Hoe snel kan ik mijn nieuwe ERP-software gebruiken?

Iedereen die voor een nieuw ERP-systeem kiest, staat voor een hele reeks serieuze veranderingen in zijn bedrijf. Met name ERP-software betekent een enorme verlaging van de manier waarop mensen werken.

Dienovereenkomstig kan de implementatietijd, dat wil zeggen de tijd van acquisitie tot volledig gebruik van de nieuwe ERP-software, behoorlijk lang zijn. Om dit in te korten is een uitgebreide voorbereiding essentieel.

In dit artikel willen we uitgebreid kijken naar de mogelijkheden die een bedrijf heeft om de implementatietijd enorm te verkorten. Maar laten we eerst eens kijken hoe ERP-software in het algemeen werkt om beter te begrijpen waarom de implementatie ervan zo'n complexe onderneming kan zijn.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP-software? - Een definitie
• 4 Factoren die de implementatietijd beïnvloeden
• Een kwestie van interne voorbereiding
• Een kwestie van de vereisten voor de ERP-software
• Een kwestie van het type implementatie
• Een kwestie van de systemen
• Conclusie - voorbereiding verkort implementatietijd

Wat is ERP-software? - een definitie

ERP staat voor Enterprise Resource Planning en beschrijft de ondernemende taak om alle beschikbare middelen van het bedrijf zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Het is belangrijk om de bedrijfsprocessen waarop het bedrijf is gebaseerd voortdurend te voorzien van de juiste hoeveelheid van de juiste middelen.

Dit is geen gemakkelijke taak in moderne bedrijven, omdat er soms duizenden van deze processen in elkaar grijpen en met elkaar moeten worden gecoördineerd. Zonder passende ondersteuning een taak die nauwelijks kan worden volbracht.

ERP-software helpt bij resourceplanning

Dit is waar ERP-systemen een rol spelen. Deze softwaretoepassingen brengen eerst alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en combineren ze in een centrale database. Op deze manier kunnen processen op veel plaatsen worden gestroomlijnd, samengevoegd en zelfs geautomatiseerd.
Alle gegevens worden samengebracht in een centrale database en zijn nu beschikbaar voor het hele bedrijf. Daarbij worden afdelingsgrenzen maar ook eigen bedrijfsgrenzen doorbroken, wat op zich zorgt voor betere en snellere processen.

Technische kant van ERP-software

ERP-systemen bestaan meestal uit verschillende modules, die allemaal een specifiek deel van het bedrijf of een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf beslaan. De meest voorkomende modules zijn:

• Bedrijfsinformatie
• Beheer van klantrelaties
• Document beheer
• Financiële module
• Global business management
• Human Resources Management
• Installatie en onderhoud

Daarnaast zijn er tal van andere modules en functies, afhankelijk van de branche waarin het bedrijf opereert. Zo worden modules voor productie of magazijnbeheer toegevoegd.

Individuele processen vereisen dynamische ERP

Uiteindelijk, hoe specifieker de processen van een bedrijf zijn, hoe individueler de ERP-software moet zijn. Dit brengt ons direct bij de vraag hoe lang het duurt om een ERP-systeem volledig in het bedrijf op te zetten.

4 Factoren die de implementatietijd beïnvloeden

Soms hangt dit af van veel verschillende factoren, die we hieronder in meer detail zullen onderzoeken. Tegelijkertijd willen we u ook specifieke tips geven waarmee u de implementatietijd aanzienlijk kunt verkorten.

Diverse factoren

Zoals vooraf vermeld, zijn er veel factoren die een directe invloed hebben op de duur van de implementatie van moderne ERP-software. Naast de omstandigheden in het bedrijf zelf en haar eisen, is het ook altijd een kwestie van de aanbieder, het systeem zelf en eventuele problemen die tussendoor kunnen ontstaan.

Een kwestie van interne voorbereiding

De belangrijkste en doorslaggevende factor bij de implementatietijd is de interne voorbereiding van het bedrijf op het nieuwe ERP-systeem. Op dit moment kan veel tijd worden bespaard.

Interne voorbereiding altijd centraal

We zullen in de cursus zien dat bijna elke andere factor ook afhangt van de voorbereiding van het bedrijf. Dus hoe beter het bedrijf vanaf het begin is voorbereid op het nieuwe systeem, hoe sneller de nieuwe ERP-software kan worden opgezet.

Maar hoe moet een goede voorbereiding eigenlijk worden vormgegeven? Als eerste belangrijke tip, die we hier graag met u willen delen, betrekt u uw medewerkers vanaf het begin bij het ERP-project.

Betrek medewerkers direct

Vorm een projectteam bestaande uit key users van elke afdeling en profiteer van hun input. Tegelijkertijd kunnen ze hun afdelingen altijd up-to-date houden en van tevoren voorbereiden op het nieuwe systeem.

Gebruik werknemersinput

Daarnaast weten de medewerkers het beste wat er verbeterd moet worden in het huidige systeem en waar het momenteel vastzit. Als je de inbreng van medewerkers serieus neemt, neemt de kans op acceptatie daarna enorm toe. Als ze het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van het proces, zijn ze duidelijk gemotiveerder om te blijven wanneer er nieuwe software wordt geïntroduceerd.

Een kwestie van de vereisten voor de ERP-software

Een ander belangrijk punt dat de duur van de introductie van de nieuwe ERP-software beïnvloedt, is de reikwijdte van de oplossing. Hoe breder en gedetailleerder de oplossing, hoe complexer de implementatie ervan.

Overweeg verbindingen en interfaces

Dit geldt met name wanneer er nog verschillende aanpassingen moeten worden gedaan aan de gekozen oplossing. Moeten bijvoorbeeld andere systemen worden geïntegreerd of verbonden, of moeten individuele functies worden aangepast aan de huidige bedrijfsprocessen? Dit zijn allemaal belangrijke vragen die van tevoren moeten worden opgehelderd.

Sterke implementatiepartner nodig

Het is daarom belangrijk om bijzondere aandacht te besteden aan een sterke implementatiepartner. Ze moeten uw branche kennen en idealiter al vergelijkbare bedrijven hebben geholpen. Zo weet u zeker dat de klant de specifieke wensen en ook de struikelblokken bij de implementatie kent en deze kan vermijden.

Een kwestie van het type implementatie

Ook het type introductie zelf speelt een doorslaggevende rol. Hierbij wordt in principe onderscheid gemaakt tussen twee typen. Enerzijds tussen de evolutionaire en anderzijds de big bang implementatie.

Evolutionaire ERP-implementatie

Zoals de naam al doet vermoeden, zorgt de evolutionaire implementatie voor een stapsgewijze introductie van de ERP-software. Op deze manier worden individuele functies eerst omgeschakeld naar live en worden geleidelijk andere functies toegevoegd.

Besteed aandacht aan het personeel

Op deze manier kan ervoor worden gezorgd dat enerzijds elke individuele functie naar behoren werkt en anderzijds voldoende begrepen wordt door de gebruikers. Alleen dan worden andere functies toegevoegd en komen andere afdelingen aan bod.

Nadeel is dat de implementatietijd een aanzienlijk langere periode beslaat. Vooraf is echter beduidend minder training nodig, omdat hier het concept van leren door te doen van toepassing is.

Big Bang-implementatie

De Big Bang-methode zorgt daarentegen voor de introductie van het gehele systeem op een vast tijdstip. De voorbereidingstijd is hier natuurlijk veel langer. Medewerkers moeten vooraf voldoende zijn opgeleid en alle aanpassingen dienovereenkomstig zijn getest.

Bedrijven gaan daarom vaak voor een stapsgewijze implementatie. Met een goede voorbereiding en zeer ervaren medewerkers kan de big bang-methode uiteindelijk veel tijd besparen.

Een kwestie van de systemen

Naast het type implementatie en de overvloed aan individuele vereisten voor de ERP-software, speelt het systeem zelf ook een belangrijke rol. Een belangrijke vraag hierbij is de locatie van het systeem. Wordt dit verkregen uit de cloud of lokaal geïmplementeerd?

Cloud of lokaal?

Er zijn grote verschillen qua implementatietijd. Op deze manier kunnen ERP-softwareoplossingen veel sneller het bedrijf binnenkomen, meestal lokale oplossingen. Deze vereisen vaak aanzienlijk complexere aanpassing en installatie.

Taken uitbesteden

Veel aanpassingsmogelijkheden zijn niet meer beschikbaar in de cloud, maar de implementatie-inspanning wordt ook enorm verminderd. Het heeft geen eigen serverlandschappen nodig en ook gegevensbeveiligingsproblemen worden uitbesteed.

Conclusie - voorbereiding verkort implementatietijd

Kortom, met uitgebreide voorbereiding op de nieuwe ERP-software kan de implementatietijd enorm worden verkort. Het is in ieder geval van cruciaal belang dat u uw eigen personeel betrekt. Hoe eerder u ze bij het project betrekt, hoe beter.

De trainingstijd wordt verkort, fouten kunnen vooraf worden vermeden en belangrijke aanpassingen kunnen hier al besproken en gemaakt worden.
Bovendien wordt het risico dat het personeel uiteindelijk het systeem afwijst, massaal verkleind. Als de wens voor de nieuwe ERP-software kan worden gewekt, staat een succesvolle implementatie niet veel in de weg.