De voordelen van ERP voor postbedrijven

Van rapportages tot snellere bezorgingen: TMS en ERP stellen postbedrijven in staat om geld en tijd te besparen. Wij leggen u uit hoe dit kan.

Onder postbedrijven vallen vervoerders van pakketjes en postbrieven. Deze bedrijven kunnen veel profijt hebben van ERP-software binnen hun bedrijfssoftware. De redenering is dat er met ERP verschillende functionaliteiten, systemen en modules met elkaar verbonden kunnen worden, waardoor verschillende afdelingen naadloos met elkaar kunnen samenwerken. Wij willen dieper ingaan op de voordelen en functionaliteiten van ERP voor postbedrijven. Daarnaast gaan wij kijken naar TMS, een module wat speciaal is ontworpen voor bedrijven in de logistiek. Wij kijken naar de functionaliteiten van TMS en hoe dit past onder ERP-software.

Inhoudsopgave

• ERP definitie
• Voordelen ERP
• TMS
• Functionaliteiten TMS
• Conclusie

Enterprise Resource Planning – ERP

De afkorting ‘ERP’ staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem automatiseert en verbindt bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Alle gegevens van de verschillende afdelingen worden opgeslagen in een centrale database, waardoor ze altijd voor iedere medewerker inzichtelijk zijn. Doordat systemen en afdelingen met elkaar worden verbonden, kan bijvoorbeeld de financiële afdeling meteen zien in de HR-systemen hoelang een pakketbezorger heeft gereden en hoeveel loon hij verdient. Daardoor kan er direct loon worden uitbetaald.

Voordelen ERP-software

ERP-software brengt verschillende voordelen met zich mee. Voor postbedrijven wordt er bijvoorbeeld toegevoegde waarde gecreëerd op de volgende gebieden:

Automatisering van activiteiten

Een ERP-systeem automatiseert eenvoudige en terugkerende werkzaamheden. Zo kunnen medewerkers zich bezig houden met de belangrijkere werkzaamheden.

Een centrale database en dataveiligheid

Alle gegevens van het bedrijf worden samengevoegd tot een centrale database. Op deze manier wordt de samenwerking tussen afdelingen beter en wordt informatie beter gedeeld. Daarnaast door alle gegevens in het bedrijf te centraliseren, wordt het gemakkelijker om deze op slechts één plek te beschermen. Anders zou dit op veel verschillende plaatsen afzonderlijk moeten worden beveiligd, wat een enorme inspanning zou betekenen.

TMS

Met een transport management systeem kan de logistiek van bedrijven veel eenvoudiger worden georganiseerd en efficiënter worden gemaakt en dat is ook nodig, want de druk op de postbedrijven neemt steeds meer toe. Strakkere planningen, tekort aan mensen en volle wegen leiden tot veel meer druk op de logistiek.

Om hier recht aan te doen is een moderne en vooral digitale processtructuur nodig in uw eigen bedrijf. Als onderdeel van de supply chain is het belangrijk om niet alleen de data van de klanten, maar ook uw eigen data beschikbaar te stellen aan de klanten. Met TMS kunnen postbedrijven de huidige uitdagingen het hoofd bieden en hun processen efficiënter maken.

Wat is een TMS?

Met transport management systeem, in het kort TMS, wordt de planning, uitvoering en in het algemeen ook de optimalisatie van elk soort goederenbeweging aan de softwarekant mogelijk gemaakt. In sommige opzichten is een TMS een logistiek platform waarop gebruikers alle informatie kunnen ophalen voor het uniform en centraal plannen en uitvoeren van logistieke taken. Het transport van post kan continu worden geoptimaliseerd en bewaakt.

Voordelen van een TMS

Door gebruik te maken van een transportmanagementsysteem kunnen tal van voordelen worden behaald aan de zakelijke kant, zoals:
•    Kostenbesparing in het bedrijf en dus goedkoper prijsaanbod aan de klant
•    Representatie van de gehele supply chain
•    Meer transparantie in het gehele logistieke proces
•    Real-time tracking van nationale en internationale lading van brieven en pakketen
•    Diverse automatiseringen voor meer efficiëntie
•    Eenvoudigere naleving van de regelgeving
•    Verhoog de leverbetrouwbaarheid en handel flexibeler

Functionaliteiten TMS

Wij willen kijken naar enkele van de meest essentiële functies van een TMS en naar concrete voordelen. Ook willen we laten zien hoe het gebruik van zo'n systeem bijdraagt aan meer efficiëntie.

Planning van transportopdrachten

Met een transportmanagementsysteem hebben bedrijven de mogelijkheid om alle transporten nauwkeurig te plannen in termen van kosten, efficiëntie en afstand en zo de perfecte verzendwijze te evalueren. Op deze manier kan voor elk individueel transport de beste uitvoerwijze worden uitgezocht.

Track-and-trace functionaliteit

Track-and-trace functies zijn terug te vinden in de software en maken het mogelijk om de uitzendingen live te volgen. Dit verbetert de uitwisseling van informatie tussen de afzonderlijke actoren aanzienlijk. Klanten, leveranciers en magazijnen weten altijd precies wanneer een levering kan worden verwacht.

Optimalisatie van transporten

Alle gegevens die in het transport management systeem worden verwerkt, kunnen ook strategisch worden geëvalueerd dankzij slimme analysefuncties. Metingen en het bijhouden van prestaties kunnen vervolgens worden samengevat in rapporten. Overzichtelijke dashboards geven ook direct inzicht in de huidige prestaties van de logistiek. Zwakke punten kunnen zo snel worden blootgelegd en uit de weg worden geruimd. Op deze wijze wordt het logistieke proces aanzienlijk verbeterd en op de lange termijn voortdurend geoptimaliseerd.

Conclusie: TMS en ERP gezamelijk kunnen bedrijfsprocessen optimaliseren

Een postbedrijf kan in de huidige tijd eigenlijk niet meer zonder ERP. Veel bedrijven maken veel progressie om hun processen te digitaliseren en te verbeteren. Met ERP en TMS behaalt uw bedrijf een groot concurrentievoordeel. Want ERP met een krachtig transport management systeem (TMS) biedt postbedrijven de mogelijkheid om hun eigen logistieke processen enorm te verbeteren. Hiervoor biedt een TMS tal van functies die de planning, uitvoering en optimalisatie van deze logistieke processen aan de softwarekant ondersteunen. Analysefuncties zorgen er ook voor dat de individuele processen continu verbeterd en efficiënter gemaakt worden.