Wat is een POS?

Leer meer over het belang van POS-systemen vandaag en hoe u ze in uw bedrijf kunt gebruiken.

POS-systemen zijn in de loop van de tijd veel veranderd. In het tijdperk van digitalisering zijn ze bijzonder belangrijk. Daarom willen we hierna de POS-systemen nader bekijken, inclusief de voor- en nadelen en mogelijke functies en toepassingsgebieden. Ook de kostenvraag wordt beantwoord. Eerst moet echter worden gedefinieerd wat een POS-systeem is.

Inhoudsopgave

• Wat is een POS-systeem?
• Voordelen POS-systeem
• Nadelen POS-systeem
• Functionaliteiten
• POS en ERP
• Kosten

Wat is een POS-systeem?

De drie letters "POS" worden gebruikt als acroniem voor "point-of-sale". In sommige gevallen staan ze ook voor "point of service". Oorspronkelijk was de POS alleen de plaats waar de kassa in een winkel stond. Tegenwoordig wordt dit gecreëerd door POS-systemen. Moderne kassa's kunnen veel meer dan alleen het betalingsproces ondersteunen; zelfs als dit nog steeds het hart van een POS-systeem is. In de loop der jaren zijn POS-systemen steeds meer een belangrijk knooppunt geworden in bedrijven. Niet in de laatste plaats om te kunnen blijven voldoen aan de hoge klantverwachtingen van ons digitale tijdperk.

Point-of-Service

In het algemeen gebruik kan geen duidelijk onderscheid worden gemaakt in de betekenis van point-of-sale en point-of-service. In principe bedienen point-of-sale-systemen echter het verkoopproces, terwijl point-of-service-systemen het hele proces van bestelling tot verwerking en facturering of ontvangst dekken. De term "point-of-service systeem" wordt ook veel gebruikt in dienstverlenende bedrijven of de horeca.

Voordelen van een POS-systeem

Het gebruik van een point-of-service of point-of-sale-systeem kan tal van voordelen opleveren voor retail- en horecabedrijven. Met POS-systemen kunnen bedrijven meerdere klanten of gasten tegelijkertijd volledig bedienen en een moderne gebruikerservaring (UX) bieden. De belangrijkste voordelen van een POS-systeem zijn:

• gepersonaliseerde gastervaringen;
• 360° zicht op gasten en klanten;
• Maken en uitvoeren van analyses voor winstgevende aanbiedingen, verhoging van de winstmarges;
• Voorkomen van verliezen door softwarewaarschuwingen bij afwijkingen en
• Back-up van klantgegevens.

Door gebruik te maken van een volledig geïntegreerde oplossing uit de cloud kunnen bedrijven hun klanten en gasten ook de mogelijkheid bieden om via mobiele apparaten te betalen; zoals tabletten en mobieltjes.

Nadelen

In ieder geval wegen de voordelen van een adequaat POS-systeem op tegen de mogelijke nadelen. Toch moeten bedrijven er altijd rekening mee houden dat de introductie van (nieuwe) software altijd een overeenkomstige inspanning met zich meebrengt.

Dit is met name het geval als er ook hardware moet worden aangeschaft en ingesteld. Bij updates moeten medewerkers ook worden getraind in de nieuwe interface. Last but not least moet worden vermeld dat de kostenfactor ook aanzienlijk kan zijn en de aanschaf van een (nieuw) POS-systeem daarom een aanzienlijke investering kan zijn.

Functionaliteiten van een POS-systeem

Talrijke op de markt beschikbare POS-systemen kunnen met behulp van extra componenten worden opgewaardeerd tot volledige POS-systemen. Deze omvatten meestal functies uit de volgende gebieden:

• Bestelproces;
• Klantspecifieke werkprocessen die verder gaan dan het bestelproces zelf (bijvoorbeeld tafelreserveringen in restaurants);
• Orderverwerking (bijv. afdrukken van de werkbon);
• Uitbenen en
• Implementatie van de principes voor datatoegang en controleerbaarheid van digitale documenten

Uitgebreide POS-systemen zijn daarom een integraal onderdeel van elk modern horecabedrijf van vandaag.

POS en ERP

Bedrijfssoftware zoals een POS-systeem kan alleen tot volle ontplooiing komen als het zo volledig en naadloos mogelijk kan worden geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur van het bedrijf. De koppeling met het eigen ERP-systeem als hart van de IT-infrastructuur speelt daarbij een centrale rol. Een koppeling met het CRM-systeem, waarin alle belangrijke klantgegevens zijn opgeslagen, kan ook helpen om een completer beeld van de eigen klanten te creëren, aan hun wensen te voldoen en hen te voorzien van op maat gemaakte, gepersonaliseerde aanbiedingen.

Kosten van een POS-systeem

De kosten van een POS-systeem zijn afhankelijk van verschillende factoren en kunnen dus sterk verschillen van bedrijf tot bedrijf. Kortom, hoe hoger de eisen voor een POS-systeem, hoe hoger de kosten. Toch is een aankoop de moeite waard. Last but not least moet de introductie van een POS-systeem de kosten verlagen en de winstmarges vergroten.

Verschillende licentiemodellen

De kosten van een POS-systeem en wanneer deze worden gemaakt, zijn ook sterk afhankelijk van het betreffende licentiemodel. De meeste POS-systemen worden ofwel op abonnementsbasis ofwel als licentie voor één gebruiker ter beschikking gesteld aan klanten. Een prijsschaal is afhankelijk van de aanbieder en kan worden gemaakt op basis van de grootte van het restaurant of het aantal modules. In de kosten zitten ook onderhoud en reparaties voor de vaak cloudgebaseerde oplossingen.

Gratis POS

Sommige providers bieden hun klanten ook gratis POS-oplossingen aan. Het scala aan functies is echter meestal beperkt in vergelijking met betaalde alternatieven. Het hangt af van de respectievelijke eisen van het bedrijf of het gebruik van een gratis alternatief een optie is. Bovendien moeten bedrijven er rekening mee houden dat sommige POS-oplossingen ook gebonden zijn aan de hardware van de betreffende provider en beide daarom samen moeten worden gekocht.