Oriƫntatie
levensduur ERP

Hoe lang kan ik mijn nieuwe ERP-software gebruiken?

Zo zorgt u ervoor dat u zo lang mogelijk gebruik kunt maken van uw ERP-software.

In tijden van globalisering, digitalisering en concurrerende markten die worden gevormd door toenemende verwachtingen van klanten, is het gebruik van krachtige bedrijfssoftware steeds meer uitgegroeid tot een concurrentievoordeel. Om deze reden besluiten steeds meer bedrijven om ERP-software aan te schaffen die aan hun eisen voldoet. Maar hoe lang kan dergelijke software worden gebruikt?

De investering moet lonen

Uiteindelijk betekent de omvang van het project dat de verwerving van nieuwe bedrijfssoftware altijd een niet te onderschatten investering is en op de lange termijn lonend moet zijn. Daarom willen we de gebruiksduur van ERP-software onder de loep nemen en laten zien hoe bedrijven proactief kunnen bijdragen aan het verlengen van hun levensduur.

Inhoudsopgave

De definitie van ERP

De afkorting ERP duidt enterprise resource planning of business resource planning aan. Dit is de ondernemende taak om alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment en op de juiste plaats, in de juiste kwaliteit en kwantiteit en met de juiste informatie te leveren.

Wat is ERP-software?

Tegenwoordig wordt ERP-software meestal gebruikt om deze taak te volbrengen. Moderne ERP-software maakt het mogelijk om alle relevante bedrijfsprocessen digitaal in kaart te brengen. Hierdoor ontstaat een soort digitaal beeld van het hele bedrijf.
De processen kunnen dan binnen het systeem plaatsvinden

  • Beheer
  • Belastingen
  • Optimaliseren / afslanken
  • Automatiseer.

Dit bespaart waardevolle middelen, die op hun beurt elders winstgevend kunnen worden gebruikt. Een efficiëntere afhandeling van bedrijfsprocessen creëert een concurrentievoordeel op lange termijn ten opzichte van concurrenten.

Om de gestaag groeiende concurrentie het hoofd te kunnen bieden en ook in de toekomst winstgevend te blijven opereren, kiezen steeds meer bedrijven voor het gebruik van ERP-software. Maar hoe lang kan deze software worden gebruikt?

Levensduur van ERP-software

Helaas kan deze vraag, zoals zo vaak, niet in het algemeen worden beantwoord. In verband met bijvoorbeeld een afschrijving voor boekhoudkundige doeleinden wordt doorgaans uitgegaan van een gestandaardiseerde gebruiksduur van vijf jaar, aldus de Federale Vereniging van Accountants en Controllers. Maar komt dit overeen met de realiteit?

Hoe lang gaat ERP-software echt mee?

In feite is dit slechts een algemene richtlijn die vereist is om lineaire afschrijving per jaar te berekenen. In andere contexten kan de gebruiksduur veel langer worden gemeten. Zo noemt it-zoom in een rapport over de halfwaardetijd van ERP-software een potentiële gebruiksduur van 15-20 jaar. Het sleutelwoord hier is echter "potentieel" - want hoe lang ERP-software in individuele gevallen meegaat, hangt van veel factoren af. We willen deze hieronder nader bekijken.

ERP-software: ontworpen voor langdurig gebruik

Er kan echter worden verwacht dat ERP-software in feite is ontworpen voor een lange levensduur. Uiteindelijk wordt het niet als ongegrond beschouwd als de ruggengraat van de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf.

Lange levensduur van de ERP-software is in het belang van het bedrijf

Daarom is het alleen in het belang van uw eigen bedrijf om de ERP-software geschikt te houden voor verder gebruik in de dagelijkse gang van zaken.
Daarnaast gaat de aanschaf van nieuwe ERP-software altijd gepaard met een (financiële) inspanning. Het zoeken naar geschikte software die aan de individuele eisen van uw eigen bedrijf voldoet, kost doorgaans wat tijd.

Factoren die een lange levensduur bevorderen

Maar welke maatregelen kunnen bedrijven proactief nemen om een lange levensduur te bevorderen?

De ERP-software moet up-to-date zijn

Allereerst moet worden benadrukt dat ERP-software alleen voordelig is voor bedrijven als deze nog up-to-date is en blijft voldoen aan het vereistenprofiel van het bedrijf. Maar aangezien markten, economische omstandigheden en dus de eisen van bedrijven veranderen, moet ook de ERP-software voortdurend worden aangepast. Daarom publiceren providers regelmatig updates en upgrades.

Afhankelijk van de algemene voorwaarden is de toegang tot deze releases niet automatisch gegarandeerd en wordt daarom formeel bepaald via onderhoudscontracten of service level agreements (SLA's) tussen aanbieders en bedrijven. Overeenkomstig hoge services gaan meestal gepaard met hogere kosten. Tegen de achtergrond van een lange levensduur is het raadzaam om indien mogelijk gebruik te maken van deze diensten.

Hoe vaak moet ERP-software worden bijgewerkt?

Het is gebruikelijk in de ERP-industrie om gemiddeld eenmaal per jaar een kleinere release te lanceren. Dit omvat meestal kleine technische aanpassingen of bugfixes en staat ook bekend als een kleine release. Grote releases en nieuwe versies, die aan de veranderende eisen zouden moeten voldoen, worden ongeveer elke drie tot vier jaar bij grote releases gepubliceerd. In principe is het niet absoluut noodzakelijk om elke kleine update van uw eigen ERP-software te gebruiken, op voorwaarde dat het systeem nog steeds voldoet aan het vereistenprofiel van het bedrijf.

Bedrijven moeten er echter rekening mee houden dat de gebruikelijke ondersteuning voor ERP-software vaak niet langer is dan een span van twee grote releases. Het gebruik van verouderde ERP-software is daarom niet alleen twijfelachtig, bijvoorbeeld vanuit het oogpunt van gegevensbescherming. In dat geval staan bedrijven vroeg of laat op eigen benen.

Wat kunnen bedrijven doen?

Naast onderhoudscontracten en SLA's zijn er echter enkele maatregelen die bedrijven intern kunnen nemen om een lange levensduur te bevorderen. Als er bijvoorbeeld lokale ERP-software wordt gebruikt, moet de hardware regelmatig worden onderhouden. Hieronder valt ook het regelmatig onderhouden van alle "hulpmiddelen", zoals de airconditioning van de serverruimte.

Hardware-onderhoud voor lokale ERP-systemen

Dit is vooral relevant vanwege klimaatverandering, stijgende temperaturen en warmere zomers. Als een server oververhit raakt, kan deze in het ergste geval volledig uitvallen en moet deze worden vervangen. Dit is niet alleen kostbaar, het beperkt ook de manier waarop het bedrijf doorgaat ernstig.

Regelmatig gegevensonderhoud

Bovendien moeten bedrijven regelmatig en grondig gegevensbeheer waarderen, wat in de hectische dagelijkse gang van zaken vaak over het hoofd wordt gezien. Een datakwaliteit die moet worden geoptimaliseerd, brengt niet direct een lange ERP-levensduur in gevaar. De juiste datakwaliteit is echter doorslaggevend voor de voordelen die bedrijven halen uit het reguliere gebruik van ERP-software.

Niet voor niets wordt data ook wel 21ste-eeuwse olie genoemd. ERP-software wordt steeds vaker gebruikt als een krachtige analyse-tool die kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen aanzienlijk te verbeteren. De resultaten van een analyse bieden echter weinig toegevoegde waarde als de analyse zelf aandringt op onjuiste gegevens.

Niets is voor de eeuwigheid

Uiteindelijk moeten bedrijven echter een realistisch beeld hebben van de levensduur van een ERP-software. Hoewel passende maatregelen de levensduur van ERP-software aanzienlijk kunnen verlengen, is het vroeg of laat tijd om over te stappen op een modern alternatief. Op dit moment hebben de investeringen in het legacy-systeem echter meestal al lang hun vruchten afgeworpen met passend onderhoud.

Conclusie: bedrijven hebben impact op levensduur

Samenvattend kan worden gezegd dat je geen algemene uitspraak kunt doen over de levensduur van een ERP-software. Dit hangt af van veel individuele factoren en kan aanzienlijk worden uitgebreid door proactieve maatregelen.

SLA's, onderhoudsmaatregelen en data-onderhoud

Het is echter even moeilijk te generaliseren welke maatregelen moeten worden genomen. Zo hangen de onderhouds- en reparatiewerkzaamheden sterk af van het respectievelijke gebruik- en licentiemodel. Hoewel er in eigen beheer maatregelen moeten worden genomen voor lokale ERP-software, ligt de verantwoordelijkheid bij de aanbieder voor ERP-software uit de cloud.

Bedrijven moeten deze factoren in overweging nemen bij het kiezen van geschikte ERP-software en er geschikte SLA's voor sluiten. Ongeacht het gebruik- en licentiemodel, regelmatig data-onderhoud en de daaruit voortvloeiende verhoogde datakwaliteit bevorderen een hoge toegevoegde waarde van de ERP-software voor het bedrijf.

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder