ERP-software voor de evenementenbranche

Lees hier hoe de evenementenbranche met ERP-software een overzichtelijke(r) bedrijfsvoering kan krijgen.

Evenementen zoals festivals, kermissen en parades hebben veel interne en externe communicatie. De organisaties hierachter hebben voor een evenement veel werk aan de planning, waardoor er veel documenten worden aangemaakt. Om alles op orde te houden moet er veel tijd en moeite in worden gestoken.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP?
• Modules
• WMS
• DMS
• Conclusie

Wat is ERP?

Een ERP systeem is een soort gereedschap of tool die zorgt voor een hogere productiviteit binnen uworganisatie, doordat veel processen binnen dit informatie- en managementsysteem geautomatiseerd kunnen worden.
Geen organisatie is hetzelfde. Een evenementenbedrijf is geen horecabedrijf. Dat is ook de reden dat ERP-software zo veel van elkaar verschilt. Ieder systeem kan worden ingericht met modules die de verschillende afdelingen kunnen ondersteunen, zoals WMS en DMS. Deze modules bestaan weer per softwarepakket uit verschillende functionaliteiten. Het vinden van de ERP aanbieder die de juiste software kan leveren is daarom ook zo belangrijk.

Voordelen

ERP-software brengt verschillende voordelen met zich mee. Afhankelijk van het bedrijf wordt er toegevoegde waarde gecreëerd op de volgende gebieden:

Automatisering van terugkerende activiteiten

Een ERP-systeem automatiseert eenvoudige en terugkerende werkzaamheden. Zo kunnen medewerkers zich bezig houden met andere zaken.

Centrale database

Alle data van het bedrijf wordt samengevoegd tot een centrale database. Op deze manier wordt de samenwerking tussen afdelingen beter en wordt informatie beter gedeeld.

Real-time gegevens

Met ERP profiteert men van real-time gegevens waardoor iedere werknemer op elk moment van de dag inzicht heeft in de meest recente data.

Veiligheid

Door alle gegevens in het bedrijf te centraliseren, wordt het gemakkelijker om deze op slechts één plek te beschermen. Anders zou dit op veel verschillende plaatsen afzonderlijk moeten worden beveiligd, wat een enorme inspanning zou betekenen.

Rapportages

Alle bedrijfsprocessen van een bedrijf worden gemonitord en geanalyseerd. Rapporten met de resultaten van deze analyses kunnen met een druk op de knop automatisch worden aangemaakt en dienen als basis voor besluitvorming.

Nadelen

Naast de voordelen zijn er maar enkele nadelen voor u.

De geïnvesteerde tijd

Het zoeken en implementeren van een ERP-systeem kan veel tijd kosten. Hoe complexer de toepassing en hoe meer individuele aanpassingen er moeten worden gedaan, hoe meer tijd er nodig is in de aanloop naar de introductie.

Het geïnvesteerde geld

Een ERP-systeem is ook altijd een investering die gepaard gaat met kosten. Deze worden op verschillende plaatsen gemaakt. De ontwikkeling, implementatie en het onderhoud vereisen investeringen van het bedrijf en zijn medewerkers.

Modules

Onder ERP-software kunnen dus zoals hierboven beschreven meerdere modules hangen. Twee modules die voor de evenementenbranche handig zijn, zijn WMS en DMS. Deze lichten wij graag voor u uit.

Wat is WMS?

Een magazijnbeheersysteem (WMS) is een software-oplossing die inzicht biedt in de volledige voorraad van een bedrijf en supply chain-processen beheert vanaf het distributiecentrum tot in de schappen. Met oplossingen voor magazijnbeheer kunnen bedrijven bovendien hun bezettingsgraad van arbeid en ruimten en de investeringen in apparatuur maximaliseren door het resourcegebruik en de materiaalstromen te coördineren en te optimaliseren. Specifiek zijn WMS-systemen ontworpen om te voldoen aan de behoeften van een volledige wereldwijde supply chain, inclusief distributie, productie, activa-intensieve en dienstverlenende bedrijven. In de hedendaagse dynamische economie waarin alles via meerdere kanalen en snel moet worden afgehandeld, wil de digitaal verbonden consument een aankoop-, afhandelings- en retourprocedure die overal werkt. Om in deze behoefte te voorzien, moeten bedrijven snel kunnen reageren, met Warehouse Management-software waarin afhandelingsmogelijkheden zijn geoptimaliseerd. Met toonaangevende, op de cloud gebaseerde magazijnbeheersysteem bent u nu al klaar voor de supply chain van morgen. WMS Cloud vormt een uitbreiding op de supply chain om voorraadbeheer en afhandelingsservices af te stemmen op moderne inkoopmethoden, en biedt realtime inzicht in de volledige voorraad via smartphone en browser. U hebt hiervoor alleen toegang tot internet nodig.

Voordelen WMS in de cloud

Nu internet en digitale technologieën ertoe hebben geleid dat klanten op een compleet andere manier hun inkopen zijn gaan doen, met als gevolg dat ook de toeleveringsmarkten en het koopgedrag van klanten zijn veranderd en de supply chain complexer is geworden, moeten voor afhandelingsprocessen speciale, digitaal verbonden oplossingen worden gebruikt om op deze veranderingen te kunnen inspelen.
Met een Warehouse Management-systeem en de daarmee gepaard gaande overstap naar de cloud, voorziet u de verbonden klant van een afhandelingsoplossing die in realtime inzichten verschaft, schaalbaar is en op de markt reageert.

WMS-oplossing in de cloud: geen upgrades nodig

Met cloudsoftware weet u altijd zeker dat u met de nieuwste versie werkt. Voor Software-as-a-Service (SaaS) zijn regelmatige updates bij de prijs inbegrepen en worden geen kosten berekend voor IT-infrastructuur. Alles bevindt zich in de cloud. Updates worden op dezelfde manier uitgevoerd als bij apps op een mobiele telefoon, waardoor klanten altijd de beschikking hebben over de meest recente codebase.

Voordeel voor de evenementenbranche

Door duidelijk inzicht van de voorraden door WMS sofware kunt u automatische processen opzetten waardoor de voorraden automatisch worden bijgevuld. Het algemene thema van WMS is automatisering.

DMS

Volgens de definitie is DMS een Document Management Systeem dat helpt bij de verwerking en de opslag van allerlei documenten. Het doel van een DMS is om alle documenten in een bedrijf te digitaliseren en op zo’n manier te archiveren dat ze op elke moment eenvoudig te vinden zijn.
Daarbij biedt DMS-software een groot aantal functies om documenten te maken en te coördineren, te bewerken en ook te controleren en te versturen. Daardoor worden de bedrijfsprocessen in de onderneming op een overzichtelijke manier vereenvoudigd en geoptimaliseerd. Met behulp van een gedetailleerde zoekfunctie kunnen gebruikers de documenten op elk moment gemakkelijk vinden, omdat deze een eenduidige tag meekrijgen en zo opgeslagen worden. Dat gebeurt al direct bij het openen of creëren van het bewuste document. Of het nu gaat om rekeningen, e-mails met of zonder bijlagen, alles kun je centraal verwerken en archiveren. Bovendien beschikken DMS-systemen over functies waarmee je documenten kunt volgen. Zodat elke daartoe gemachtigde medewerker altijd over de actuele status van bijvoorbeeld een rekening kan beschikken en uit kan zoeken wie er mee bezig is en wanneer de betaaldatum verloopt.

Voordelen van een DMS-systeem

Toegang

Zichtbaar snellere toegang tot alle voor de onderneming relevante data bespaart veel tijd en geld. Daarbij is er minder ruimte voor fouten in het werkproces.

Zoeken

Door gerichte zoekfuncties is het vinden van de juiste gegevens een heel stuk simpeler. Ook dit zorgt voor extra tijd die medewerkers aan andere, meer belangrijkere zaken kunnen besteden.

Transparantie

Een document management systeem waarborgt meer transparantie en betere controlemogelijkheden voor alle gebruikers. Dat komt omdat iedereen met dezelfde documenten werkt. Voor iedereen is op elk moment inzichtelijk wat de status van een bepaalde casus is.

Klantenservice

Het DMS zorgt voor een efficiënte en geoptimaliseerde klantenservice, omdat callcenter medewerkers direct over de relevante gegevens kunnen beschikken en de klant dus op de best mogelijke manier kunnen helpen.

Minder fouten

De overzichtelijke standaardisatie van en de gemeenschappelijke toegang tot dezelfde gegevens zorgt voor het beperken van fouten tot een minimum. Ook wordt duplicatie van data vermeden en kunt u veranderingen aan een document inzichtelijk registreren.

Audit gerichte opslag

Documenten in een DMS kunt u zo archiveren dat ze voldoen aan de relevante wetgeving. Hierbij houdt het systeem rekening met alle normen en standaarden, zoals bijvoorbeeld wettelijke bewaartermijnen.

Conlusie: ERP-software maakt de bedrijfvoering van een evenementenorganisatie overzichtelijk

Een ERP-systeem gekoppeld met WMS en DMS maakt de bedrijfsvoering tot een geheel voor de evenemtenbranche. Het overzicht blijft voor het bedrijf goed in kaart, alle documenten staan op een plek door DMS. Alle inkopen worden automatisch uitgevoerd, de documenten komen op een centrale plek en alle systemen werken goed met elkaar samen.