Oriƫntatie
ERP evaluatie

Evalueer uw ERP om het maximale eruit te halen

Hoe kom je erachter of de ERP-software oplevert waarvoor je deze hebt aangeschaft?

Aan de introductie van nieuwe ERP-software zijn veel verwachtingen verbonden. Processen moeten worden verbeterd, bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd en middelen worden bespaard. Maar zodra een ERP-systeem volledig is geïmplementeerd, krijg je vaak een enorme berg kosten voor het project.

Maar hoe weet je uiteindelijk of het ERP-project een succes was? We willen in het volgende artikel precies op deze vragen ingaan. We laten u zien hoe u uw ERP-project kunt evalueren en meetbaar kunt maken.

Vooraf bekijken we echter de algemene functionaliteit van dergelijke oplossingen, ook om beter te begrijpen waarom het controleren van de implementatie zo'n belangrijk onderwerp kan zijn.

Inhoudsopgave

Definitie: Wat is ERP-software?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit betekent niets anders dan de ondernemende taak om alle voor het bedrijf beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te plannen.

Naast de feitelijke werkmaterialen zoals machines, gereedschappen en grondstoffen, omvatten middelen ook personeel, onroerend goed of financiële middelen. Uiteindelijk alle middelen die een bedrijf kan hebben om haar bedrijfsprocessen te vervullen.

Het gaat in principe om het plannen, controleren en bewaken van alle processen in het bedrijf en het optimaal ter beschikking stellen van alle benodigde middelen in de juiste kwaliteit en kwantiteit op het juiste moment.

ERP-systemen helpen bij implementatie

Aangezien vrijwel geen enkel bedrijf zijn eigen processen zonder hulp centraal kan aansturen en bewaken, wordt gebruik gemaakt van passende softwareoplossingen. ERP-systemen zijn precies hiervoor ontworpen.

Moderne ERP-systemen brengen alle bedrijfsprocessen digitaal in kaart en brengen ze samen in een centrale database. Alle spelers in een bedrijf hebben dan toegang tot deze database en vanaf dan werken alle posities met dezelfde geldige gegevens.

Snellere processen dankzij centrale data

Op deze manier kunnen veel processen worden gestroomlijnd, samengevoegd of zelfs geautomatiseerd. Door afdelingsgrenzen te doorbreken, beweegt informatie sneller en kunnen processen efficiënter worden vormgegeven.
ERP-systemen zijn soms opgebouwd uit verschillende modules die verschillende taken in het bedrijf dekken. In standaard ERP-oplossingen zijn deze modules als volgt:

  • CRM (Customer Relationship Management)
  • productie
  • Magazijnbeheer
  • BI (Business Intelligence)
  • E-commerce
  • Boekhouding
  • DMS (documentbeheer)

Naast de hier genoemde modules zijn er nog diverse andere modules en functies afhankelijk van de wensen en aard van het bedrijf. Om ervoor te zorgen dat een ERP-systeem goed functioneert en zijn volledige kracht ontwikkelt, moeten alle processen van een bedrijf worden afgedekt.

Branchespecifieke ERP-oplossingen

Omdat bedrijven veel verschillen hebben in de aard van hun bedrijfsprocessen met betrekking tot hun branche-affiliatie, is het ERP-assortiment de afgelopen jaren ook steeds anders geworden. Er zijn tegenwoordig talloze verschillende ERP-oplossingen op de markt die het uiteindelijk een echte onderneming maken om het juiste systeem voor zijn doeleinden te vinden.

Cloud of liever on-premises?

Met name wat betreft de database en de opslaglocatie zijn er de afgelopen jaren twee verschillende modellen ontstaan. Hoewel sommige ERP-systemen en hun databases speciaal zijn ontworpen voor lokaal gebruik, is recentelijk cloud computing op de voorgrond getreden.
Maar niet elk bedrijf wil zijn data in een externe cloud opslaan en gebruikt daarom liever lokale ERP-oplossingen. Deze beslissing hangt uiteindelijk ook af van de aard van het bedrijf zelf en moet zorgvuldig worden overwogen.

Zoeken weegt zwaar

Over het algemeen heeft de differentiatie van de ERP-markt veel voordelen opgeleverd. Tegelijkertijd heeft dit het vandaag echter ook veel moeilijker gemaakt om de juiste oplossing voor uw bedrijf te vinden in de ERP-jungle.

Werkt uw ERP-systeem zoals het hoort?

Als u na lang zoeken eindelijk een geschikte oplossing heeft gevonden en deze dienovereenkomstig hebt geïmplementeerd, moet u ervoor zorgen dat deze echt de gewenste effecten bereikt. In het verleden zijn er gevallen geweest, waarvan sommige zeer prominent, waarbij het ERP-systeem gewoon niet goed werkte.

Kleine fouten, grote impact

Nu ga je er snel van uit dat deze fouten snel verholpen kunnen worden, maar hier heb je het vaak mis. Zelfs kleine fouten kunnen miljoenen schade veroorzaken. Om dit te voorkomen moet het project optimaal worden voorbereid, gemonitord en vooral opgevolgd.

Zwakke punten zijn vaak pas daarna zichtbaar

Om erachter te kunnen komen of uw ERP-systeem goed werkt, is het belangrijk om deze vraag ook na inbedrijfstelling te beantwoorden. Hoe wordt deze vraag echter correct beantwoord? Sommige voordelen zullen soms heel snel verschijnen, terwijl andere pas na lange tijd zichtbaar worden.

Kerncijfers essentieel voor evaluatie

Om echter in detail te kunnen laten zien of een systeem werkt of dat het op sommige plaatsen nog problemen heeft, zijn geldige en betekenisvolle kengetallen nodig. Deze alleen kunnen echter niets zeggen over het functioneren van een ERP-systeem. Er zijn eerder gegevens nodig om te vergelijken. Daarom begint de evaluatie van uw ERP-project helemaal aan het begin.

1. Werkelijke analyse voor aanvang van het ERP-project

De eerste belangrijke stap in elk ERP-project is het uitvoeren van een uitgebreide analyse van de huidige situatie van het bedrijf. In deze analyse wordt een grote verscheidenheid aan sleutelfiguren geëvalueerd en worden alle processen geanalyseerd op hun aard.

Weten wat er geoptimaliseerd moet worden

Het centrale doel van deze daadwerkelijke analyse is om erachter te komen op welke punten het bedrijf een bijzondere behoefte heeft aan optimalisatie. De daadwerkelijke analyse wordt ook gebruikt om de specifieke doelen te formuleren die met het ERP-systeem moeten worden bereikt.

Doelen en belangrijke indicatoren later belangrijk

Die doelen zijn dus een eerste belangrijke indicator voor de latere evaluatie van het succes. Daarnaast zijn de vastgestelde kengetallen bijzonder belangrijk voor een gedetailleerde latere evaluatie. Hoe meer kengetallen hier worden vastgelegd en bepaald, hoe nauwkeuriger het project uiteindelijk kan worden beoordeeld.

2. Werkelijke analyse direct na implementatie

Om te bepalen of het nieuwe ERP met al zijn functies naar behoren werkt, is een uitgebreid onderzoek van alle aspecten vereist. Het is bijna normaal dat het na de daadwerkelijke implementatie op een of ander moment moet worden herwerkt.

Fouten en aanpassingen aan de agenda

Afhankelijk van de omvang en complexiteit van het geïmplementeerde systeem komen dergelijke fouten en noodzakelijke aanpassingen minder vaak en soms vaker voor. Een uitgebreide analyse van de huidige situatie kan helpen om deze te identificeren en te corrigeren.

Eindanalyse belangrijk

Normaal gesproken zal uw implementatiepartner zelf trachten een dergelijke analyse uit te voeren om latere aanpassingen te voorkomen. U moet er in ieder geval voor zorgen dat uw nieuwe ERP-systeem voldoende wordt getest voordat het project wordt afgerond.

3. Analyse van het ERP-systeem na enige tijd in bedrijf

Om ervoor te zorgen dat uw ERP-systeem uiteindelijk precies doet wat u ervan verwachtte, moet u het hele systeem na enige tijd in bedrijf onderwerpen aan een uitgebreide as-is-analyse.

Vergelijking van alle kerncijfers

De eerder geëvalueerde kengetallen worden nu vergeleken met de huidige en ook de gestelde doelen worden gecontroleerd op hun vervulling. Als doelen niet zijn bereikt, moet de oorzaak worden onderzocht. Hetzelfde geldt als de kengetallen zijn verslechterd.

Rationeel onderzoek naar oorzaken en geen paniek

Kortom, u moet niet in paniek raken omdat individuele indicatoren mogelijk niet naar wens zijn veranderd. Vaak moeten uw medewerkers eerst wennen aan het nieuwe werken of kan het probleem met kleine aanpassingen snel verholpen worden.

Haal het maximale uit het ERP-systeem

Tegelijkertijd is het belangrijk om deze zwakke punten op te sporen en weg te nemen, zodat je echt het maximale uit je ERP-oplossing haalt. Om deze reden is het raadzaam om de analyse van de huidige situatie regelmatig te herhalen. U krijgt uiteindelijk een geldige verklaring of uw ERP-project succesvol is geweest.

Conclusie: meerdere analyses onvermijdelijk

Om te kunnen bepalen of uw ERP-project succesvol is geweest, moet het voor, tijdens en na afloop meerdere malen worden geanalyseerd. Dit is de enige manier om een gedetailleerd overzicht te krijgen van hoe succesvol het ERP-systeem werkt.

Het is vooral belangrijk om aan het begin van het project veel kengetallen te bepalen, zodat je aan het eind een vergelijkende waarde hebt en valide uitspraken kunt doen over succes en falen.

Daarnaast moet u dergelijke analyses ook met bepaalde tussenpozen uitvoeren nadat het project is beëindigd. Eventuele zwakke punten of kleine fouten kunnen in de loop van de tijd uitgroeien tot een echt probleem. Het is daarom belangrijk om ze tijdig te herkennen.

ERP-software voor MKB

Lees hier welke eisen kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) stellen aan ERP-software.

Lees verder

ERP-software voor kleine bedrijven

Ook kleine bedrijven kunnen profiteren van het gebruik van ERP-software. Hier leest u welke eigenschappen een geschikt systeem moet hebben.

Lees verder