Oriƫntatie
voorbereiding zoektochts

Zo bereid u zich voor op een zoektocht naar ERP-software

Volg deze 3 stappen en ga goed voorbereidt op zoek naar uw nieuwe ERP-sofware.

Er zijn talloze oplossingen van verschillende aanbieders op de ERP-markt, die stuk voor stuk bijzondere innovaties beloven. Het vinden van de optimale oplossing voor uw doeleinden is vergelijkbaar met de bekende zoektocht naar een naald in een hooiberg.

Maar met een optimale voorbereiding kunt u niet alleen de zoektocht verkorten, maar vindt u onder alle oplossingen ook de beste ERP-software voor uw bedrijf. We willen u waardevolle tips geven en laten zien waar u rekening mee moet houden.

Daarvoor kijken we echter naar de algemene werking van ERP-softwareoplossingen, ook om beter te begrijpen waarom het zoeken zo moeilijk kan zijn. Uiteindelijk weet u alles wat u nodig heeft om met vertrouwen naar uw nieuwe ERP-software te kunnen zoeken.

Inhoudsopgave

Wat is ERP-software?

De afkorting ERP staat voor de zogenaamde enterprise resource planning. Centraal staat de ondernemende taak om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten voor uw eigen zakelijke doeleinden.

De centrale taak hierbij is het aansturen, plannen en bewaken van alle bedrijfsprocessen. Het is belangrijk om hen te allen tijde het juiste bedrag van de juiste middelen te verstrekken en ervoor te zorgen dat ze permanent kunnen worden geïmplementeerd.

Digitale oplossingen essentieel

Doordat het aantal bedrijfsprocessen in moderne bedrijven gestaag groeit, is het voor een ondernemer nauwelijks mogelijk om een compleet overzicht te hebben van alle processen. Op dit moment zijn digitale oplossingen nodig om dit te ondersteunen.
ERP-systemen zijn applicaties die alle bedrijfsprocessen van een bedrijf digitaal in kaart brengen en combineren in een centrale database. Op deze manier kunnen processen op veel plaatsen worden gestroomlijnd, samengevoegd en zelfs geautomatiseerd.

Doorbreek afdelingsgrenzen

Het grote voordeel dat ERP-softwaretoepassingen met zich meebrengen, ze overschrijden afdelingsgrenzen en zorgen ervoor dat alle functies werken met dezelfde geldige gegevens. Dit zorgt voor lage foutenpercentages en snellere processen.

Technische kant van ERP-software

ERP-softwaresystemen zijn soms opgebouwd uit verschillende modules, die elk speciale taken in het bedrijf dekken. Inhoudelijk zijn deze modules echter met elkaar verbonden en kunnen ze communiceren. Dit zorgt ervoor dat de zojuist genoemde afdelingsgrenzen worden overschreden.
De meest voorkomende modules die te vinden zijn in moderne complete oplossingen zijn meestal:

  • CRM (Customer Relationship Management)
  • productie
  • Magazijnbeheer
  • BI (Business Intelligence)
  • E-commerce
  • Boekhouding
  • DMS (documentbeheer)

Daarnaast zijn er nog andere modules met veel verschillende functies die gericht zijn op bepaalde branches. Omdat, zoals in het begin al vermeld, een ERP-software in het beste geval het hele bedrijf moet bestrijken. Er zijn tal van brancheoplossingen op de markt, waarvan sommige zeer gedifferentieerd zijn.

Dit maakt de ERP-markt uiteindelijk ook zo ondoorzichtig en maakt het zoeken uiteindelijk zo moeilijk. Om ervoor te zorgen dat u de zoektocht niet vertwijfelt, willen we u belangrijke tips geven om u erop voor te bereiden.

Optimale voorbereiding voor het ERP-zoeken

Het vinden van geschikte ERP-software is niet eenvoudig en kan soms een proces van een maand duren. Dit kan echter aanzienlijk worden verkort met wat voorbereiding en kleine aanpassingen.

Op dit punt willen we u laten zien hoe u zich optimaal kunt voorbereiden op de zoektocht naar een passende oplossing. Dit geeft u zeer specifieke actiemogelijkheden die u zullen helpen uw zoektocht enorm te verkorten.

Onderzoek soms erg tijdrovend

De grootste moeilijkheid bij het vinden van geschikte ERP-software ligt vooral in het eerdere onderzoek. Dit kan buitengewoon tijdrovend zijn en veel middelen over een lange periode vastzetten. Maar daar zijn ook simpele oplossingen voor, maar daarover uiteindelijk meer.

Stap 1: As-is-analyse om kennis op te doen

Bovenaan elk project staat een analyse van de huidige situatie. Hetzelfde geldt met name voor ERP-projecten. De huidige situatie moet worden beoordeeld op basis van zinvolle kengetallen.

Analyse helpt om te focussen

Op basis hiervan kunnen vervolgens concrete actieterreinen worden geïdentificeerd, die weer aanleiding geven tot specifieke doelen die met het ERP-systeem moeten worden nagestreefd. Een bedrijf dat dit type analyse niet gebruikt, is mogelijk op zoek naar oplossingen voor subjectief waargenomen problemen, hoewel andere problemen doorslaggevend kunnen zijn.

Weet wat je zoekt

Het staat centraal in de daadwerkelijke analyse om erachter te komen waarnaar u eigenlijk op zoek bent. Sjablonen voor dergelijke actuele analyses zijn snel op internet te vinden en bieden een goed eerste overzicht van al die vragen die je jezelf vooraf moet stellen.

Betrek medewerkers vanaf het begin

U moet uw medewerkers vanaf het begin zeker bij het project betrekken. Ze weten het beste wat er momenteel mis is, wat er verbeterd moet worden en welke functies bijzonder belangrijk zijn. Zij zijn het ook die uiteindelijk het systeem moeten gebruiken.

De betrokkenheid van het personeel vergroot de kans op acceptatie. Daarnaast fungeren key users op elke afdeling als contacten voor uw collega's en kunnen later een belangrijke rol spelen in de training.

Stap 2: Noteer de resultaten - de specificaties

De tweede stap is het gedetailleerd maken van een specificatie. Uiteindelijk legt u alle eisen vast voor uw nieuwe ERP-systeem. Ook de concrete doelen die je formuleert na de daadwerkelijke analyse vinden hier hun plaats.

Doelen worden geformuleerd op basis van concrete kengetallen. Het mag dus niet zeggen:

"We willen de productiviteit verhogen met de nieuwe ERP-software"

Een concreet doel zou er eerder zo uit moeten zien:

"De introductie van nieuwe ERP-software zou de productiviteit in het x-bereik met een factor x in twee jaar moeten verhogen"

Het is belangrijk om de doelen zo te formuleren dat ze aantrekkelijk zijn, maar ook realistisch haalbaar. Bovendien moeten doelen altijd in de tijd beperkt zijn, zodat ze op een bepaald tijdstip kunnen worden gecontroleerd.

Onderzoeksmogelijkheden van moderne oplossingen

Zo formuleer je veel verschillende doelen en leg je ze vast in de specificaties. Nu is het tijd om wat vooronderzoek te doen om erachter te komen waar moderne ERP-oplossingen toe in staat zijn. Het is belangrijk om alle functies en modules te verzamelen en op te sommen. Hiervoor zijn er ook verschillende sjablonen op internet.

Prioriteits- en weegfuncties

Nu is het belangrijk om de vermelde functies te evalueren en prioriteit te geven met betrekking tot hun noodzaak voor uw bedrijf. Belangrijke functies worden verplicht verklaard, minder belangrijke functies als leuk om te hebben, enzovoort.

Alles in één oogopslag

Op deze manier ontvangt u een gedetailleerde lijst met alle belangrijke punten over uw nieuwe ERP-systeem. Weten waar u eigenlijk naar op zoek bent, maakt niet alleen het daadwerkelijke zoekproces eenvoudiger en korter, het helpt u ook om uw focus in het oog te houden.
Te vaak zoeken bedrijven naar een oplossing die niet aan hun wensen voldoet, omdat de focus ondertussen verloren is gegaan.

Stap 3: Evalueer evenementen in het bedrijf

Hier lopen de treden een beetje in elkaar over. Want naast de feitelijke functies die prioriteit moeten krijgen, moet ook rekening worden gehouden met uw eigen bedrijf en haar structuur. Een uitgebreide evaluatie van het IT-landschap, de medewerkers en de integratie van het bedrijf is vereist.

Cloud of liever lokaal?

Zeker als het gaat om het kiezen voor of tegen een ERP-systeem vanuit de cloud, speelt je eigen IT-landschap een belangrijke rol. Zijn er voldoende servercapaciteiten voor lokale ERP-software of moet u op dit moment upgraden?

Hoe fit zijn uw medewerkers?

Hierbij speelt ook de algemene expertise van uw medewerkers een centrale rol. Als deze meer technisch onderlegd zijn, verandert ook de zoekbenadering.

Er ligt minder nadruk op gemakkelijk te begrijpen oplossingen en u kunt zoeken naar complexere oplossingen, of u hoeft ze niet vanaf het begin uit te sluiten.

Deze resultaten komen ook terecht in de specificaties en helpen u om de zoekopdracht bij te houden. Cloudoplossingen kunnen bijvoorbeeld categorisch worden uitgesloten als u voldoet aan de vereisten voor lokale ERP-software.

Gebruik vergelijkingsportalen voor onderzoek

In het begin beloofden we u een belangrijke tip over hoe u de daadwerkelijke zoektocht veel efficiënter en sneller kunt maken. Gebruik vergelijkingsportalen! Als u zelfstandig naar ERP-software wilt zoeken, is het onmogelijk om de hele markt te overzien.

Overzicht van alle systemen

Integendeel, men komt tijdens het eerste onderzoek talloze systemen tegen en wordt overweldigd door de variëteit. Maar zelfs bij intensief onderzoek heeft u meestal slechts een fractie van de op de markt beschikbare oplossingen ontdekt.

ERP-software direct vergelijken

Op vergelijkingsportalen heeft u de mogelijkheid om snel en eenvoudig een groot aantal verschillende grote en kleine aanbieders te overzien en direct met elkaar te vergelijken. Op deze manier kan onderzoek tot een minimum worden beperkt.

Conclusie: goede voorbereiding bespaart uiteindelijk tijd

Iedereen die zonder enige voorbereiding op zoek is naar de juiste ERP-software zal snel zijn grenzen bereiken. De markt biedt talloze oplossingen die gespecialiseerd zijn in industrieën en bepaalde bedrijfsgroottes.

Zelfs oplossingen die vermijdbaar zijn, kunnen al snel problematisch blijken te zijn. Het is cruciaal dat u precies weet wat u zoekt. Hiervoor is het nodig om een uitgebreide specificatie op te stellen door alle eisen voor het nieuwe systeem te vermelden.

Uiteindelijk dient dit als kompas in de ERP-jungle en zal het een goede gids zijn voor de daadwerkelijke zoektocht. Hoe meer moeite je hierin steekt, hoe prettiger en sneller de zoektocht uiteindelijk zal zijn.

ERP-software voor MKB

Lees hier welke eisen kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) stellen aan ERP-software.

Lees verder

ERP-software voor kleine bedrijven

Ook kleine bedrijven kunnen profiteren van het gebruik van ERP-software. Hier leest u welke eigenschappen een geschikt systeem moet hebben.

Lees verder