Een ERP systeem voor de zakelijke dienstverlening

In deze serie behandelen we de overwegingen bij de zoektocht naar een sectorspecifiek ERP systeem. Deze editie gaat over ERP voor de zakelijke dienstverlening.

Nergens geldt ‘Tijd is geld’ zo sterk als in de zakelijke dienst­verlening. In een concurrerende markt wilt u zeker weten dat uw consultants, adviseurs, advoca­ten of accountants zo efficiënt mogelijk worden ingezet. Hoe houdt u het overzicht? Hoe weet u zeker dat er geen dubbel werk wordt verricht? Hoe kunt u uw diensten zo snel mogelijk volle­dig correct factureren? En welk IT systeem kan u hierbij onder­steunen?

Grip op de planning

Een van de meest belangrijke zaken waar dienstverleners op moeten letten is de status van hun ‘project pipeline’. Dit is het overzicht van alle huidige en opkomende projecten. Idealiter hebt u een goed gevulde project pipeline waarbij u lang van te­voren weet welke mensen zich waarmee bezig zullen houden.

Met een project management module krijgt u inzicht in de huidige voortgang van uw pro­jecten. Welke specialisten wor­den waarvoor ingezet? En lukt het om binnen tijd en budget op te leveren? Tegelijkertijd wilt u weten wat er op de planning staat. Dit geldt zowel voor pro­jecten waar het contract al van ondertekend is, als voor projec­ten waar de onderhandelingen vergevorderd zijn. Als zakelijke dienstverlener is het handig om een ERP systeem te vinden dat al deze informatie aanbiedt in één overzichtelijk dashboard.

‘Een bedrijf is zo goed als de mensen die er werken’

In wei­nig sectoren is dit cliché meer van toepassing dan bij zakelijke dienstverlening. Het geleverde werk wordt vaak één op één bepaald door uw werknemers. Personeelsplanning is dan ook cruciaal. Niet alleen moet u zor­gen dat niemand zonder werk zit, maar ook dat u de juiste mensen aan de juiste projecten laat werken.

Als u op zoek gaat naar een ERP systeem moet u daarom na­denken over een automatische koppeling met de Hu­man Resource Management (HRM) module. Met de HRM module worden alle personeelszaken beheerd en gemonitord. Door de koppeling krijgt u snel ant­woord op vragen als: Hoeveel uren zijn verschillende speci­alisten in de komende periode beschikbaar? Wie gaat wanneer met vakantie of verlof? Is het de moeite waard om een freelancer in te huren?

Met inzicht in bovenstaande zaken kunt u professionals zo effectief mogelijk inzetten op projecten waar ze de grootste bijdrage kunnen leveren. Daar­mee voorkomt u dat consul­tants bij verschillende projecten moeten inspringen en daardoor veel tijd kwijt zijn aan het steeds opnieuw opstarten. Een HRM module is bij de meeste ERP systemen wel gebruikelijk. Een goede koppeling met project management echter niet. Zorg dus dat u goed let op de moge­lijkheden hiervoor als u op zoek bent.

Facturen zo snel mogelijk de deur uit

Veel organisaties in de zakelijke dienstverlening hebben te ma­ken met hoge Day Sales Outstanding (DSO). Hiermee bedoe­len wij het aantal dagen dat het kost om uw omzet binnen te ha­len nadat de dienst geleverd is. Natuurlijk kunt u klanten niet dwingen om facturen op de­zelfde dag nog te betalen. Het is dus belangrijk om uw facturen zo snel mogelijk te versturen.

Een ERP systeem kan voor een automatische koppeling zorgen tussen urenregistratie en fac­turatie. Zo bent u minder tijd kwijt met het overnemen van informatie uit soms ingewikkel­de timesheets. Bovendien kun­nen er bij handmatig invoeren sneller fouten insluipen.

Alleen daarmee bent u er nog niet. Het is ook belangrijk dat de urenregistratie volledig up-to-date is. Soms declareren con­sultants slechts eens per twee weken, of zelfs eens per maand hun uren. Met overzichte­lijk urenregistratie software portal dat ook eenvoudig met een smart­phone of tablet te bereiken is, wordt het voor hen eenvoudiger om uren vaker, bijvoorbeeld da­gelijks, door te geven.

Leren van het verleden

Hoe zorgt u ervoor dat alle on­derdelen van een organisatie kunnen leren van het verleden? Bijvoorbeeld wanneer een pro­jectgroep in België zich bezig­houdt met een opdracht die in­houdelijk veel overeenkomsten vertoont met een ander project in Duitsland van twee jaar eer­der.

Veel ERP leveranciers bieden document management of knowledge management mo­dules aan. Het is als zakelijke dienstverlener belangrijk dat deze eenvoudig kun­nen worden gekoppeld aan projectplan­ning en management modules. Zo kunt u de planning van het project in Duitsland opvra­gen omdat deze automatisch is gearchiveerd. En dankzij de koppeling met de project ma­nagement module ziet u precies welke professionals wat hebben gedaan.

Rolspecifieke toegang tot de software

Cloud oplossingen voor ERP zijn populair bij zakelijke dienstverleners. Daarmee kan het systeem vanuit elke locatie worden geraadpleegd. Dat is in deze sector aan te raden omdat bij veel bedrijven het personeel buiten de deur werkt.

Maar niet alleen uw eigen per­soneel heeft profijt van Cloud ERP. Ook bijvoorbeeld een specialist die u tijdelijk als free­lancer hebt ingehuurd kan zijn urenregistratie direct doorvoe­ren, of best practices doorgeven na afronding van een project. Maar u wilt niet dat een externe opdrachtnemer toegang krijgt tot al uw interne bedrijfsproces­sen. Daarom is het belangrijk dat uw ERP systeem uitgebreid instelbare rolspecifieke toegang biedt.

Dat is niet alleen uit veiligheids­overwegingen belangrijk, het heeft ook voordelen voor de gebruiksvriendelijkheid. Wan­neer bijvoorbeeld een project­manager alleen informatie ziet die specifiek voor hem of haar relevant is, zal deze minder snel worden afgeleid door allerlei overbodige cijfers of rapporten en daardoor efficiënter zijn werk kunnen doen.

ERP leveranciers voor de zakelijke dienstverlening

Op internet vindt u honderden ERP aanbieders. Dus hoe maakt u nou de juiste keuze? Dat hangt natuurlijk erg af welke functionaliteiten u wenst, hoe hoog uw budget is, hoeveel maatwerk u nodig heeft, of u kiest voor Cloud of juist On-Premise etc. Kies in ieder geval niet alleen voor de ERP software, maar ook voor een partner met ervaring in de industrie. Een partner die weet hoe u uitdagingen aangaat en overwint.

Eerder in deze serie verschenen deze specifieke branches

Een ERP systeem voor de bouw
Een ERP systeem voor de discrete productie
Een ERP systeem voor de financiële dienstverlening
Een ERP systeem voor de groothandel
Een ERP systeem voor de installatiebranche
Een ERP systeem voor de procesindustrie
Een ERP systeem voor de publieke sector
Een ERP systeem voor de retail
Een ERP systeem voor de zorg