ERP-functionaliteiten: welke functies heeft jouw bedrijf nodig?

Van orderverwerking tot AI-analyses: welke ERP-functionaliteiten maken je werk makkelijker en wat heeft jouw bedrijf echt nodig?

ERP-functionaliteiten helpen je om bedrijfsprocessen uit te voeren en met elkaar te verbinden. Denk aan facturen verwerken, voorraad bijhouden, orders afhandelen en projectkosten bewaken. Welke functies jouw bedrijf nodig heeft, hangt af van je werkzaamheden, knelpunten en groeiplannen.

Bij het vergelijken van ERP-software zegt een lange lijst mogelijkheden nog weinig. Je wilt weten of medewerkers hun dagelijkse werk ermee kunnen doen. In dit artikel ontdek je welke functionaliteiten relevant kunnen zijn en hoe je beoordeelt of ze aansluiten op jouw organisatie.

Welke functionaliteiten kan een ERP-systeem bieden?

De functies van een ERP-systeem lopen uiteen van financiële administratie tot voorraadbeheer en productieplanning. Welke ERP-mogelijkheden jouw bedrijf nodig heeft, hangt af van je processen en werkwijze. Dit zijn belangrijke onderdelen om tijdens je selectie te onderzoeken:

• Financiële administratie: facturen verwerken, betalingen bijhouden, openstaande posten volgen en financiële rapportages maken.
• Inkoop: bestelaanvragen vastleggen, goedkeuringen regelen en bestellingen en ontvangsten volgen.
• Voorraadbeheer: voorraadstanden, reserveringen en magazijnlocaties bijhouden.
• Verkoop en orderbeheer: offertes opstellen en verkooporders, leveringen en facturen verwerken.
• Productie: materiaalbehoeften bepalen en productieorders en capaciteit plannen.
• Projectbeheer: uren, kosten, budgetten en voortgang per project registreren.

Niet ieder bedrijf heeft al deze ERP-functies nodig. Voor een groothandel kan inzicht in beschikbare voorraad essentieel zijn. Een adviesbureau zal eerder kijken naar urenregistratie, projectbudgetten en facturatie.

Kijk daarom binnen elk onderdeel naar de handelingen die jouw medewerkers moeten uitvoeren. ‘Voorraadbeheer aanwezig’ is bijvoorbeeld minder specifiek dan ‘medewerkers kunnen bij orderinvoer zien welke voorraad nog vrij beschikbaar is’.

Automatisering van terugkerende taken

ERP-software kan terugkerende handelingen ondersteunen met vaste regels en workflows. Denk aan een inkoopaanvraag die automatisch naar de juiste verantwoordelijke gaat of een melding wanneer de voorraad moet worden aangevuld.

Bepaal vooraf welke stappen automatisch mogen verlopen en wanneer iemand moet controleren of beslissen. Een bestelvoorstel laten beoordelen kan bijvoorbeeld beter bij je werkwijze passen dan direct automatisch bestellen.

Laat tijdens een demonstratie zien hoe het systeem omgaat met:

• Een bestelling waarvoor eerst goedkeuring nodig is.
• Een verantwoordelijke die afwezig is.
• Een aanvraag die wordt afgewezen of aangepast.
• Het terugzoeken van eerdere goedkeuringen.

Zo beoordeel je of de automatisering ook werkt bij uitzonderingen die in jouw bedrijf voorkomen.

Rapportages en inzicht in je bedrijfsvoering

Rapportages en dashboards helpen je om gegevens uit verschillende processen te beoordelen. Het gaat daarbij om de vragen die je ermee kunt beantwoorden.

Wil je bijvoorbeeld weten welke orders vertraging oplopen? Welke projecten hun budget dreigen te overschrijden? Of welke facturen nog niet zijn betaald?

Kies vooraf enkele vragen die voor jouw bedrijf belangrijk zijn en laat een leverancier demonstreren hoe je het antwoord vindt. Controleer daarbij:

• Actualiteit: wanneer worden de gegevens bijgewerkt?
• Detail: kun je vanuit een overzicht naar de onderliggende gegevens doorklikken?
• Toegang: welke medewerkers mogen de informatie bekijken?
• Gebruik: kunnen medewerkers zelf de benodigde filters instellen?

Een dashboard krijgt pas waarde wanneer medewerkers de informatie begrijpen en kunnen gebruiken om actie te ondernemen.

Samenwerking tussen afdelingen en systemen

Een ERP-functie moet aansluiten op de stappen ervoor en erna. Wanneer verkoop een order invoert, moet duidelijk zijn wat dit betekent voor de voorraad, planning en facturatie.

Laat daarom tijdens een demonstratie een volledig proces doorlopen. Bijvoorbeeld van verkooporder tot levering en factuur. Neem ook een wijziging mee, zoals een deellevering of annulering. Zo zie je waar informatie automatisch wordt overgenomen en waar medewerkers nog iets moeten doen.

Blijf je daarnaast andere software gebruiken, zoals een webshop of gespecialiseerd CRM-systeem? Onderzoek dan de benodigde koppelingen. Vraag welke gegevens worden uitgewisseld, hoe vaak dat gebeurt en wie eventuele foutmeldingen opvolgt.

ERP-eisen en wensen: welke functionaliteiten heb je nodig?

Begin bij de werkzaamheden die nu tijd kosten, fouten veroorzaken of moeilijk te volgen zijn. Bespreek deze met de medewerkers die het werk uitvoeren en vertaal ieder knelpunt naar een concrete eis.

Bijvoorbeeld:

• Bestellingen worden zonder akkoord geplaatst. Je eis: bestellingen boven een afgesproken bedrag moeten eerst worden goedgekeurd.
• Verkoop belooft voorraad die al is gereserveerd. Je eis: bij orderinvoer is de vrij beschikbare voorraad zichtbaar.
• Projectkosten worden te laat opgemerkt. Je eis: projectleiders kunnen geboekte kosten en aangegane verplichtingen naast het budget bekijken.
• Medewerkers typen dezelfde gegevens meerdere keren over. Je eis: goedgekeurde gegevens worden overgenomen in de volgende processtap.

Geef iedere eis vervolgens een prioriteit: noodzakelijk bij ingebruikname, gewenst of mogelijk later. Daarmee maak je duidelijk welke functionaliteiten doorslaggevend zijn bij het vergelijken van ERP-systemen.

ERP-functionaliteiten checklist: waar let je op tijdens een demo?

Gebruik bij verschillende leveranciers dezelfde praktijksituaties. Zo kun je beter vergelijken hoe hun software jouw werkzaamheden ondersteunt.

Laat bij iedere noodzakelijke functie vastleggen of deze standaard beschikbaar is, moet worden ingericht of aanvullende software of maatwerk vereist. Vraag ook naar de bijbehorende kosten en het beheer.

Deze vragen helpen je om verder te kijken dan een algemene presentatie:

• Kan onze medewerker de volledige handeling zelf uitvoeren?
• Hoe verwerkt het systeem wijzigingen en uitzonderingen?
• Welke gebruikersrechten en goedkeuringen kunnen we instellen?
• Zit deze functionaliteit in de aangeboden uitvoering en prijs?
• Zijn aanvullende modules, licenties of koppelingen nodig?
• Wat moet opnieuw worden gecontroleerd na een update?

Worden AI-functies aangeboden? Vraag dan welke taak ze ondersteunen, welke gegevens ze gebruiken en hoe medewerkers het resultaat kunnen controleren of corrigeren. Laat de leverancier dit demonstreren met een herkenbare werksituatie.

Veelgestelde vragen over ERP-functionaliteiten

Wat kan een ERP-systeem voor mijn bedrijf doen?

Een ERP-systeem helpt om bedrijfsprocessen en bijbehorende gegevens met elkaar te verbinden. Afhankelijk van het pakket kun je bijvoorbeeld orders verwerken, voorraad bijhouden en financiële gegevens vastleggen. Zo kunnen afdelingen voortbouwen op informatie die eerder in het proces is ingevoerd.

Lees meer over de werking en toepassingen op onze pagina wat is een ERP-systeem?

Wat is het verschil tussen ERP-functionaliteiten en ERP-modules?

Een functionaliteit is iets wat de software kan uitvoeren, zoals een bestelling laten goedkeuren. Een module bundelt samenhangende functies, bijvoorbeeld voor inkoop of projectbeheer. De namen en inhoud van modules verschillen per leverancier. Controleer daarom altijd welke mogelijkheden daadwerkelijk zijn inbegrepen.

Bekijk ons overzicht van ERP-modules voor meer uitleg over de verschillende onderdelen.

Hoe maak ik een lijst met eisen en wensen voor ERP-software?

Beschrijf eerst welke processen je wilt ondersteunen en waar het nu misgaat. Vertaal ieder knelpunt naar een concrete handeling die het systeem moet kunnen uitvoeren. Geef vervolgens aan welke eisen noodzakelijk zijn en welke wensen later kunnen worden ingevuld. Laat medewerkers uit de betrokken afdelingen meedenken.

Gebruik onze checklist voor je ERP-zoektocht om ook de bredere voorbereiding mee te nemen.

Hoe vergelijk ik ERP-systemen op functionaliteiten?

Laat leveranciers dezelfde praktijksituaties demonstreren en beoordeel hoe hun software jouw eisen invult. Kijk ook naar gebruiksgemak, benodigde uitbreidingen en kosten. Een functie die op papier beschikbaar is, kan in de praktijk extra inrichting of aanvullende software vragen.