ERP zorg

Een ERP systeem voor de zorg

Ontdek waar u op moet letten bij het zoeken naar een ERP systeem voor de zorg.

Zorginstellingen streven er iedere dag naar om een zo goed mogelijke zorg te bieden. Tegelijkertijd moeten zij de immer rijzende zorgkosten zien te drukken. Bij deze moeilijke spagaat kan een sectorspecifiek ERP systeem van veel waarde zijn. Hiermee kunnen de processen die niet direct zorg-gerelateerd zijn worden ondersteund en geautomatiseerd. Deze niet-zorg processen bepalen voor een groot deel de prestaties van een zorginstelling.

Facturatie in de zorg

De kosten van behandelingen mogen niet door zorginstellingen zelf worden bepaald. De Belgische overheid bepaalt twee keer per jaar welk tarief het ziekenhuis mag aanrekenen. Dit heet de ligdagprijs, en bevat alle componenten om de zorg voor een patiënt te financieren (verpleegkundig personeel, zorgpersoneel, materiaal etc.). De tarieven worden bepaald op basis van de cijfers die de ziekenhuizen doorgegeven aan de FOD Volksgezondheid. Zo hebben deze dus steeds een vertraagd karakter.

Verdere details van tariferingen wordt medebepaald door de RIZIV-conventie waaronder de verstrekte zorg valt. Dit zijn akkoorden die nationaal worden afgesloten tussen de ziekenfondsen en het rijksinstituut voor Ziekte- en Invalideitsverzekering (Riziv). In deze conventie worden tarieven vastgelegd voor medische verstrekkingen.

Om te zorgen dat automatisch de juiste tarieven worden berekend, gebruiken zorginstellingen zogenaamde tarifering-factureringsystemen (Tar/Fac systemen). Maar het juiste tarief rekenen is niet genoeg. De echte complexiteit komt kijken bij het berekenen van de basis voor facturatie. Deze basis zijn de gegevens die via My-CareNet beschikbaar worden gesteld. Voor iedere patiënt moeten de mutaties in deze toepassing worden gebracht. Pas nadat deze mutaties zijn goedgekeurd, kan men bedragen in rekening brengen. Een goedwerkende link met MyCareNet is dus belangrijk om een zo correct mogelijke facturatie te realiseren. Het berekenen van de mate waarop en waarin een patiënt behandeling heeft ontvangen is complex. Dit is echter de basis de sleutel bij correcte facturatie.

Zoals u heeft kunnen lezen zitten er heel wat haken en ogen aan facturatie voor zorginstellingen. Zorg dus dat u hier goed op let wanneer u op zoek gaat naar een ERP systeem.

Financiën in de zorg

De zorgsector bestaat voornamelijk uit semioverheidsinstellingen. Dit heeft verregaande consequenties voor de manier waarop deze organisaties met budgetten en financiële data moeten omgaan. Hiervoor zijn door de overheid uiteraard strenge regels opgesteld.

En daar komt nog eens bovenop dat financieel beheer in deze sector nogal complex is. Zo hebben zorginstellingen op ieder moment tientallen leningen uitstaan voor allerlei zaken. Om hier grip op te krijgen is een functionaliteit voor leningenbeheer aan te bevelen. Het ERP systeem helpt u dan met het boeken van schulden, het overboeken van lange- naar korte termijnschulden etc.

Ook zijn zorginstellingen verplicht om hun boekhoudkundige gegevens jaarlijks over te maken aan de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. De gegevens van de zorginstelling wordt gecontroleerd met behulp van een daarvoor ontworpen applicatie: FINHOSTA. Deze applicatie is gratis te gebruiken door alle ziekenhuisinstellingen om te zorgen dat de gegevens goed kunnen worden gecontroleerd.

De boekhoudkundige gegevens zijn echter slechts een onderdeel van wat er moet worden doorgegeven worden aan de FOD Volksgezondheid via Finhosta. Zo dienen elk kwartaal de gegevens rond de ligdagen en het soort verzekering van de patiënten door gegeven te worden. Ook zijn er tal van rapporteringen die de financiële gegevens verzamelen, telkens op een licht andere manier. Een belangrijk onderdeel daarin zijn de personeelsgegevens. Een ziekenhuis moet immers voldoen aan de regels van het normpersoneel (personeel waarvoor men gefinancierd wordt). Zorg er dus voor dat u een ERP systeem zoekt dat rekening houdt met de processen omtrent het verzamelen en doorgeven van financiële gegevens in de zorg.

Facilitair beheer

Functionaliteiten voor facilitair beheer verdienen uw aandacht bij de zoektocht naar een ERP systeem voor de zorgsector. Hiermee bedoelen wij zaken als technische dienst voor reparaties en preventief onderhoud, maar ook ruimte- en sleutelbeheer. Het belang van technisch beheer van losstaande apparatuur (medisch of niet-medisch) lijkt evident. Het is dan ook logisch dat in uw ERP systeem functionaliteiten moeten terugkomen om dit te ondersteunen. Denk aan een duidelijk historisch overzicht van onderhoudswerk. Zodra het tijd is voor intern preventief en curatief onderhoud, kan een notificatie worden gezonden naar de technische dienst. Overigens kunnen er zo nodig ook manuele werkorders voor onderhoud worden ingepland.

Omdat zorginstellingen vaak groot zijn, kan de technische dienst gebreken over het hoofd zien. Het is dan handig als iedere gebruiker melding kan maken zodra zij bijvoorbeeld een kapotte lamp opmerken. Deze melding komt dan automatisch bij de technische dienst terecht.

Logistiek beheer

Goed logistiek beheer is erg belangrijk binnen zorginstellingen. Kijk alleen al naar warehouse management. Ziekenhuizen hebben vaak meerdere vestigingen met ieder een apart magazijn. Sterker nog, zelfs binnen één vestiging zijn de voorraden gefragmenteerd. Een deel van de voorraden ligt alvast bij de verschillende afdelingen voor gebruik. Het feit dat er goederen uit het magazijn zijn genomen betekent dus niet dat deze al zijn gebruikt.

Toch wilt u één centraal beeld van alle beschikbare voorraden. Zorg dus dat u een ERP systeem vindt die ervoor zorgt dat de ontvangst, de exacte locatie en het daadwerkelijke verbruik van de voorraden centraal en precies kan worden bijgehouden. Een bijkomend aspect van voorraadmanagement binnen zorginstellingen is dat veel artikelen maar beperkt houdbaar zijn. Hierdoor moet u op zoek naar een ERP systeem met functionaliteiten voor FEFO-verificatie (First-expired-first-out). Dit zorgt er voor dat de artikelen die het snelste bederven, het eerste worden gebruikt.

Rol-gebaseerde gebruikersportalen

Binnen een zorginstelling werken een enorme verscheidenheid aan mensen. Van verplegers tot schoonmakers, van receptionisten tot aan hartchirurgen. Nog meer dan in het bedrijfsleven lopen de verantwoordelijkheden uiteen. Om te zorgen dat een ERP systeem gebruiksvriendelijk en blijft, doet u er goed aan om een systeem te vinden met uitgebreide mogelijkheden om het user interface aan te passen aan de behoeftes van de gebruiker. Met een rol-gebaseerde interface kunnen medewerkers in één venster een overzicht vinden van alle relevante gegevens, uit te voeren taken, functiegerichte snelkoppelingen etc.

Een ERP leverancier met een specifieke oplossing voor de zorg

Op internet vindt u honderden ERP aanbieders. Dus hoe maakt u nou de juiste keuze? Dat hangt natuurlijk erg af welke functionaliteiten u wenst, hoe hoog uw budget is, hoeveel maatwerk u nodig heeft, of u kiest voor cloud of juist on-premise. Kies in ieder geval niet alleen voor de software, maar ook voor een partner met ervaring in de industrie. Een partner die weet hoe u uitdagingen aangaat en overwint.

Eerder in deze serie verschenen deze specifieke branches

Een ERP systeem voor de bouw
Een ERP systeem voor de discrete productie
Een ERP systeem voor de financiële dienstverlening
Een ERP systeem voor de groothandel
Een ERP systeem voor de installatiebranche
Een ERP systeem voor de procesindustrie
Een ERP systeem voor de publieke sector
Een ERP systeem voor de retail
Een ERP systeem voor de zakelijke dienstverlening

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

ERP-software voor groeiende bedrijven

Hier leest u welke eisen u als groeiend bedrijf moet stellen aan geschikte ERP-software.

Lees verder

ERP software voor start-ups

Vooral start-ups kunnen profiteren van de vroege introductie van ERP-software. Wat belangrijk is, leest u hier.

Lees verder

ERP-software voor groepen

ERP-software voor groepen moet aan zeer speciale eisen voldoen. U kunt hier lezen wat deze zijn.

Lees verder