Oriëntatie
ERP evaluatie

Evalueer uw ERP om het maximale eruit te halen

Hoe kom je erachter of de ERP-software oplevert waarvoor je deze hebt aangeschaft?

Aan de introductie van nieuwe ERP-software zijn veel verwachtingen verbonden. Processen moeten worden verbeterd, bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd en middelen worden bespaard. Maar zodra een ERP-systeem volledig is geïmplementeerd, krijg je vaak een enorme berg kosten voor het project.

Maar hoe weet je uiteindelijk of het ERP-project een succes was? We willen in het volgende artikel precies op deze vragen ingaan. We laten u zien hoe u uw ERP-project kunt evalueren en meetbaar kunt maken.

Vooraf bekijken we echter de algemene functionaliteit van dergelijke oplossingen, ook om beter te begrijpen waarom het controleren van de implementatie zo'n belangrijk onderwerp kan zijn.

Inhoudsopgave

Definitie: Wat is ERP-software?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit betekent niets anders dan de ondernemende taak om alle voor het bedrijf beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te plannen.

Naast de feitelijke werkmaterialen zoals machines, gereedschappen en grondstoffen, omvatten middelen ook personeel, onroerend goed of financiële middelen. Uiteindelijk alle middelen die een bedrijf kan hebben om haar bedrijfsprocessen te vervullen.

Het gaat in principe om het plannen, controleren en bewaken van alle processen in het bedrijf en het optimaal ter beschikking stellen van alle benodigde middelen in de juiste kwaliteit en kwantiteit op het juiste moment.

ERP-systemen helpen bij implementatie

Aangezien vrijwel geen enkel bedrijf zijn eigen processen zonder hulp centraal kan aansturen en bewaken, wordt gebruik gemaakt van passende softwareoplossingen. ERP-systemen zijn precies hiervoor ontworpen.

Moderne ERP-systemen brengen alle bedrijfsprocessen digitaal in kaart en brengen ze samen in een centrale database. Alle spelers in een bedrijf hebben dan toegang tot deze database en vanaf dan werken alle posities met dezelfde geldige gegevens.

Snellere processen dankzij centrale data

Op deze manier kunnen veel processen worden gestroomlijnd, samengevoegd of zelfs geautomatiseerd. Door afdelingsgrenzen te doorbreken, beweegt informatie sneller en kunnen processen efficiënter worden vormgegeven.
ERP-systemen zijn soms opgebouwd uit verschillende modules die verschillende taken in het bedrijf dekken. In standaard ERP-oplossingen zijn deze modules als volgt:

  • CRM (Customer Relationship Management)
  • productie
  • Magazijnbeheer
  • BI (Business Intelligence)
  • E-commerce
  • Boekhouding
  • DMS (documentbeheer)

Naast de hier genoemde modules zijn er nog diverse andere modules en functies afhankelijk van de wensen en aard van het bedrijf. Om ervoor te zorgen dat een ERP-systeem goed functioneert en zijn volledige kracht ontwikkelt, moeten alle processen van een bedrijf worden afgedekt.

Branchespecifieke ERP-oplossingen

Omdat bedrijven veel verschillen hebben in de aard van hun bedrijfsprocessen met betrekking tot hun branche-affiliatie, is het ERP-assortiment de afgelopen jaren ook steeds anders geworden. Er zijn tegenwoordig talloze verschillende ERP-oplossingen op de markt die het uiteindelijk een echte onderneming maken om het juiste systeem voor zijn doeleinden te vinden.

Cloud of liever on-premises?

Met name wat betreft de database en de opslaglocatie zijn er de afgelopen jaren twee verschillende modellen ontstaan. Hoewel sommige ERP-systemen en hun databases speciaal zijn ontworpen voor lokaal gebruik, is recentelijk cloud computing op de voorgrond getreden.
Maar niet elk bedrijf wil zijn data in een externe cloud opslaan en gebruikt daarom liever lokale ERP-oplossingen. Deze beslissing hangt uiteindelijk ook af van de aard van het bedrijf zelf en moet zorgvuldig worden overwogen.

Zoeken weegt zwaar

Over het algemeen heeft de differentiatie van de ERP-markt veel voordelen opgeleverd. Tegelijkertijd heeft dit het vandaag echter ook veel moeilijker gemaakt om de juiste oplossing voor uw bedrijf te vinden in de ERP-jungle.

Werkt uw ERP-systeem zoals het hoort?

Als u na lang zoeken eindelijk een geschikte oplossing heeft gevonden en deze dienovereenkomstig hebt geïmplementeerd, moet u ervoor zorgen dat deze echt de gewenste effecten bereikt. In het verleden zijn er gevallen geweest, waarvan sommige zeer prominent, waarbij het ERP-systeem gewoon niet goed werkte.

Kleine fouten, grote impact

Nu ga je er snel van uit dat deze fouten snel verholpen kunnen worden, maar hier heb je het vaak mis. Zelfs kleine fouten kunnen miljoenen schade veroorzaken. Om dit te voorkomen moet het project optimaal worden voorbereid, gemonitord en vooral opgevolgd.

Zwakke punten zijn vaak pas daarna zichtbaar

Om erachter te kunnen komen of uw ERP-systeem goed werkt, is het belangrijk om deze vraag ook na inbedrijfstelling te beantwoorden. Hoe wordt deze vraag echter correct beantwoord? Sommige voordelen zullen soms heel snel verschijnen, terwijl andere pas na lange tijd zichtbaar worden.

Kerncijfers essentieel voor evaluatie

Om echter in detail te kunnen laten zien of een systeem werkt of dat het op sommige plaatsen nog problemen heeft, zijn geldige en betekenisvolle kengetallen nodig. Deze alleen kunnen echter niets zeggen over het functioneren van een ERP-systeem. Er zijn eerder gegevens nodig om te vergelijken. Daarom begint de evaluatie van uw ERP-project helemaal aan het begin.

1. Werkelijke analyse voor aanvang van het ERP-project

De eerste belangrijke stap in elk ERP-project is het uitvoeren van een uitgebreide analyse van de huidige situatie van het bedrijf. In deze analyse wordt een grote verscheidenheid aan sleutelfiguren geëvalueerd en worden alle processen geanalyseerd op hun aard.

Weten wat er geoptimaliseerd moet worden

Het centrale doel van deze daadwerkelijke analyse is om erachter te komen op welke punten het bedrijf een bijzondere behoefte heeft aan optimalisatie. De daadwerkelijke analyse wordt ook gebruikt om de specifieke doelen te formuleren die met het ERP-systeem moeten worden bereikt.

Doelen en belangrijke indicatoren later belangrijk

Die doelen zijn dus een eerste belangrijke indicator voor de latere evaluatie van het succes. Daarnaast zijn de vastgestelde kengetallen bijzonder belangrijk voor een gedetailleerde latere evaluatie. Hoe meer kengetallen hier worden vastgelegd en bepaald, hoe nauwkeuriger het project uiteindelijk kan worden beoordeeld.

2. Werkelijke analyse direct na implementatie

Om te bepalen of het nieuwe ERP met al zijn functies naar behoren werkt, is een uitgebreid onderzoek van alle aspecten vereist. Het is bijna normaal dat het na de daadwerkelijke implementatie op een of ander moment moet worden herwerkt.

Fouten en aanpassingen aan de agenda

Afhankelijk van de omvang en complexiteit van het geïmplementeerde systeem komen dergelijke fouten en noodzakelijke aanpassingen minder vaak en soms vaker voor. Een uitgebreide analyse van de huidige situatie kan helpen om deze te identificeren en te corrigeren.

Eindanalyse belangrijk

Normaal gesproken zal uw implementatiepartner zelf trachten een dergelijke analyse uit te voeren om latere aanpassingen te voorkomen. U moet er in ieder geval voor zorgen dat uw nieuwe ERP-systeem voldoende wordt getest voordat het project wordt afgerond.

3. Analyse van het ERP-systeem na enige tijd in bedrijf

Om ervoor te zorgen dat uw ERP-systeem uiteindelijk precies doet wat u ervan verwachtte, moet u het hele systeem na enige tijd in bedrijf onderwerpen aan een uitgebreide as-is-analyse.

Vergelijking van alle kerncijfers

De eerder geëvalueerde kengetallen worden nu vergeleken met de huidige en ook de gestelde doelen worden gecontroleerd op hun vervulling. Als doelen niet zijn bereikt, moet de oorzaak worden onderzocht. Hetzelfde geldt als de kengetallen zijn verslechterd.

Rationeel onderzoek naar oorzaken en geen paniek

Kortom, u moet niet in paniek raken omdat individuele indicatoren mogelijk niet naar wens zijn veranderd. Vaak moeten uw medewerkers eerst wennen aan het nieuwe werken of kan het probleem met kleine aanpassingen snel verholpen worden.

Haal het maximale uit het ERP-systeem

Tegelijkertijd is het belangrijk om deze zwakke punten op te sporen en weg te nemen, zodat je echt het maximale uit je ERP-oplossing haalt. Om deze reden is het raadzaam om de analyse van de huidige situatie regelmatig te herhalen. U krijgt uiteindelijk een geldige verklaring of uw ERP-project succesvol is geweest.

Conclusie: meerdere analyses onvermijdelijk

Om te kunnen bepalen of uw ERP-project succesvol is geweest, moet het voor, tijdens en na afloop meerdere malen worden geanalyseerd. Dit is de enige manier om een gedetailleerd overzicht te krijgen van hoe succesvol het ERP-systeem werkt.

Het is vooral belangrijk om aan het begin van het project veel kengetallen te bepalen, zodat je aan het eind een vergelijkende waarde hebt en valide uitspraken kunt doen over succes en falen.

Daarnaast moet u dergelijke analyses ook met bepaalde tussenpozen uitvoeren nadat het project is beëindigd. Eventuele zwakke punten of kleine fouten kunnen in de loop van de tijd uitgroeien tot een echt probleem. Het is daarom belangrijk om ze tijdig te herkennen.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Optimaliseer het WMS met ERP en beperk emissies

U hier lezen over de impact die geoptimaliseerd magazijnbeheer kan hebben op de CO2-voetafdruk van een bedrijf.

Lees verder

Duurzame textiel industrie met ERP software

U hier lezen hoe bedrijven in de industrie processen duurzamer kunnen maken en hun imago kunnen verbeteren door middel van ERP-software. 

Lees verder

Duurzame SCM met ERP-software

Lees hier hoe u de duurzaamheid van uw supply chain waarborgt met een geschikte ERP-software.

Lees verder