Wat is kantoorautomatisering?

Kantoorautomatisering bespaart u kosten en optimaliseert u uw bedrijfsprocessen op een duurzame manier.

De digitale transformatie is in alle sectoren in volle gang. Technologische vooruitgang is merkbaar in allerlei soorten bedrijven. Elk bedrijf dat hier niet bij kan blijven, loopt het risico achterop te raken. Tegelijkertijd kan uw eigen digitale vooruitgang bedrijven echter ook een aanzienlijk concurrentievoordeel opleveren. Onder andere de zogenaamde kantoorautomatisering speelt een grote rol. Hieronder willen we de term nader bekijken en laten zien hoe en op welke gebieden bedrijven hiervan kunnen profiteren.

Inhoudsopgave

• Wat is kantoorautomatisering?
• Voordelen
• Nadelen
• Software

Wat is kantoorautomatisering?

De term "kantoorautomatisering" verwijst naar de uitrusting van een kantoor met moderne gegevensverwerking. Het gaat vooral om het rationaliseren van interne processen met behulp van software. Dit betekent het verhogen van de arbeidsproductiviteit en het verlagen van de totale kosten om de winst te maximaliseren. Het doel is om de efficiëntie van een bedrijf te verhogen door automatisering, mechanisatie en veranderingen in werkprocessen, waardoor kosten en uitgaven aanzienlijk worden verlaagd.

Voordelen van kantoorautomatisering

Door het gebruik van geschikte software kunnen kantoorprocessen op een groot aantal verschillende afdelingen worden geoptimaliseerd. Op deze manier komen waardevolle middelen vrij, die vervolgens gerichter en winstgevender kunnen worden ingezet elders in het bedrijf. Inefficiënties behoren binnenkort tot het verleden. Deze worden blootgelegd en systematisch geëlimineerd als onderdeel van een uitgebreid digitaliseringsproces in het eigen kantoor. Ze maken plaats voor nieuwe, slanke en hulpbronnenbesparende processen. Dit resulteert in tal van voordelen voor bedrijven:

• kostenbesparingen,
• verhoging van de efficiëntie,
• meer transparante processen,
• optimalisatie van interdepartementale communicatie,
• vermindering van handmatige inspanning,
• papierloos kantoor,
• gelukkigere medewerkers,
• en veel meer.

Op deze manier kunnen bedrijven op lange termijn een aanzienlijk concurrentievoordeel behalen door het gebruik van geschikte softwareoplossingen.

Mogelijke nadelen

Kortom, de voordelen wegen op tegen de voordelen in kantoorautomatisering. Toch zijn er enkele potentiële nadelen waar bedrijven zich bewust van moeten zijn. Dit zijn echter meestal problemen die voorkomen kunnen worden door een uitgebreide planning.

De kosten

De introductie van nieuwe, digitale technologieën brengt altijd directe en indirecte kosten met zich mee. Afhankelijk van het type en de omvang van de te implementeren softwareoplossing kan dit een flinke investering zijn. De kostenbesparingen die bedrijven genereren door de implementatie van softwareoplossingen worden meestal pas zichtbaar bij continu gebruik. Toch is kantoorautomatisering op de lange termijn financieel de moeite waard.

Mogelijke afwijzing

Daarnaast betekent de introductie van nieuwe softwareoplossingen altijd een operationele verandering. Zoals bij elke verandering, kan hier een afwijzing van het personeel optreden. Om dit te voorkomen, dienen bedrijven bij de introductie van nieuwe softwaresystemen zo snel mogelijk hun eigen medewerkers aan boord te krijgen en de noodzaak van de verandering en alle geplande stappen zo transparant mogelijk te communiceren.

Software voor kantoorautomatisering

Er zijn tegenwoordig software pakketten beschikbaar voor een breed scala aan toepassingen. Hieronder willen we daarom enkele oplossingen uitlichten die een beslissende rol spelen in de kantoorautomatisering.

ERP-software

ERP is de afkorting voor Enterprise Resource Planning; in het Duits de business resource planning. De centrale taak van elk bedrijf is om de beschikbare middelen zo effectief mogelijk in te zetten. Met ERP-software kunnen bedrijven hun eigen processen volledig digitaal in kaart brengen. Zo ontstaat er een soort digitaal beeld van uw eigen bedrijf met al haar processen. Deze kunnen vervolgens in het systeem worden aangestuurd, beheerd en geautomatiseerd.

DMS-software

Document management systemen (DMS) worden gebruikt om digitale documenten te beheren. Net als ERP-systemen zijn ze centraal op elkaar afgestemd, zodat alle operationeel relevante documenten in een holistisch systeem worden beheerd. Dit geldt ook voor documenten die oorspronkelijk alleen in een analoge versie bestonden. Door het gebruik van optische tekenherkenning (OCR) kunnen deze volledig worden gedigitaliseerd en via een interface naar de ERP-software worden aangesloten op alle bedrijfsprocessen.

CRM-software

Software voor klantrelatiebeheer houdt zich bezig met het strategische ontwerp van alle klantrelatieprocessen. Met CRM-software kunnen bedrijven alle klantrelatieprocessen digitaal in kaart brengen. Per klant wordt een apart, digitaal dossier aangemaakt waarin alle belangrijke data centraal worden beheerd, van stamgegevens tot contacthistorie.

Conclusie: kosten verlagen met kantoorautomatisering

Kantoorautomatisering is de automatisering en dus ook de optimalisatie van bedrijfsprocessen door het gebruik van moderne dataverwerkingstechnologieën. Afhankelijk van het toepassingsgebied worden verschillende systemen gebruikt. Hierbij spelen onder andere ERP-, DMS- en CRM-software een belangrijke rol. Door gebruik te maken van geschikte systemen kunnen bedrijven hun processen transparanter en efficiënter maken, waardoor kosten worden bespaard en de winst wordt gemaximaliseerd.