Wat is een UBL-factuur en hoe kan dit uw facturatieproces verbeteren?

Een definitie, de voordelen en een stappenplan: hier leert u alles wat u over UBL-facturen moet weten.

De UBL-factuur: sommigen zullen er misschien van gehoord hebben, sommigen ook niet. Voor ondernemers wordt dit echter op niet al te lange termijn een begrip waarmee ze dagelijks te maken zullen krijgen. Dus is het de hoogste tijd om dieper in dit onderwerp te duiken. 

Inhoudsopgave

• UBL: een definitie
  • E-factureren wordt de norm
• De voordelen van een UBL-factuur
• UBL-facturen maken: een stappenplan
  • Uitdaging
• Geschikte software is essentieel

UBL: een definitie

Universal Business Language, oftewel UBL, is een format waarmee men elektronisch kan factureren. Eigenlijk is het een soort template. Het grote voordeel van een UBL-factuur is dat de gegevens op de factuur zelf in een XML-bestand worden vastgelegd.

Hierdoor kunnen softwaresystemen systematisch bepaalde informatie herkennen en verwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de afzender, een rekeningnummer of het totaalbedrag. 

E-factureren wordt de norm

Los van de voordelen waar we straks naar zullen gaan kijken, is er een andere reden waarom UBL-facturen zo belangrijk zijn (en worden) voor ondernemers. Met ingang van het jaartal 2028 wordt e-facturatie namelijk de norm binnen de EU. 

De voordelen van een UBL-factuur

Gelukkig kent het gebruik van UBL talloze voordelen. De factuur wordt namelijk direct bij ontvangst ingelezen en vastgelegd in het facturatiesysteem. Hierdoor is handmatige, menselijke inbreng niet langer vereist; het verkleint dus ook de kans op fouten. Daarnaast kan de factuur hierdoor ook sneller afgehandeld worden. Het scheelt op de lange termijn simpelweg tijd, en dus ook geld. 

Dit is dus een groot contrast met de afhandeling van een reguliere digitale factuur. Hier moet men eerst de factuur zelf controleren, om deze vervolgens in het juiste mapje, onder de juiste klant op te slaan.

UBL-facturen maken: een stappenplan

Wie over de juiste software beschikt, zal weinig moeite hebben met het opstellen van een UBL-bestand. Men maakt een template met daarin de onderdelen die zij graag op de factuur terug willen zien, zoals het eigen logo en de huisstijl. Deze informatie wordt opgeslagen als UBL-factuur en dit template kan vervolgens in de toekomst worden aangehouden. 

Uitdaging

Voor bedrijven die internationaal opereren en dus ook facturen uitwisselen met partners uit andere landen, is er wel nog een belangrijke voetnoot. Wereldwijd maakt men namelijk gebruik van verschillende soorten e-facturen; de UBL-factuur zal dus niet door ieder systeem in ieder land herkend worden. 

Geschikte software is essentieel

Gelukkig kunnen bedrijven die beschikken over de juiste softwareoplossingen deze uitdaging eenvoudig omzeilen. Op maat gemaakte facturatiesystemen kunnen de factuur namelijk omzetten naar het format dat de desbetreffende ontvanger gebruikt. 

Dit benadrukt wederom het belang van een geschikt softwaresysteem. Deze systemen zijn namelijk gemaakt om zich aan te passen aan uw behoeften, zo helpen ze u stap voor stap met het optimaliseren en efficiënter inrichten van uw bedrijfsprocessen.  

Lees ook: ‘Optimaliseer uw facturatieprocessen met behulp van AI’