Digitalisering

Idee101: zeg ja, tegen digitalisering

Als je ‘ja’ zegt tegen digitale urenregistratie, zul je zien dat je nog veel meer processen in je organisatie gaat digitaliseren. Er ontstaat namelijk een heel nieuwe mindset in je organisatie.

Het is een goed idee om alvast te inventariseren, welke processen je nog meer zou kunnen digitaliseren. Dat kun je in hetzelfde systeem doen, maar het is ook mogelijk om koppelingen te maken met bestaande systemen, zodat alles naadloos met elkaar samenwerkt en de overgang soepel verloopt. In dit hoofdstuk bespreken wij een aantal processen die vaak worden gedigitaliseerd en waar goede oplossingen voor bestaan.

Planning 

Medewerkers zien in één oogopslag op welke werkzaamheden zij zijn ingepland. De administra¬tie heeft inzicht in de bezetting en doorloop van projecten. Bovendien maakt het de urenregistratie gemakkelijk, omdat de weekstaat op basis van de planning alvast kan worden ingevuld voor de medewerkers. Zij hoeven hun weekstaat alleen nog aan te passen als ze van de planning zijn afgeweken.

Urenregistratie

Het registreren van uren moet voor alle mede¬werkers zo makkelijk mogelijk zijn. Ze moeten op verschillende manieren kunnen boeken, dagstaten kunnen kopiëren en eenvoudig wijzigingen kun¬nen doen voordat de weekstaat wordt ingediend. Sommige uursoorten, zoals ziekte-uren, worden standaard op een vaste interne projectcode ge¬boekt. Ook wordt er onderscheid gemaakt tussen contracturen en overige uren, zoals overuren of reisuren die niet meetellen in het aantal contractu¬ren die een medewerker moet maken. Door het je medewerkers makkelijk te maken, zullen zij eerder en beter hun uren verantwoorden.

Onkostendeclaraties 

Naast de standaard kilometerdeclaraties kun je denken aan het boeken van verschillende onkosten of dagvergoedingen op de uurregel. Ook is het mogelijk om een digitaal proces voor het declare¬ren van bonnetjes in te richten. Alle onkosten zijn door verschillende afdelingen snel in te zien en te controleren.

Accorderen 

Iedere onderneming heeft zijn eigen workflow voor het accorderen van uren. Worden uren door een projectleider, een leidinggevende, door HRM of door alle drie geaccordeerd? Een goed pakket is zo te configureren dat de workflow in jouw orga¬nisatie optimaal wordt ondersteund. In de meeste gevallen zal minimaal één projectleider alle uren en onkosten die op het project geboekt worden, moeten accorderen, maar uitzonderingen zijn altijd mogelijk. Het is wel verstandig om minimaal één accordeerslag tussen het boeken van de uren en de facturatie te houden, want je kunt er niet vanuit gaan dat alle medewerkers hun uren geheel correct invullen. Bij het accorderen kunnen de uurregels dus nog worden aangepast.

Facturatie

Denk goed na over de aansluiting met je financiële systeem, voordat je een digitaal urenregistratie-systeem aanschaft. Het is mogelijk om alleen de geboekte en geaccordeerde uurregels en onkosten in je financiële systeem te importeren, maar je kunt er ook voor kiezen om de facturatie in het uren-registratiesysteem op te nemen. Dan hoef je alleen maar de complete facturen in te boeken in je financiële pakket.

Verloning

Hetzelfde geldt voor de verloning. Dit kan worden geregeld vanuit het financiële pakket, maar ook vanuit een urenregistratiesysteem. Verloning gebeurt door looncomponentcodes aan te leveren aan de salarisverwerker. In een systeem voor urenregistratie kunnen deze looncomponenten nog worden gemuteerd, voordat ze worden aangebo¬den. Zo kan het voorkomen, dat bijvoorbeeld een deel van de reisuren voor eigen rekening zijn. Dat deel wordt dan nog van de reisuren afgetrokken voordat ze worden aangeleverd aan de salarisverwerker. Het voordeel hiervan is dat alle medewerkers op dezelfde manier hun uren verantwoorden, terwijl het systeem rekening houdt met de CAO of bedrijfsafspraken omtrent vergoedingen.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

De verschillende vormen van Cloud

Publieke of private cloud voor de eigen ERP-software van het bedrijf? We presenteren enkele cloudmodellen en laten hun voor- en nadelen zien.

Lees verder

ERP-software uit de cloud: een overzicht

U kunt op dit moment cloudgebaseerde ERP-software verkrijgen bij deze softwareleveranciers.

Lees verder

5 voordelen van Cloud ERP software

De 5 voordelen van Cloud ERP software waardoor bedrijven massaal kiezen voor deze manier van installatie.

Lees verder