Een WMS implementeren: dit zijn de 6 belangrijkste aandachtspunten

De invoering van een WMS-systeem vraagt om goede keuzes. Met de juiste voorbereiding voorkom je vertraging, extra kosten en frustratie in het magazijn.

De implementatie van nieuwe bedrijfssoftware heeft bijna altijd meer impact dan vooraf wordt verwacht. Het gaat namelijk niet alleen om software, maar ook om mensen, processen en de samenwerking met bestaande systemen. Juist daarom is een goede voorbereiding cruciaal.

Dit geldt dus ook voor de implementatie van een Warehouse Management System (WMS). Een WMS raakt direct de dagelijkse operatie in het magazijn en heeft invloed op hoe medewerkers werken, hoe processen lopen en hoe systemen met elkaar samenwerken.

In dit blog lopen we langs zes belangrijke aandachtspunten bij het implementeren van een WMS-systeem. Niet als technisch stappenplan, maar vanuit de praktijk: wat moet je vooraf scherp hebben om problemen te voorkomen? 

Inhoudsopgave

• Wat is een WMS-systeem?
• Punt 1: duidelijke doelen en KPI’s 
• Punt 2: processen in kaart brengen
• Punt 3: betrek de werkvloer
• Punt 4: datakwaliteit en migratie
• Punt 5: samenwerking met ERP en andere systemen
• Punt 6: testen en trainen van het systeem
• Veelgemaakte fouten bij WMS-implementatie

Wat is een WMS-systeem

Een WMS helpt organisaties bij het aansturen van magazijnprocessen zoals voorraadbeheer, orderpicking en verzending. Het zorgt voor overzicht en grip op de dagelijkse logistieke operatie en vormt vaak een belangrijke schakel tussen het magazijn en andere systemen, zoals ERP-software.

Punt 1: duidelijke doelen en KPI’s 

Voordat je ook maar één scherm van een WMS ziet, moet één vraag beantwoord zijn: wat willen we hier eigenlijk mee bereiken? Zonder duidelijke doelen wordt een WMS-implementatie al snel een technisch project, terwijl het juist bedoeld is om je magazijn beter en efficiënter te laten draaien. 

Met duidelijke doelen gaat het niet om vage wensen zoals ‘sneller werken’ of ‘minder fouten maken’, maar in afspraken die je echt kunt meten, denk bijvoorbeeld aan concrete doelen zoals:

• kortere doorlooptijden van orders
• minder pick- en verzendfouten
• betere voorraadbetrouwbaarheid
• meer inzicht in beschikbare en gereserveerde voorraad
• efficiënter gebruik van magazijnruimte en personeel

Werk met KPI’s om voortgang en resultaat te meten

Om te kunnen beoordelen of het WMS ook daadwerkelijk bijdraagt aan deze doelen, is het belangrijk om KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) vast te leggen. Dit zijn meetpunten waarmee je objectief kunt volgen of het systeem doet wat je ervan verwacht. Denk bijvoorbeeld aan het aantal verwerkte orders per uur of de gemiddelde verwerkingstijd per order. Door deze KPI’s al vóór de implementatie te bepalen, voorkom je discussies achteraf over wat ‘succes’ eigenlijk betekent.

Betrek meer dan alleen IT

Bepaal deze doelen en KPI’s niet alleen vanuit IT, maar kijk er samen naar met logistiek, operations en het management. Zo zorg je ervoor dat het WMS niet alleen technisch klopt, maar ook aansluit op hoe er dagelijks in het magazijn wordt gewerkt. Wat op papier logisch lijkt, kan in de praktijk namelijk heel anders uitpakken.

Punt 2: processen in kaart brengen

Een veelgemaakte fout bij het implementeren van WMS-systemen is dat organisaties eerst naar WMS-software kijken en pas daarna naar hun eigen processen. Terwijl het juist andersom moet. Een WMS kan alleen goed ondersteunen als je eerst scherp hebt hoe je magazijn werkt en waar je naartoe wilt.  

Begin daarom eerst met het in kaart brengen van je huidige magazijnprocessen. Denk aan goederenontvangst, opslag, orderpicking en verzending. Waar lopen medewerkers zelf tegenaan? Welke stappen kosten te veel tijd? En waar ontstaan fouten of vertragingen? Dit hoeft geen dikke beschrijving op papier te zijn met schema’s en stappenplannen, maar wel een eerlijk en volledig beeld van hoe het werk elke dag echt loopt en waar het vastloopt.

Belangrijk is ook om niet alleen te kijken naar hoe het proces ‘officieel’ hoort te lopen, maar vooral naar hoe het in werkelijkheid gaat. Soms ontstaan er slimme workarounds op de werkvloer: tijdelijke oplossingen die medewerkers zelf bedenken om het werk toch gedaan te krijgen. Denk aan extra lijstjes, handmatige controles of vaste omwegen in het proces. Dat zijn vaak signalen dat het huidige proces of systeem tekortschiet.

Punt 3: betrek de werkvloer

In het vorige punt zagen we al dat medewerkers op de werkvloer vaak zelf oplossingen bedenken als processen niet goed aansluiten. Juist daarom is een WMS-implementatie geen puur IT-project, maar iets wat het dagelijkse werk in het magazijn direct raakt.

Betrek de werkvloer daarom vanaf het begin. Stel een projectteam samen met naast IT en management ook medewerkers uit het magazijn, zoals teamleiders of ervaren orderpickers. Zij weten waar processen vastlopen en wat in de praktijk wel en niet werkt. Die kennis helpt om keuzes te maken die niet alleen logisch zijn op papier, maar ook op de vloer.

Zorg daarnaast voor duidelijke rollen binnen het project. Wie neemt beslissingen, wie bewaakt de planning en wie is het aanspreekpunt voor vragen? Heldere verantwoordelijkheden voorkomen ruis en houden de WMS-implementatie overzichtelijk.

Punt 4: datakwaliteit en migratie

Een WMS kan technisch perfect zijn, maar als de data niet klopt, krijg je daar in de praktijk meteen last van. Denk aan verkeerde artikelgegevens, onduidelijke locaties of voorraadstanden die niet meer actueel zijn. Dat leidt al snel tot fouten, extra handwerk en frustratie op de werkvloer.

Neem daarom de tijd om vóór de migratie te kijken welke data echt nodig is en wat opgeschoond kan worden. Zet niet automatisch alles over, maar maak bewuste keuzes. Door data eerst te controleren en te testen, voorkom je dat oude problemen gewoon mee verhuizen naar je nieuwe WMS. Soms werkt het beter om een systeem stap voor stap te implementeren, in plaats van alles in één keer live te zetten.

Punt 5: samenwerking met ERP en andere systemen

Als je echt slim te werk wilt gaan, zorg je ervoor dat je WMS niet op zichzelf staat, maar samenwerkt met andere systemen. In de praktijk is dat vaak een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning), aangevuld met bijvoorbeeld een Transport Management Systeem (TMS), scanners of een webshop. Juist die samenwerking bepaalt of processen soepel lopen of dat medewerkers alsnog moeten schakelen tussen systemen.

Het is daarom belangrijk om vooraf duidelijk te maken welk systeem welke rol heeft. Wat leg je vast in het WMS, wat blijft in het ERP en welke gegevens moeten automatisch worden uitgewisseld? Denk aan orders, voorraadstanden, artikelinformatie en verzendgegevens. Als dit niet goed is afgestemd, ontstaan er verschillen in data en gaat een groot deel van de winst van een WMS verloren.

Punt 6: testen en trainen van het systeem

Een WMS kan technisch helemaal kloppen, maar je weet pas of het écht werkt als mensen er dagelijks mee aan de slag gaan. Testen is daarom geen formaliteit aan het eind, maar hét moment om te kijken: loopt het magazijn straks gewoon door, of krijgen we gedoe?

Test niet alleen of alles ‘het doet’, maar vooral of het proces logisch aanvoelt. Loop samen een paar herkenbare situaties door: goederen binnen boeken, orders picken, een spoedorder tussendoor of een retour verwerken. Juist in die kleine uitzonderingen zie je waar het proces vastloopt.

Hetzelfde geldt voor training. Ga liever voor korte uitleg en samen oefenen, dan voor lange presentaties. Mensen moeten snappen wat ze doen én waarom. Hoe zekerder de werkvloer is bij de livegang, hoe kleiner de kans op fouten, vertraging en frustratie in de eerste weken.

Veelgemaakte fouten bij WMS-implementatie

In de praktijk gaat een WMS-implementatie zelden mis door de software zelf. Het zijn meestal de keuzes eromheen die voor problemen zorgen. Onduidelijke doelen, processen die niet goed zijn uitgewerkt, te weinig betrokkenheid van de werkvloer of data die niet op orde is.

Door hier vooraf bewust bij stil te staan, voorkom je dat oude problemen simpelweg verhuizen naar een nieuw systeem. Met heldere doelen, realistische processen, betrokken medewerkers en voldoende test- en trainingstijd leg je een basis voor een WMS dat niet alleen live gaat, maar ook echt werkt in de dagelijkse praktijk.