ERP zorg

Een ERP systeem voor de zorg

Ontdek waar u op moet letten bij het zoeken naar een ERP systeem voor de zorg.

Zorginstellingen streven er iedere dag naar om een zo goed mogelijke zorg te bieden. Tegelijkertijd moeten zij de immer rijzende zorgkosten zien te drukken. Bij deze moeilijke spagaat kan een sectorspecifiek ERP systeem van veel waarde zijn. Hiermee kunnen de processen die niet direct zorg-gerelateerd zijn worden ondersteund en geautomatiseerd. Deze niet-zorg processen bepalen voor een groot deel de prestaties van een zorginstelling.

Facturatie in de zorg

De kosten van behandelingen mogen niet door zorginstellingen zelf worden bepaald. De Belgische overheid bepaalt twee keer per jaar welk tarief het ziekenhuis mag aanrekenen. Dit heet de ligdagprijs, en bevat alle componenten om de zorg voor een patiënt te financieren (verpleegkundig personeel, zorgpersoneel, materiaal etc.). De tarieven worden bepaald op basis van de cijfers die de ziekenhuizen doorgegeven aan de FOD Volksgezondheid. Zo hebben deze dus steeds een vertraagd karakter.

Verdere details van tariferingen wordt medebepaald door de RIZIV-conventie waaronder de verstrekte zorg valt. Dit zijn akkoorden die nationaal worden afgesloten tussen de ziekenfondsen en het rijksinstituut voor Ziekte- en Invalideitsverzekering (Riziv). In deze conventie worden tarieven vastgelegd voor medische verstrekkingen.

Om te zorgen dat automatisch de juiste tarieven worden berekend, gebruiken zorginstellingen zogenaamde tarifering-factureringsystemen (Tar/Fac systemen). Maar het juiste tarief rekenen is niet genoeg. De echte complexiteit komt kijken bij het berekenen van de basis voor facturatie. Deze basis zijn de gegevens die via My-CareNet beschikbaar worden gesteld. Voor iedere patiënt moeten de mutaties in deze toepassing worden gebracht. Pas nadat deze mutaties zijn goedgekeurd, kan men bedragen in rekening brengen. Een goedwerkende link met MyCareNet is dus belangrijk om een zo correct mogelijke facturatie te realiseren. Het berekenen van de mate waarop en waarin een patiënt behandeling heeft ontvangen is complex. Dit is echter de basis de sleutel bij correcte facturatie.

Zoals u heeft kunnen lezen zitten er heel wat haken en ogen aan facturatie voor zorginstellingen. Zorg dus dat u hier goed op let wanneer u op zoek gaat naar een ERP systeem.

Financiën in de zorg

De zorgsector bestaat voornamelijk uit semioverheidsinstellingen. Dit heeft verregaande consequenties voor de manier waarop deze organisaties met budgetten en financiële data moeten omgaan. Hiervoor zijn door de overheid uiteraard strenge regels opgesteld.

En daar komt nog eens bovenop dat financieel beheer in deze sector nogal complex is. Zo hebben zorginstellingen op ieder moment tientallen leningen uitstaan voor allerlei zaken. Om hier grip op te krijgen is een functionaliteit voor leningenbeheer aan te bevelen. Het ERP systeem helpt u dan met het boeken van schulden, het overboeken van lange- naar korte termijnschulden etc.

Ook zijn zorginstellingen verplicht om hun boekhoudkundige gegevens jaarlijks over te maken aan de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. De gegevens van de zorginstelling wordt gecontroleerd met behulp van een daarvoor ontworpen applicatie: FINHOSTA. Deze applicatie is gratis te gebruiken door alle ziekenhuisinstellingen om te zorgen dat de gegevens goed kunnen worden gecontroleerd.

De boekhoudkundige gegevens zijn echter slechts een onderdeel van wat er moet worden doorgegeven worden aan de FOD Volksgezondheid via Finhosta. Zo dienen elk kwartaal de gegevens rond de ligdagen en het soort verzekering van de patiënten door gegeven te worden. Ook zijn er tal van rapporteringen die de financiële gegevens verzamelen, telkens op een licht andere manier. Een belangrijk onderdeel daarin zijn de personeelsgegevens. Een ziekenhuis moet immers voldoen aan de regels van het normpersoneel (personeel waarvoor men gefinancierd wordt). Zorg er dus voor dat u een ERP systeem zoekt dat rekening houdt met de processen omtrent het verzamelen en doorgeven van financiële gegevens in de zorg.

Facilitair beheer

Functionaliteiten voor facilitair beheer verdienen uw aandacht bij de zoektocht naar een ERP systeem voor de zorgsector. Hiermee bedoelen wij zaken als technische dienst voor reparaties en preventief onderhoud, maar ook ruimte- en sleutelbeheer. Het belang van technisch beheer van losstaande apparatuur (medisch of niet-medisch) lijkt evident. Het is dan ook logisch dat in uw ERP systeem functionaliteiten moeten terugkomen om dit te ondersteunen. Denk aan een duidelijk historisch overzicht van onderhoudswerk. Zodra het tijd is voor intern preventief en curatief onderhoud, kan een notificatie worden gezonden naar de technische dienst. Overigens kunnen er zo nodig ook manuele werkorders voor onderhoud worden ingepland.

Omdat zorginstellingen vaak groot zijn, kan de technische dienst gebreken over het hoofd zien. Het is dan handig als iedere gebruiker melding kan maken zodra zij bijvoorbeeld een kapotte lamp opmerken. Deze melding komt dan automatisch bij de technische dienst terecht.

Logistiek beheer

Goed logistiek beheer is erg belangrijk binnen zorginstellingen. Kijk alleen al naar warehouse management. Ziekenhuizen hebben vaak meerdere vestigingen met ieder een apart magazijn. Sterker nog, zelfs binnen één vestiging zijn de voorraden gefragmenteerd. Een deel van de voorraden ligt alvast bij de verschillende afdelingen voor gebruik. Het feit dat er goederen uit het magazijn zijn genomen betekent dus niet dat deze al zijn gebruikt.

Toch wilt u één centraal beeld van alle beschikbare voorraden. Zorg dus dat u een ERP systeem vindt die ervoor zorgt dat de ontvangst, de exacte locatie en het daadwerkelijke verbruik van de voorraden centraal en precies kan worden bijgehouden. Een bijkomend aspect van voorraadmanagement binnen zorginstellingen is dat veel artikelen maar beperkt houdbaar zijn. Hierdoor moet u op zoek naar een ERP systeem met functionaliteiten voor FEFO-verificatie (First-expired-first-out). Dit zorgt er voor dat de artikelen die het snelste bederven, het eerste worden gebruikt.

Rol-gebaseerde gebruikersportalen

Binnen een zorginstelling werken een enorme verscheidenheid aan mensen. Van verplegers tot schoonmakers, van receptionisten tot aan hartchirurgen. Nog meer dan in het bedrijfsleven lopen de verantwoordelijkheden uiteen. Om te zorgen dat een ERP systeem gebruiksvriendelijk en blijft, doet u er goed aan om een systeem te vinden met uitgebreide mogelijkheden om het user interface aan te passen aan de behoeftes van de gebruiker. Met een rol-gebaseerde interface kunnen medewerkers in één venster een overzicht vinden van alle relevante gegevens, uit te voeren taken, functiegerichte snelkoppelingen etc.

Een ERP leverancier met een specifieke oplossing voor de zorg

Op internet vindt u honderden ERP aanbieders. Dus hoe maakt u nou de juiste keuze? Dat hangt natuurlijk erg af welke functionaliteiten u wenst, hoe hoog uw budget is, hoeveel maatwerk u nodig heeft, of u kiest voor cloud of juist on-premise. Kies in ieder geval niet alleen voor de software, maar ook voor een partner met ervaring in de industrie. Een partner die weet hoe u uitdagingen aangaat en overwint.

Eerder in deze serie verschenen deze specifieke branches

Een ERP systeem voor de bouw
Een ERP systeem voor de discrete productie
Een ERP systeem voor de financiële dienstverlening
Een ERP systeem voor de groothandel
Een ERP systeem voor de installatiebranche
Een ERP systeem voor de procesindustrie
Een ERP systeem voor de publieke sector
Een ERP systeem voor de retail
Een ERP systeem voor de zakelijke dienstverlening

Nieuwe blog artikelen

Leverancier van de maand

Blisss Bootcamp

Bij Blisss Software kan je ook worden opgeleid tot Microsoft expert. Met de Blisss Bootcamp wordt je klaargestoomd om aan de slag te gaan met de meest gebruikte ERP software.

Lees verder
Leverancier van de maand

Het implementatieplan van: Blisss Software

Ontdek hoe een implementatie bij Blisss Software er aan toe gaat en hoe zij ervoor zorgen dat uw bedrijf zo soepel mogelijk de overstap maakt naar nieuwe bedrijfssoftware.

Lees verder