Resourceplanning: in 5 stappen naar het resourceplan

We laten u zien hoe u met de ERP-software een resource plan maakt en centrale processen optimaliseert.

Bij resourceplanning gaat het om het gericht inzetten van alle middelen die het bedrijf ter beschikking staan. Tegenwoordig maken softwaresystemen deze taak veel gemakkelijker voor bedrijven. Hieronder gaan we daarom dieper in op resourceplanning en belichten we in het bijzonder het gebruik van ERP-systemen en het opstellen van een resourceplan.

Inhoudsopgave

• Wat is resourceplanning?
• Welke middelen zijn er?
• Hoe werkt resourceplanning?
• Resourceplanning met ERP
• Hoe maak ik een resource plan?
• 5 stappen van een resourceplan

Wat is resource planning?

Resourceplanning is een strategische benadering om ervoor te zorgen dat alle middelen voor een project of portfolio van activiteiten zo effectief mogelijk worden gebruikt. Geen enkel middel mag te veel of te weinig worden gebruikt.

Voordelen van resource planning

Resourceplanning heeft tal van voordelen:

• Overzicht van alle middelen;
• Gerichte identificatie en gebruik van middelen;
• Tijdige voltooiing van taken;
• Optimalisatie van het personeelsgebruik en
• Winstgevend gebruik van beschikbare middelen.

Met behulp van resourceplanning kunnen bedrijven ook flexibel en wendbaar reageren op veranderingen in de markt.

Welke resources zijn er?

Er zijn verschillende definities van middelen. In de zakelijke en economische context omvat de term resource:

• Grondstoffen;
• Bedrijfsmiddelen;
• Fondsen;
• Mensen en
• Werktijd.

Dit zijn allemaal middelen voor bedrijven die moeten worden gecoördineerd en op een gerichte manier moeten worden gebruikt als onderdeel van de resourceplanning om het bedrijfsdoel na te streven. Een hulpbron kan dus zowel een materieel als een immaterieel goed zijn.

Resources in andere contexten

In andere contexten krijgt de term 'resource' een andere betekenis. In de psychologie gaat het bijvoorbeeld om persoonlijke eigenschappen of capaciteiten. Op psychologische en psychosociale werkterreinen is de term 'hulpbron' vaak een synoniem voor sterke punten of bronnen van macht. In de sociologie worden factoren zoals gezondheid, onderwijs, sociale netwerken of prestige middelen genoemd. In de bedrijfscontext speelt echter de zakelijke of economische definitie een rol.

Hoe werkt resourceplanning?

Resourceplanning kan zowel in de context van projectwerk als daarbuiten worden gevonden. Hoewel de exacte stroom contextafhankelijk is, blijft de basisaanpak hetzelfde. In ieder geval is er speciale aandacht voor de temporele component.

Tijdelijke component

In de context van resourceplanning wordt de tijdelijke beschikbaarheid van resources vaak capaciteit genoemd. Bij het plannen van resources wordt daarom rekening gehouden met welke werkplekken wanneer geboekt kunnen worden of welke medewerkers beschikbaar zijn wanneer en wanneer ze op vakantie zijn.

Resourceplanning met de ERP

In het tijdperk van digitalisering wordt meestal een softwareoplossing gebruikt voor resourceplanning. Dit kan een ERP-software zijn. "ERP" is de afkorting voor Enterprise Resource Planning; of business resource planning. Business resource planning is een centrale taak van elk bedrijf. Om deze taak te vervullen, vinden tal van interne processen en procedures plaats. ERP-software kan dit digitaal in kaart brengen. Vervolgens kunnen ze binnen het systeem worden beheerd en geoptimaliseerd.

HRM naar MRP: Diverse resources centraal plannen

ERP-software is vaak modulair opgebouwd. Voor elk bedrijfs- en toepassingsgebied is er een aparte module, waarin alle functies zijn opgenomen die nodig zijn in de betreffende afdeling. Zo is er een HRM-module waarmee personeel efficiënt kan worden ingepland. Materiële resources kunnen op hun beurt worden gepland binnen de MRP-module. Dankzij de holistische benadering van de ERP-software kunnen al deze resourceplanningsprocessen uit verschillende bedrijfsgebieden uiteindelijk centraal worden beheerd in één softwareoplossing. Ook de interdepartementale communicatie en samenwerking worden verbeterd.

Hoe maak ik een resourceplan?

Een resourceplan definieert hoe bedrijven hun resources gebruiken. Hiervoor moet eerst worden gedefinieerd welke middelen nodig zijn voor de uitvoering van een bepaalde taak; zoals een project; zijn nodig; maar daarover later meer.

Branchespecifieke verschillen

Afhankelijk van de branche kan de focus hierbij op verschillende middelen liggen. Human resources en tijd zijn twee resources die altijd een grote rol spelen. Afhankelijk van de branche kunnen bijvoorbeeld ook productiehallen en machines, grondstoffen etc. worden toegevoegd. Het algemene proces voor het maken van een resourceplan wordt hieronder beschreven.

5 stappen van een resource plan

Ongeacht de branche in kwestie, moeten de volgende stappen worden overwogen bij het maken van het resourceplan:

• middelen identificeren,
• middelen aanschaffen,
• middelen visualiseren,
• Beheer middelen en
• Middelen bewaken.

1. Identificeer middelen

Als er al een software-oplossing zoals een ERP-systeem in gebruik is, zijn hier alle middelen digitaal te vinden. Het is nu noodzakelijk om te definiëren welke van deze middelen nodig zijn voor het huidige project. Als het project bijvoorbeeld omvangrijk is, moeten mogelijk meer architecten worden betrokken. Bij het plannen van personele middelen moet ook rekening worden gehouden met vaardigheden en kwalificaties.

2. Verzamel middelen

Na het begrijpen van de projectvereisten en het identificeren van de vereiste middelen, moeten de middelen aan de softwarekant aan het project worden toegewezen. De beschikbaarheid hiervan moet worden gecontroleerd. Met een ERP-systeem is dit eenvoudig in te zien.

3. Middelen visualiseren 

Een van de belangrijkste voordelen van software voor resourceplanning is de mogelijkheid om resources te visualiseren. In dit opzicht zijn oplossingen zoals ERP-systemen duidelijk superieur aan spreadsheetprogramma's. Visualisaties maken het nemen van beslissingen gemakkelijker voor besluitvormers zoals projectmanagers. Via gepersonaliseerde dashboards is de belangrijkste informatie in één oogopslag te zien. Indien nodig kunnen echter ook alle belangrijke details met een druk op de knop worden opgeroepen.

4. Beheer bronnen

Resourcemanagement omvat het hele project. Als er bijvoorbeeld een herpositionering nodig is, kan deze met behulp van de softwareoplossing binnen enkele klikken zo efficiënt mogelijk worden gerealiseerd.

5. Bronnen bewaken

In onze snel veranderende tijden wordt het voor bedrijven steeds belangrijker om flexibel en wendbaar te kunnen opereren zodat ze niet in tijdnood komen door externe of interne veranderingen. De visualisatie maakt het ook veel gemakkelijker om middelen te bewaken en te controleren en stelt bedrijven in staat om op korte termijn opnieuw te plannen, bijvoorbeeld als er personeelstekorten zijn of een ander project prioriteit heeft.