Oriƫntatie
functionaliteiten ERP

Wat zijn handige functionaliteiten voor mijn bedrijf?

Ontdek welke functionaliteiten niet mogen ontbreken in uw nieuwe ERP-software en ontdek welke net dat beetje extra voordeel opleveren.

Als je ERP-systemen nader bekijkt, zul je snel merken dat de markt een grote verscheidenheid aan verschillende systemen heeft. Veel bedrijven vinden het steeds moeilijker om een geschikt systeem te kiezen.

Een van de belangrijkste criteria voor het kiezen van een geschikt systeem is het scala aan functies. Daarom willen we de mogelijke functies van een ERP-systeem nader bekijken. Eerst moet echter worden gedefinieerd waar een ERP-systeem specifiek over gaat.

ERP-definitie: wat is een ERP-systeem?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit is een ondernemende taak die in het Duits ook wel business resource planning wordt genoemd. Het houdt zich bezig met het beschikbaar stellen van bedrijfsrelevante middelen op de juiste plaats op het juiste moment in de vereiste kwaliteit en kwantiteit.

Wat doen ERP-systemen?

Met ERP-systemen kunnen bedrijven deze taak uitvoeren met softwareondersteuning. Alle bedrijfsrelevante processen kunnen centraal in kaart worden gebracht binnen het ERP-systeem. Er ontstaat een soort digitaal beeld van het bedrijf met al zijn processen. Deze kunnen vervolgens in het systeem worden aangestuurd, gestroomlijnd, geoptimaliseerd en geautomatiseerd.
Op deze manier kunnen middelen worden bespaard, die op hun beurt elders in het bedrijf winstgevender kunnen worden binnengehaald.

Specifieke functies van een ERP-systeem

Het wordt duidelijk dat ERP-systemen een zeer uitgebreid scala aan functies kunnen hebben. Uiteindelijk moeten ze processen op alle gebieden van het bedrijf en afdelingen in kaart kunnen brengen. Veel van deze processen zijn ook zeer complex en omvatten veel meer dan een afzonderlijk bedrijfsgebied.

Modules van een ERP-systeem

Er zijn meestal verschillende subgebieden binnen het ERP-systeem die specifiek betrekking hebben op de taken van een specifiek bedrijfsgebied. In sommige gevallen worden deze gebieden ook wel modules genoemd.

Op deze manier worden ERP-systemen of verschillende deelgebieden uitgerust met functies die relevant zijn voor het werk in de betreffende afdeling. Voorbeelden van de te behandelen deelgebieden zijn:

  • inkoop
  • distributie
  • Beheersend
  • productie
  • Boekhouding en financiën
  • Human resources / HRM
  • marketing

Maar niet elk bedrijf heeft functies uit elk gebied nodig. Zo profiteert een puur handelsbedrijf niet van een ERP-systeem met verschillende productiefuncties.

Individuele behoefteprofielen

Om deze reden is het moeilijk te generaliseren welke bedrijfsgebiedspecifieke functies een adequaat ERP-systeem zou moeten hebben. Uiteindelijk zijn de behoefteprofielen van bedrijven even individueel als de bedrijven zelf.

Functietypen

Daarom willen we ons niet concentreren op specifieke functies die een bepaald bedrijfsgebied ten goede komen. Bedrijven die deze business area niet hebben, gebruiken deze functies weinig.

We willen ons eerder concentreren op de specifieke voordelen van verschillende functionele categorieën, waar verschillende bedrijfsgebieden mogelijk van kunnen profiteren. Een voorbeeld hiervan zijn functies die processen of bepaalde delen daarvan automatiseren.

Automatisering

De mate waarin bedrijven profiteren van automatisering is duidelijk. Als een proces automatisch verloopt, zijn er geen personele middelen nodig om het uit te voeren. In plaats daarvan kunnen werknemers zich wenden tot andere, mogelijk meer winstgevende taken.

Praktische voorbeelden

Een voorbeeld van een proces dat geautomatiseerd kan worden met een ERP-systeem is te vinden op het gebied van inkoop. Aandelen kunnen worden beheerd binnen een volledig geïntegreerd ERP-systeem. Bedrijven hebben vaak de mogelijkheid om binnen het systeem een drempelwaarde vast te stellen voor bepaalde goederen.

Als de voorraad onder deze drempel komt, vindt een automatische nabestelling van een eerder gedefinieerde leverancier plaats. Afhankelijk van het systeem en de instellingen kan dit proces bijna volledig worden geautomatiseerd of zelfs handmatige tussenkomst vereisen op verschillende punten.

Op deze manier kunnen ook routinematige administratieve taken op veel andere gebieden worden geautomatiseerd. Van eenvoudige functies voor automatisch aanvullen tot volledig geautomatiseerde bestelprocessen, bedrijven besparen kostbare tijd in hun dagelijkse zaken.

Analyses

Analysemethoden zijn andere belangrijke functies in het ERP-systeem: de kern van de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf zijn alle bedrijfsrelevante gegevens in het ERP-systeem. Deze kunnen met verschillende functies worden geanalyseerd om bedrijven een overzicht te geven van de huidige situatie.

Analyses in de praktijk

Bij de controle zijn bijvoorbeeld analyses van bijzonder belang. Controllers nemen strategisch relevante beslissingen over welke gebieden financiële middelen ter beschikking worden gesteld. U kunt bijvoorbeeld weloverwogen beslissingen nemen met behulp van kengetallen en OLAP-analyse.

Analysefuncties kunnen in het hele bedrijf van voordeel zijn voor veel bedrijfsonderdelen. Veel verkopers baseren hun verkoopdoelen bijvoorbeeld op sleutelfiguren. Maar analyses zijn ook van bijzonder belang bij marketing. Ze helpen bedrijven om de ontwikkelingen in klantvoorkeuren en in de hele markt beter te begrijpen en te begrijpen.

Procesoptimalisaties

De basis van procesoptimalisatie is het aftreden van het klassieke 'afdelingsdenken'. Bedrijfsterreinen moeten niet afzonderlijk worden gezien, maar als onderdeel van een processtroom. Het gaat erom het hele proces te optimaliseren.

Procesoptimalisatie in het ERP-systeem

Als interdepartementale connector is een ERP-systeem ideaal voor het optimaliseren van processen. In feite is holistische optimalisatie van complexe bedrijfsprocessen zonder softwareondersteuning tegenwoordig niet meer denkbaar.

Ten eerste moet de huidige status van een proces worden vastgelegd als onderdeel van een procesanalyse. ERP-systemen bieden meestal verschillende opties voor procesmodellering. Om de huidige toestand te kwantificeren, worden opnieuw KPI's gebruikt. De KPI's worden gebruikt om de prestaties en kwaliteit van bestaande processen te beoordelen.

Op basis van deze procesbeschrijving kan dan binnen het systeem een zogenaamd processchema - ook wel process map genoemd - worden aangemaakt. Deze kaart dient nu als referentie voor de implementatie van optimalisaties.

Procesoptimalisatie in de praktijk

Op deze manier kunnen inefficiënte processen worden geïdentificeerd en geoptimaliseerd. Dit geldt voor zowel interne als afdelingsoverstijgende processen.

Door bestaande processen in het ERP-systeem continu te optimaliseren, kunnen bedrijven op een groot aantal gebieden waardevolle resources besparen. Deze kunnen dan doelgericht elders worden ingezet.

Conclusie: elk bedrijf profiteert van deze ERP-functies

Er kan worden gezegd dat verschillende bedrijven profiteren van verschillende ERP-functies.

Vereisten variëren

Sommige bedrijven profiteren van ERP-systemen met een uitgebreid scala aan functies op het gebied van inkoop.
Inkoop heeft vanuit strategisch oogpunt een relatief lage prioriteit voor andere bedrijven. Om deze reden is het niet mogelijk te generaliseren welke concrete functies of modules een ERP-systeem in ieder geval moet hebben.

Belangrijke functionele categorieën

Functies kunnen echter worden onderverdeeld in basisfunctiecategorieën, waarvan bijna alle bedrijfstakken en dus een groot aantal verschillende bedrijven profiteren. Deze omvatten:
Automatisering
Analyses
Proces optimalisatie

De mate waarin functies van een enkele categorie beschikbaar zijn in het ERP-systeem kan sterk variëren afhankelijk van het systeem. Daarom moeten bedrijven eerst goed weten wat er met een nieuw ERP-systeem moet worden bereikt. Op basis van deze gedefinieerde doelen kan dan een voorselectie worden gemaakt.

Uiteindelijk moeten bedrijven altijd de betreffende aanbieder raadplegen voordat ze een definitieve beslissing nemen en hen vertrouwd maken met hun eigen vereistenprofiel. Op deze manier zorgen bedrijven ervoor dat ze een systeem kiezen dat voor hen geschikt is en de benodigde functies heeft.

ERP-software voor MKB

Lees hier welke eisen kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) stellen aan ERP-software.

Lees verder

ERP-software voor kleine bedrijven

Ook kleine bedrijven kunnen profiteren van het gebruik van ERP-software. Hier leest u welke eigenschappen een geschikt systeem moet hebben.

Lees verder