ERP installatiebranche

Een ERP systeem voor de installatiebranche

In deze serie behandelen we de overwegingen bij de zoektocht naar een sectorspecifiek ERP systeem. Deze editie gaat over ERP voor installateurs.

Installateurs kunnen een groot commercieel voordeel halen door over te stappen op papierloos werken. Hoe bespaart een monteur bijvoorbeeld op reiskosten door het anders invoeren van zijn werkbonnen? Waarmee geeft u opdrachtgevers beter inzicht in de verrichte werkzaamheden? Hoe weet u zeker dat alle werkzaamheden volledig gefactureerd worden? En welk IT-systeem kan u hierbij ondersteunen? Op deze vragen zal dit artikel antwoord proberen te geven.

Verwarring over groot aantal applicaties

Veel bedrijven in de installatiebranche gebruiken pakketten die zich puur richten op het onderhoud van technische installaties (CMMS). Daarnaast draaien ze nog een groot aantal andere applicaties voor bijvoorbeeld prijscalculatie, klantenbeheer en facturatie. Het is in de branche niet ongewoon dat mensen met 10 tot 15 verschillende toepassingen binnen hetzelfde bedrijf werken. Het schakelen tussen verschillende programma’s kost veel tijd. Daar komt nog bij dat elk programma zijn eigen wachtwoorden, updates en werkwijze kent.

Verwarring over de software zorgt er regelmatig voor dat medewerkers hun eigen administratie op papier of in Excelsheets erop nahouden. Dat komt de bedrijfsvoering niet ten goede. Soms is het een oplossing om de verschillende software met elkaar te koppelen. Vaak is dit echter erg prijzig en een ingewikkelde operatie. Daarom is het slim een volledige geïntegreerd ERP pakket te overwegen.

Voorkom kostenoverschrijdingen en boetes

Een volledig geïntegreerd pakket houdt rekening met een volledige cyclus van offerte tot facturatie. Dat begint al bij een goede module voor prijscalculatie. Hierin wordt rekening gehouden met verschillende soorten tarieven. Bijvoorbeeld voor werkzaamheden in het weekend of werkzaamheden door een gespecialiseerde technieker. Ook is de calculatie gekoppeld aan specifieke artikelen in artikellijsten. Zo weet degene die de werkzaamheden moet uitvoeren precies wat er in de offerte voorzien was. Daarmee neemt het risico op kostenoverschrijdingen af.

Bij periodieke opdrachten of onderhoudscontracten kan in de offertemodule een Service Level Agreement (SLA) worden voorzien. Hierin staat bijvoorbeeld dat een bepaalde installatie twee keer per jaar moet worden onderhouden. Deze afspraak wordt doorgestuurd naar de planningsmodule.

Daarnaast krijgen de planningsafdeling en de techniekers eenvoudig inzicht in andere voorwaarden uit de Service Level Agreement. Wanneer een storingsmelding binnenkomt over een belangrijke installatie, kan de verantwoordelijke in een oogopslag zien binnen hoeveel uur hij ter plekke moet zijn en hoeveel tijd hij heeft om de storing te verhelpen. Doordat de afspraken uit de SLA nageleefd worden, voorkomt de installateur boetes of toeslagen.

Planning die rekening houdt met aankoopbeheer en personeel

De gemiddelde technieker is door ziekte en verlof zo’n 40 tot 50 dagen per jaar afwezig. Een goede planningsmodule houdt rekening met afwezigheden. Dat kan door een automatische koppeling met een module voor personeelsbeheer. Ook erg belangrijk is dat de planningsmodule is gekoppeld met het aankoopbeheer. Zijn alle materialen besteld? Wanneer worden ze geleverd en zijn ze ter beschikking van de techniekers? Medewerkers van de planning moeten eenvoudig kunnen inzien of ze iets in kunnen plannen en of goederen die ze daarvoor nodig hebben geleverd zijn.

Direct inzicht voor de klant is een commercieel voordeel

Klanten willen graag precies weten welke werkzaamheden voor een bepaald bedrag worden uitgevoerd. Checklists kunnen daarbij helpen. De technieker vinkt op locatie aan welke handelingen hij heeft verricht en welke materialen hij heeft gebruikt. De klant krijgt in een online klantenportaal realtime inzicht in deze gegevens. Door deze transparantie heeft de installateur een commercieel voordeel ten opzichte van andere bedrijven die deze optie niet bieden.

Daarnaast hoeft de klant niet te wachten op statusrapporteringen, omdat hij zelf via het klantenportaal kan bijhouden welke storingen gemeld zijn, wat de status van die meldingen is, welke werkzaamheden gepland zijn, welke onderdelen besteld zijn en wat er is uitgevoerd. De meetings tussen de klant en installateur kunnen vervolgens gebruikt worden voor constructieve zaken zoals: ‘wat kunnen we in de toekomst nog verbeteren aan de installaties?’

Ook in de donkere kelder moet de mobiele applicatie werken

Veel onderhoudsbedrijven werken nog met papieren bonnetjes. De techniekers krijgen hun werkbonnen op het hoofdkantoor, vertrekken daarmee naar de klant, laten de bonnen aftekenen, schrijven zelf met de hand op welke materialen er gebruikt zijn en komen een of twee keer per week terug om hun bonnen af te geven. Het komt regelmatig voor dat een handschrift verkeerd wordt geïnterpreteerd of een bon ergens blijft liggen.

Een mobiele applicatie voor het invoeren van werkbonnen biedt een grote efficiëntiewinst. Gemiddeld scheelt het per technieker vier uur tijdwinst per week. Bovendien worden de gewerkte uren sneller (want realtime inzicht) en beter (bonnetjes blijven niet meer liggen) gefactureerd.

Erg belangrijk is dat het mobiele systeem ook functioneert zonder netwerkverbinding. Een technieker werkt vaak op locaties zonder (goede) verbinding. Bijvoorbeeld in een donkere kelder. Toch wil hij daar al gelijk zijn administratie invoeren. De applicatie kan deze later met het systeem synchroniseren wanneer er weer goede verbinding is. Zonder mogelijkheid tot offline werken, is er een groot risico dat er toch weer een dubbele administratie op papier wordt gevoerd.

ERP Partijen met een specifieke oplossing voor installatiebedrijven

Op internet vindt u honderden ERP aanbieders. Dus hoe maakt u nou de juiste keuze? Dat hangt natuurlijk erg af welke functionaliteiten u wenst, hoe hoog uw budget is, hoeveel maatwerk u nodig heeft, of u kiest voor Cloud of juist On-Premise etc. Kies in ieder geval niet alleen voor de software, maar ook voor een partner met ervaring in de industrie. Een partner die weet hoe u uitdagingen aangaat en overwint.

Eerder in deze serie verschenen deze specifieke branches

Een ERP systeem voor de bouw
Een ERP systeem voor de discrete productie
Een ERP systeem voor de financiële dienstverlening
Een ERP systeem voor de groothandel
Een ERP systeem voor de procesindustrie
Een ERP systeem voor de publieke sector
Een ERP systeem voor de retail
Een ERP systeem voor de zakelijke dienstverlening
Een ERP systeem voor de zorg

Nieuwe blog artikelen

Het ERP implementatie plan

Een checklist voor het hele traject van de implementatie van uw nieuwe ERP systeem.

Lees verder

Voorkom dat je ERP implementatie mislukt

Een ERP implementatie mislukt vaak door onnodige fouten te maken. Ontdek hoe je deze fouten voorkomt en een succesvolle implementatie tegemoet gaat.

Lees verder