De voordelen van ERP voor post- en pakketbedrijven

Hoge volumes, korte levertijden en personeelskrapte? Lees hoe ERP en TMS postbedrijven helpen om logistieke processen slimmer te organiseren.

Post- en pakketbedrijven zijn letterlijk en figuurlijk altijd in beweging. Ook zij kunnen daarom in dit digitale tijdperk niet meer om de juiste bedrijfssoftware heen. 

Van realtime inzicht tot snellere en betrouwbaardere bezorgingen: ERP- en TMS-software helpen post- en pakketbedrijven om efficiënter te werken, kosten te verlagen en de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren. In dit artikel leggen we uit wat ERP precies is, wat de voordelen van een logistiek ERP-systeem zijn en hoe een Transport Management Systeem (TMS) hier als logistieke kernmodule op aansluit.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP?
• De belangrijkste voordelen van ERP-software
• De rol van TMS binnen ERP
• Wat is een Transport Management Systeem (TMS)?
• Belangrijkste functionaliteiten van een TMS
• Conclusie

Wat is ERP?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem verbindt en automatiseert de belangrijkste bedrijfsprocessen binnen één centraal platform. Denk aan financiën, HR, planning, klantenservice, inkoop, IT en logistiek. Alle gegevens worden opgeslagen in één centrale database, waardoor afdelingen altijd met dezelfde, actuele informatie werken.

Voor post- en pakketbedrijven betekent dit dat operationele data (ritten, bezorgtijden, personeelsuren en brandstofkosten) direct beschikbaar is voor andere afdelingen. Zo kan de financiële administratie bijvoorbeeld automatisch zien hoeveel uren een bezorger heeft gewerkt en op basis daarvan loon- en kostenberekeningen uitvoeren, zonder handmatige tussenstappen.

Waarom een logistiek ERP onmisbaar is voor postbedrijven

De druk op post- en pakketbedrijven is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Het volume aan pakketten groeit, klanten verwachten realtime inzicht, levertijden worden korter en marges staan onder druk. Tegelijkertijd is er sprake van personeelstekorten, strengere regelgeving en steeds complexere logistieke netwerken.

ERP-software helpt logistieke ondernemingen om grip te houden op deze complexiteit door processen te standaardiseren, te automatiseren en beter op elkaar af te stemmen.

De belangrijkste voordelen van ERP-software

Nu we een beter beeld hebben gekregen van de functie van ERP-software, willen we kort stilstaan bij de concrete voordelen van het systeem. Wat volgt zijn de belangrijkste:

Automatisering van processen

ERP automatiseert repetitieve en foutgevoelige werkzaamheden, zoals orderverwerking, facturatie, loonadministratie en rapportages. Hierdoor besteden medewerkers minder tijd aan handmatig werk en meer tijd aan taken met toegevoegde waarde, zoals klantenservice en procesverbetering.

Eén centrale databron

Alle bedrijfsdata komt samen in één systeem. Dit voorkomt versnippering van informatie over losse applicaties en Excel-bestanden. Afdelingen werken met dezelfde data, wat fouten en misverstanden vermindert en de samenwerking verbetert. Het ERP-systeem wordt daarom ook wel de ‘Single Source of Truth’ genoemd.

Betere dataveiligheid en compliance

Door data centraal te beheren, is beveiliging beter te organiseren. Moderne ERP-systemen bieden uitgebreide mogelijkheden voor toegangsbeheer en databeveiliging. Daarnaast ondersteunt ERP postbedrijven bij het naleven van wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsregistratie, AVG en financiële rapportage.

Inzicht en sturing op basis van data

Een ERP-systeem is voorzien van dashboards en rapportages die realtime inzicht geven in prestaties, kosten en knelpunten. Management kan hierdoor sneller en beter onderbouwde beslissingen nemen.

De rol van TMS binnen ERP

Voor post- en pakketbedrijven is logistiek het hart van de organisatie. Daarom wordt branchespecifieke ERP-software vaak uitgebreid met een Transport Management Systeem (TMS). Een TMS is een gespecialiseerde module of applicatie die zich richt op de planning, uitvoering en optimalisatie van transportstromen.

Binnen een ERP-omgeving fungeert TMS als schakel tussen orders, magazijnen, vervoerders en klanten. Het systeem helpt bij het efficiënt plannen van routes, het monitoren van zendingen en het analyseren van logistieke prestaties. En omdat beide systemen met elkaar in verbinding staan, wordt alle informatie in realtime uitgewisseld.

Wat is een Transport Management Systeem (TMS)?

Een TMS-systeem ondersteunt het volledige transportproces: van orderontvangst en routeplanning tot uitvoering, monitoring en evaluatie. Voor postbedrijven betekent dit dat zowel nationale als internationale zendingen van brieven en pakketten centraal kunnen worden gepland en gevolgd. Dankzij het TMS weet je precies waar ieder pakket zich bevindt. 

Het TMS fungeert als logistiek platform waarin alle relevante informatie samenkomt. Denk aan zendinggegevens, voertuigcapaciteit, bezorgschema’s, statusupdates en uitzonderingen. Hierdoor kunnen transporten continu worden bewaakt en waar nodig bijgestuurd.

Voordelen van een TMS voor postbedrijven

Het gebruik van een TMS binnen ERP levert onder andere de volgende voordelen op:

• Lagere transport- en operationele kosten door betere routeplanning
• Volledig overzicht van de supply chain
• Meer transparantie in het logistieke proces
• Realtime track-and-trace voor klanten en interne afdelingen
• Hogere leverbetrouwbaarheid
• Flexibeler inspelen op verstoringen en piekbelasting
• Eenvoudigere naleving van wet- en regelgeving

Belangrijkste functionaliteiten van een TMS

De inzet van Transport Management-software brengt verschillende voordelen met zich mee. Maar hoe ziet de softwareomgeving er precies uit? Wij zetten de belangrijkste functionaliteiten op een rij.

Wat volgt zijn de meest kenmerkende en belangrijke functies van een TMS, maar dat wil niet zeggen dat ieder systeem op deze manier is ingericht. Ieder softwaresysteem is uniek en iedere organisatie heeft zelf ook zijn eigen behoeften.

Transportplanning en routeoptimalisatie

Met een TMS kunnen transportopdrachten automatisch worden gepland op basis van afstand, capaciteit, kosten en tijdvensters. Het systeem berekent de meest efficiënte routes en houdt rekening met actuele omstandigheden, zoals verkeersdrukte of vertragingen.

Track-and-trace

Track-and-trace functionaliteit maakt het mogelijk om zendingen realtime te volgen. Klanten, magazijnen en klantenservice weten exact waar een pakket zich bevindt en wanneer levering wordt verwacht. Dit verhoogt de klanttevredenheid en verlaagt het aantal statusvragen.

Monitoring en prestatieanalyse

Een TMS verzamelt grote hoeveelheden logistieke data. Via dashboards en rapportages krijgen postbedrijven inzicht in KPI’s zoals levertijden, bezorgpercentages, kosten per zending en afwijkingen. Op basis hiervan kunnen processen structureel worden verbeterd.

Integratie met andere systemen

Binnen ERP is TMS gekoppeld aan andere modules, zoals ordermanagement, facturatie en HR. Hierdoor sluiten logistieke processen naadloos aan op de rest van de organisatie en ontstaat een volledig geïntegreerde workflow.

Conclusie

Voor moderne post- en pakketbedrijven is ERP geen luxe meer, maar een noodzakelijke basis. In combinatie met een Transport Management Systeem ontstaat een geïntegreerd platform dat logistieke, administratieve en operationele processen samenbrengt.

ERP en TMS helpen postbedrijven om efficiënter te werken, kosten te beheersen en klanten beter te bedienen. Door realtime inzicht, automatisering en continue optimalisatie bouwen organisaties aan een toekomstbestendige logistieke operatie en een duurzaam concurrentievoordeel.