uw verlangen om een project op tijd en binnen budget af te ronden.

Rekening houden met overheidsdoelstellingen

ERP leveranciers die zich specialiseren in de publieke sector houden de laatste beleidsontwikkelingen goed in de gaten. Neem nou de ambitieuze doelstellingen voor de digitalisering van gegevens bij overheidsinstellingen in België. Zodra een dergelijk voornemen wordt uitgesproken, gaan specialisten zelf aan de slag om hun systeem hiervoor te klaar te maken.

Zo een ontwikkeling vindt minder snel plaats bij aanbieders van meer generieke ERP software. Dat komt doordat gespecialiseerde aanbieders duidelijk schaalvoordelen hebben. Door hun grote portfolio aan bedrijven in de publieke sector, worden ontwikkelingskosten eenvoudiger terug verdiend. U als klant heeft daar ook voordeel van. Het zorgt dat nieuwe functionaliteiten zonder veel maatwerk voor u beschikbaar worden.

Balans tussen veiligheid en werkbaarheid

De zorgen over de dataveiligheid nemen steeds verder toe. Met name overheidsinstellingen moeten hier aandacht aan schenken. Een beveiligingslek is altijd vervelend, maar het is extra pijnlijk als het persoonlijke gegevens over burgers betreft.

Te veel angst voor dataveiligheid leidt echter tot onwenselijke situaties. Toen eind 2014 in Nederland vertrouwelijke politieonderzoeken naar buiten kwamen, waren cyberbeveiliging-experts niet verbaasd. Dit kwam niet omdat de systemen slecht beveiligd waren. Integendeel, de veiligheidsmaatregelen maakten de systemen en protocollen zo ingewikkeld dat er nauwelijks mee te werken viel. De gebruikers bedachten daarom work-arounds en sloegen data op alternatieve (slecht-beveiligde) plekken op.

Het is belangrijk om na te denken hoe veiligheidsmaatregelen invloed hebben op het gebruikersgemak. Hoe strenger de regels, hoe groter de verleiding om alternatieve methodes te bedenken. Een partner met ervaring in de publieke sector kan u adviseren hoe ver u hier in kan gaan.

Unieke, complexe en niet-gestandaardiseerde ICT landschappen

Veel ICT systemen zijn bij publieke instellingen relatief oud. Zij stammen uit een tijd waar er niet goed over datastructuren werd nagedacht. Dit levert problemen op als de instanties over willen naar één overkoepelend ERP systeem. Consultants treffen vaak een uiteenlopend, complex en weinig gestandaardiseerd ICT landschap aan.

Dit maakt het moeilijk om te analyseren welke problemen tijdens een implementatie dienen te worden overwonnen. Eerst moeten alle bestaande data worden gestandaardiseerd. Vaak zijn gegevens in allerlei verschillen bestandstypes opgeslagen, op verschillende plekken en in verschillende systemen.

Zo ook bij de implementatie van een ERP systeem bij Defensie Nederland. Dit liep uit op een fiasco, voornamelijk omdat het standaardiseren van de data veel meer tijd en geld kostte dan verwacht. Dit soort zaken worden door partijen die weinig ervaring hebben in de publieke sector vaak onderschat. Het kan leiden tot grove overschrijdingen van budget.

ERP partijen met een specifieke oplossing voor de publieke sector

Het is duidelijk dat u een goede partner nodig heeft die ervaring heeft in implementaties in de publieke sector. Kies dus niet alleen voor de software, maar ook voor een partner met ervaring in de industrie. Een partner die weet hoe u uitdagingen aangaat en overwint.

Maar waar vindt u deze aanbieders? En hoe maakt u de juiste keuze? Dat hangt natuurlijk erg af welke functionaliteiten u wenst, hoe hoog uw budget is, hoeveel maatwerk u nodig heeft en of u kiest voor cloud of juist on-premise.

Eerder in deze serie verschenen deze specifieke branches

Een ERP systeem voor de bouw
Een ERP systeem voor de discrete productie
Een ERP systeem voor de financiële dienstverlening
Een ERP systeem voor de groothandel
Een ERP systeem voor de installatiebranche
Een ERP systeem voor de procesindustrie
Een ERP systeem voor de retail
Een ERP systeem voor de zakelijke dienstverlening
Een ERP systeem voor de zorg

Nieuwe blog artikelen

Het ERP implementatie plan

Een checklist voor het hele traject van de implementatie van uw nieuwe ERP systeem.

Lees verder

Voorkom dat je ERP implementatie mislukt

Een ERP implementatie mislukt vaak door onnodige fouten te maken. Ontdek hoe je deze fouten voorkomt en een succesvolle implementatie tegemoet gaat.

Lees verder