Een ERP systeem voor de bouw

Ontdek waar u op moet letten bij het zoeken naar een ERP systeem voor de bouw.

Elk bouwproject is uniek. Op voorhand zijn kosten en voortgang niet altijd met volle zekerheid te voorspellen. Daarom is project- en risicobeheersing erg belangrijk. Waarmee houdt u zicht op geplande en gerealiseerde kosten? En welk IT systeem kan u hierbij ondersteunen? Op deze vragen zal dit artikel antwoord proberen te geven.

Automatische import meetstaten

Bouwprojecten beginnen bij het opstellen van zogenaamde “meetstaten”. In deze documenten staat informatie wat er allemaal gedaan moet worden om een project af te ronden. Over het algemeen maken architecten deze in spreadsheetprogramma’s.

De informatie in de meetstaten is opgemaakt volgens geldende industrie-standaarden. Probeer daarom een ERP systeem te vinden die hier rekening mee houdt. Dit stelt u in staat om in één keer alle informatie vanuit de meetstaat in het ERP systeem te importeren. Alle informatie zoals bewerkingen, tijdsplannen of benodigde materialen worden dan direct op de juiste manier verwerkt.

Als u niet alleen meetstaten wilt importeren maar ook zelf wilt maken, dan moet binnen uw ERP systeem een “bibliotheek” aanwezig zijn. Hier kunnen de meetstaten worden opgeslagen en  herhaaldelijk worden gebruikt als er een soortgelijk bouwproject op komst is.

Kostprijs- en verkoopprijsberekening

Nadat de meetstaat goed ingeregeld is, begint de realisatiefase. Risicobeheersing is een van de belangrijkste redenen waarom bouwbedrijven een ERP systeem gebruiken. Dit begint bij een goede planning. Alle kostenposten moeten worden berekend. Welke mensen er moeten worden ingehuurd tegen welk tarief? Hoeveel materiaal moet er worden ingekocht en bij welke partij?

ERP systemen die zich specialiseren in de bouwsector bieden uitgebreide modules voor kostprijs- en verkoopprijsberekening. Flexibiliteit is bij het inrichten van posten zeer belangrijk. Soms heeft u aan een globale inschatting genoeg, en soms wilt u het tot artikelniveau doorberekenen. Zo geven sommige ERP systemen u de mogelijkheid om direct prijsaanvragen te doen bij een selectie van leveranciers.

Als de kostprijsberekening is uitgewerkt kunt u beginnen met het opstellen van de offerte. Hou daarbij altijd goed de marge van een project in de gaten. Zoek daarom functionaliteiten waarmee u verschillende simulaties kunt doen. U weet dan beter hoe scherp u de offerte kunt maken zonder dat u een risico loopt.

Materieel- uren- en voorraadbeheer

Om op de hoogte te blijven van de voortgang van uw projecten moet u contact houden met de werf. Met een dispatch module houdt u zicht op de planning van materieel en personeel. Daarnaast zijn er modules voor onderhoud, urenregistratie, prestaties en kosten.

U kunt er voor kiezen om ook onderaannemers toegang te geven tot deze omgeving, voor een optimaal overzicht. Een trend bij beheermodules is dat er steeds meer als mobiele applicatie beschikbaar komen. Wat eerst op een pc moest gebeuren, is nu vanaf tablet of smartphone te regelen. Dat scheelt tijd, want materieel wordt meestal niet van achter een bureau verzonden. Ook zijn er verschillende track and trace systemen beschikbaar waarmee u zicht houdt op de locatie en eventueel inzet van materieel.

Tot slot wilt u de belangrijkste KPIs (Key Performance Indicators) van het project goed in de gaten kunnen houden. Zorg dus dat hier een mooi dashboard voor is. Als het nodig is kunt u direct bijsturen.

Verrekeningen

Zodra de offerte akkoord wordt gegeven door uw klant ligt de prijs vast en kan het project van start. Tijdens de uitvoering van het project kunnen kosten echter anders uitvallen dan begroot. Stel dat tijdens het bouwproces de aanleg van elektriciteit veel langer duurt dan u had verwacht. Dit heeft een negatief effect op uw marge.

Een calculatiemodule houdt periodiek voor u bij of de werkbegroting wordt gehaald en waar de eventuele afwijkingen liggen. Daarbij wordt ook een prognose van het eindresultaat berekend. Doordat uw projectleiders de voortgang van het project rapporteren aan vorderingsstaten kunnen deze veranderingen en het effect op de marge door uw ERP systeem direct worden verwerkt en inzichtelijk gemaakt.

U kunt ook nog één stap verder gaan en de verschillende systemen (portal onderaannemers, beheer materieel, onderhoudskosten, urenregistratie) aan elkaar koppelen. Hierdoor houdt u realtime zicht op de kosten.

Facturatie & betalingen

In de bouwwereld zijn veel facturen gebaseerd op vorderingsstaten. Deze vorderingsstaten moeten voor facturatie worden verstuurd naar de klant ter goedkeuring. Als deze geen bezwaar heeft dan kan deze worden omgezet naar een deelfactuur. De vorderingsstaten moeten dus duidelijk en precies omschrijven waar aan is gewerkt.

Dat is natuurlijk handig om problemen te voorkomen met de klant, maar ook wettelijk verplicht. Als onderdeel van de Wet-Breyne, staat duidelijk omschreven op welke manieren er moet worden gefactureerd. Zoek dus een ERP systeem waarmee vorderingsstaten kunnen worden afgedrukt conform de geldende industriestandaard. Een andere financiële vereiste die specifiek voor de bouwsector geldt, is dat een onderaannemer alleen uitbetaald mag worden wanneer deze geen fiscale of sociale schulden heeft. Dit zijn allemaal zaken waar de facturatie- en betalingsmodules van ERP software rekening mee dienen te houden.

ERP Partijen met een specifieke oplossing voor de bouw

Op internet vindt u honderden ERP aanbieders. Dus hoe maakt u nou de juiste keuze? Dat hangt natuurlijk erg af welke functionaliteiten u wenst, hoe hoog uw budget is, hoeveel maatwerk u nodig heeft en of u kiest voor Cloud of juist On-Premise. Kies in ieder geval niet alleen voor de software, maar ook voor een partner met ervaring in de industrie. Een partner die weet hoe u uitdagingen aangaat en overwint.

Eerder in deze serie verschenen deze specifieke branches

Een ERP systeem voor de discrete productie
Een ERP systeem voor de financiële dienstverlening
Een ERP systeem voor de groothandel
Een ERP systeem voor de installatiebranche
Een ERP systeem voor de procesindustrie
Een ERP systeem voor de publieke sector
Een ERP systeem voor de retail
Een ERP systeem voor de zakelijke dienstverlening
Een ERP systeem voor de zorg