ERP installatiebranche

Een ERP systeem voor de installatiebranche

In deze serie behandelen we de overwegingen bij de zoektocht naar een sectorspecifiek ERP systeem. Deze editie gaat over ERP voor installateurs.

Installateurs kunnen een groot commercieel voordeel halen door over te stappen op papierloos werken. Hoe bespaart een monteur bijvoorbeeld op reiskosten door het anders invoeren van zijn werkbonnen? Waarmee geeft u opdrachtgevers beter inzicht in de verrichte werkzaamheden? Hoe weet u zeker dat alle werkzaamheden volledig gefactureerd worden? En welk IT-systeem kan u hierbij ondersteunen? Op deze vragen zal dit artikel antwoord proberen te geven.

Verwarring over groot aantal applicaties

Veel bedrijven in de installatiebranche gebruiken pakketten die zich puur richten op het onderhoud van technische installaties (CMMS). Daarnaast draaien ze nog een groot aantal andere applicaties voor bijvoorbeeld prijscalculatie, klantenbeheer en facturatie. Het is in de branche niet ongewoon dat mensen met 10 tot 15 verschillende toepassingen binnen hetzelfde bedrijf werken. Het schakelen tussen verschillende programma’s kost veel tijd. Daar komt nog bij dat elk programma zijn eigen wachtwoorden, updates en werkwijze kent.

Verwarring over de software zorgt er regelmatig voor dat medewerkers hun eigen administratie op papier of in Excelsheets erop nahouden. Dat komt de bedrijfsvoering niet ten goede. Soms is het een oplossing om de verschillende software met elkaar te koppelen. Vaak is dit echter erg prijzig en een ingewikkelde operatie. Daarom is het slim een volledige geïntegreerd ERP pakket te overwegen.

Voorkom kostenoverschrijdingen en boetes

Een volledig geïntegreerd pakket houdt rekening met een volledige cyclus van offerte tot facturatie. Dat begint al bij een goede module voor prijscalculatie. Hierin wordt rekening gehouden met verschillende soorten tarieven. Bijvoorbeeld voor werkzaamheden in het weekend of werkzaamheden door een gespecialiseerde technieker. Ook is de calculatie gekoppeld aan specifieke artikelen in artikellijsten. Zo weet degene die de werkzaamheden moet uitvoeren precies wat er in de offerte voorzien was. Daarmee neemt het risico op kostenoverschrijdingen af.

Bij periodieke opdrachten of onderhoudscontracten kan in de offertemodule een Service Level Agreement (SLA) worden voorzien. Hierin staat bijvoorbeeld dat een bepaalde installatie twee keer per jaar moet worden onderhouden. Deze afspraak wordt doorgestuurd naar de planningsmodule.

Daarnaast krijgen de planningsafdeling en de techniekers eenvoudig inzicht in andere voorwaarden uit de Service Level Agreement. Wanneer een storingsmelding binnenkomt over een belangrijke installatie, kan de verantwoordelijke in een oogopslag zien binnen hoeveel uur hij ter plekke moet zijn en hoeveel tijd hij heeft om de storing te verhelpen. Doordat de afspraken uit de SLA nageleefd worden, voorkomt de installateur boetes of toeslagen.

Planning die rekening houdt met aankoopbeheer en personeel

De gemiddelde technieker is door ziekte en verlof zo’n 40 tot 50 dagen per jaar afwezig. Een goede planningsmodule houdt rekening met afwezigheden. Dat kan door een automatische koppeling met een module voor personeelsbeheer. Ook erg belangrijk is dat de planningsmodule is gekoppeld met het aankoopbeheer. Zijn alle materialen besteld? Wanneer worden ze geleverd en zijn ze ter beschikking van de techniekers? Medewerkers van de planning moeten eenvoudig kunnen inzien of ze iets in kunnen plannen en of goederen die ze daarvoor nodig hebben geleverd zijn.

Direct inzicht voor de klant is een commercieel voordeel

Klanten willen graag precies weten welke werkzaamheden voor een bepaald bedrag worden uitgevoerd. Checklists kunnen daarbij helpen. De technieker vinkt op locatie aan welke handelingen hij heeft verricht en welke materialen hij heeft gebruikt. De klant krijgt in een online klantenportaal realtime inzicht in deze gegevens. Door deze transparantie heeft de installateur een commercieel voordeel ten opzichte van andere bedrijven die deze optie niet bieden.

Daarnaast hoeft de klant niet te wachten op statusrapporteringen, omdat hij zelf via het klantenportaal kan bijhouden welke storingen gemeld zijn, wat de status van die meldingen is, welke werkzaamheden gepland zijn, welke onderdelen besteld zijn en wat er is uitgevoerd. De meetings tussen de klant en installateur kunnen vervolgens gebruikt worden voor constructieve zaken zoals: ‘wat kunnen we in de toekomst nog verbeteren aan de installaties?’

Ook in de donkere kelder moet de mobiele applicatie werken

Veel onderhoudsbedrijven werken nog met papieren bonnetjes. De techniekers krijgen hun werkbonnen op het hoofdkantoor, vertrekken daarmee naar de klant, laten de bonnen aftekenen, schrijven zelf met de hand op welke materialen er gebruikt zijn en komen een of twee keer per week terug om hun bonnen af te geven. Het komt regelmatig voor dat een handschrift verkeerd wordt geïnterpreteerd of een bon ergens blijft liggen.

Een mobiele applicatie voor het invoeren van werkbonnen biedt een grote efficiëntiewinst. Gemiddeld scheelt het per technieker vier uur tijdwinst per week. Bovendien worden de gewerkte uren sneller (want realtime inzicht) en beter (bonnetjes blijven niet meer liggen) gefactureerd.

Erg belangrijk is dat het mobiele systeem ook functioneert zonder netwerkverbinding. Een technieker werkt vaak op locaties zonder (goede) verbinding. Bijvoorbeeld in een donkere kelder. Toch wil hij daar al gelijk zijn administratie invoeren. De applicatie kan deze later met het systeem synchroniseren wanneer er weer goede verbinding is. Zonder mogelijkheid tot offline werken, is er een groot risico dat er toch weer een dubbele administratie op papier wordt gevoerd.

ERP Partijen met een specifieke oplossing voor installatiebedrijven

Op internet vindt u honderden ERP aanbieders. Dus hoe maakt u nou de juiste keuze? Dat hangt natuurlijk erg af welke functionaliteiten u wenst, hoe hoog uw budget is, hoeveel maatwerk u nodig heeft, of u kiest voor Cloud of juist On-Premise etc. Kies in ieder geval niet alleen voor de software, maar ook voor een partner met ervaring in de industrie. Een partner die weet hoe u uitdagingen aangaat en overwint.

Eerder in deze serie verschenen deze specifieke branches

Een ERP systeem voor de bouw
Een ERP systeem voor de discrete productie
Een ERP systeem voor de financiële dienstverlening
Een ERP systeem voor de groothandel
Een ERP systeem voor de procesindustrie
Een ERP systeem voor de publieke sector
Een ERP systeem voor de retail
Een ERP systeem voor de zakelijke dienstverlening
Een ERP systeem voor de zorg

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Optimaliseer het WMS met ERP en beperk emissies

U hier lezen over de impact die geoptimaliseerd magazijnbeheer kan hebben op de CO2-voetafdruk van een bedrijf.

Lees verder

Duurzame textiel industrie met ERP software

U hier lezen hoe bedrijven in de industrie processen duurzamer kunnen maken en hun imago kunnen verbeteren door middel van ERP-software. 

Lees verder

Duurzame SCM met ERP-software

Lees hier hoe u de duurzaamheid van uw supply chain waarborgt met een geschikte ERP-software.

Lees verder