Idee101: zeg ja, tegen digitalisering

Het is een goed idee om alvast te inventariseren, welke processen je nog meer zou kunnen digitaliseren. Dat kun je in hetzelfde systeem doen, maar het is ook mogelijk om koppelingen te maken met bestaande systemen, zodat alles naadloos met elkaar samenwerkt en de overgang soepel verloopt. In dit hoofdstuk bespreken wij een aantal processen die vaak worden gedigitaliseerd en waar goede oplossingen voor bestaan.

Planning 

Medewerkers zien in één oogopslag op welke werkzaamheden zij zijn ingepland. De administra¬tie heeft inzicht in de bezetting en doorloop van projecten. Bovendien maakt het de urenregistratie gemakkelijk, omdat de weekstaat op basis van de planning alvast kan worden ingevuld voor de medewerkers. Zij hoeven hun weekstaat alleen nog aan te passen als ze van de planning zijn afgeweken.

Urenregistratie

Het registreren van uren moet voor alle mede¬werkers zo makkelijk mogelijk zijn. Ze moeten op verschillende manieren kunnen boeken, dagstaten kunnen kopiëren en eenvoudig wijzigingen kun¬nen doen voordat de weekstaat wordt ingediend. Sommige uursoorten, zoals ziekte-uren, worden standaard op een vaste interne projectcode ge¬boekt. Ook wordt er onderscheid gemaakt tussen contracturen en overige uren, zoals overuren of reisuren die niet meetellen in het aantal contractu¬ren die een medewerker moet maken. Door het je medewerkers makkelijk te maken, zullen zij eerder en beter hun uren verantwoorden.

Onkostendeclaraties 

Naast de standaard kilometerdeclaraties kun je denken aan het boeken van verschillende onkosten of dagvergoedingen op de uurregel. Ook is het mogelijk om een digitaal proces voor het declare¬ren van bonnetjes in te richten. Alle onkosten zijn door verschillende afdelingen snel in te zien en te controleren.

Accorderen 

Iedere onderneming heeft zijn eigen workflow voor het accorderen van uren. Worden uren door een projectleider, een leidinggevende, door HRM of door alle drie geaccordeerd? Een goed pakket is zo te configureren dat de workflow in jouw orga¬nisatie optimaal wordt ondersteund. In de meeste gevallen zal minimaal één projectleider alle uren en onkosten die op het project geboekt worden, moeten accorderen, maar uitzonderingen zijn altijd mogelijk. Het is wel verstandig om minimaal één accordeerslag tussen het boeken van de uren en de facturatie te houden, want je kunt er niet vanuit gaan dat alle medewerkers hun uren geheel correct invullen. Bij het accorderen kunnen de uurregels dus nog worden aangepast.

Facturatie

Denk goed na over de aansluiting met je financiële systeem, voordat je een digitaal urenregistratie-systeem aanschaft. Het is mogelijk om alleen de geboekte en geaccordeerde uurregels en onkosten in je financiële systeem te importeren, maar je kunt er ook voor kiezen om de facturatie in het uren-registratiesysteem op te nemen. Dan hoef je alleen maar de complete facturen in te boeken in je financiële pakket.

Verloning

Hetzelfde geldt voor de verloning. Dit kan worden geregeld vanuit het financiële pakket, maar ook vanuit een urenregistratiesysteem. Verloning gebeurt door looncomponentcodes aan te leveren aan de salarisverwerker. In een systeem voor urenregistratie kunnen deze looncomponenten nog worden gemuteerd, voordat ze worden aangebo¬den. Zo kan het voorkomen, dat bijvoorbeeld een deel van de reisuren voor eigen rekening zijn. Dat deel wordt dan nog van de reisuren afgetrokken voordat ze worden aangeleverd aan de salarisverwerker. Het voordeel hiervan is dat alle medewerkers op dezelfde manier hun uren verantwoorden, terwijl het systeem rekening houdt met de CAO of bedrijfsafspraken omtrent vergoedingen.