ERP MKB

ERP-software voor MKB

Lees hier welke eisen kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) stellen aan ERP-software.

MKB zijn zeer relevant voor de Europese economie. Enerzijds creëren ze banen en anderzijds leveren ze een belangrijke bijdrage aan de economische groei. Om deze reden worden ze vaak de "ruggengraat van de Europese economie" genoemd.

Daarom willen we de eisen van deze bedrijven voor een ERP-systeem nader bekijken. Maar eerst moet worden gedefinieerd wanneer een bedrijf een kmo is.

Inhoudsopgave

Wat valt er onder MKB?

EU-aanbeveling 2003/361 / EG van de Europese Unie definieert wanneer een bedrijf als MKB moet worden geclassificeerd. Als gevolg hiervan wordt elk bedrijf beschouwd als een KMO met minder dan 250 werknemers en ofwel een balanstotaal van niet meer dan 43 miljoen EUR of een jaaromzet van niet meer dan 50 miljoen EUR.

Bedrijven met minder dan 10 werknemers en een jaaromzet van minder dan 2 miljoen EUR behoren tot de kleinste bedrijven en worden daarom niet geclassificeerd als KMO's.

Om te kunnen aangeven welke eisen deze bedrijven aan een adequaat ERP-systeem stellen, hebben we eerst te maken met digitalisering bij middelgrote bedrijven. In hoeverre maken kleine en middelgrote bedrijven al gebruik van moderne technologieën en op welke punten kan digitalisering nog worden uitgebreid?

Hoe zit het met digitalisering onder MKB?

Achter het modewoord van digitalisering gaan talloze maatregelen schuil. Een KfW-studie getiteld "Digitalisering in het MKB: status-quo, huidige ontwikkelingen en uitdagingen" gaat nader in op de huidige mate van digitalisering in het MKB.

Digitalisering nog uitbreidbaar

Uit de studie bleek dat vier op de vijf middelgrote bedrijven de afgelopen jaren het onderwerp digitalisering hebben aangepakt en concrete maatregelen hebben getroffen om de digitalisering uit te breiden.

Het onderzoek classificeert echter iets minder dan een vijfde van het MKB als pionier op het gebied van digitalisering. Tot dusver hebben slechts enkele kmo's te maken gehad met specifieke digitale producten, diensten, apps of Industry 4.0.

Volgens de enquête gebruikt cloud computing iets minder dan een kwart (22%). Bij cross-business digitaliseringsstrategieën zoals het gebruik van big data is dat 19 procent.

Wat zijn de redenen?

Maar waarom lopen MKB-bedrijven vaak nog steeds achter op het gebied van digitalisering en de ontwikkeling van een concrete digitale strategie?
Digitaliseringsmaatregelen vormen altijd een zeker risico en gaan vaak gepaard met niet te onderschatten investeringen. Kleine en middelgrote bedrijven hebben aanzienlijk minder middelen dan grote, internationaal actieve bedrijven om passende maatregelen te nemen. Ook het risico op falen is relatief groot.
Het relatief hoge risico in combinatie met een vaak gebrek aan digitale competentie weerhoudt kleine en middelgrote bedrijven er vaak van om de digitalisering intern uit te breiden.

Huidige uitdagingen voor het MKB

Met name kleine en middelgrote bedrijven staan onder sterke concurrentiedruk. In de loop van globalisering en digitalisering op bijna alle gebieden van ons dagelijks leven, groeien ook de verwachtingen van klanten. We zijn er nu aan gewend dat producten die de volgende dag online zijn besteld, de volgende dag bij onze deur worden bezorgd.

Daarnaast zorgt de heersende globalisering ervoor dat steeds meer bedrijven productieprocessen uitbesteden aan bedrijven buiten de Europese Unie. Lokale bedrijven voeren dus een constante prijzenoorlog met internationale concurrenten, waarbij kwaliteit een belangrijke rol blijft spelen.

Digitalisering als kans

Het biedt een geweldige kans voor het MKB Door een adequaat ERP-systeem te gebruiken, kunnen het MKB bestaande processen aanzienlijk stroomlijnen, optimaliseren en automatiseren. Op deze manier worden middelen bespaard, die op hun beurt elders rendabel kunnen worden binnengehaald.

Digitalisering in het algemeen of meer specifiek, het gebruik van een geschikt ERP-systeem is een geweldige kans voor het MKB waarmee ze op lange termijn winstgevend kunnen opereren in een competitieve markt. Enkele van de basiscriteria die MKB'ers hebben voor een geschikt ERP-systeem worden daarom hieronder gedefinieerd.

Schaalbaarheid van ERP-software zorgt voor lange levensduur

Zoals reeds is opgemerkt, staan MKB'ers onder enorme concurrentiedruk. De toenemende digitalisering en groeiende klantverwachtingen zorgen ook voor de druk op constante innovatie.

Voldoen aan de druk om te innoveren met een geschikt ERP-systeem

Om aan deze verwachting te voldoen, moeten ook kleine en middelgrote bedrijven zich blijven ontwikkelen. Geschikt ERP-software moet zich daarom aan deze veranderingen kunnen aanpassen. Bij bedrijfssoftware heeft dit vooral invloed op de schaalbaarheid.

Flexibel en schaalbaar

Als een ERP-systeem schaalbaar is, betekent dit dat het zich kan aanpassen aan veranderende eisen in relatie tot de grootte van het bedrijf. Sommige middelgrote bedrijven staan op de drempel van grote bedrijven met een internationale focus. Het is ook mogelijk dat kmo's in tijden van economische onzekerheid middelen moeten besparen en personeel moeten inkrimpen.

Een schaalbaar ERP-systeem kan zich aanpassen aan deze omstandigheden. Het aanpassingsvermogen heeft betrekking op zowel het aantal gebruikers als de benodigde opslagcapaciteit. Dit is bijzonder eenvoudig te implementeren in cloudgebaseerde ERP-systemen. Indien gewenst kunnen eenvoudig extra gebruikers of extra opslagruimte worden geboekt.

Andere gebruiks- en licentiemodellen zijn echter niet noodzakelijk ongeschikt om aan deze vereisten te voldoen. Diverse ERP-providers zijn specifiek afgestemd op de behoeften van kleine en middelgrote bedrijven en staan met passende oplossingen ter beschikking van hun klanten.

Gebruiksvriendelijkheid is het sleutelwoord

Een ander belangrijk criterium is de gebruiksvriendelijkheid van het ERP-systeem, dat vaak usability wordt genoemd. Bruikbaarheid is in feite een vereiste die steeds belangrijker wordt, ongeacht de grootte van het bedrijf.

Desalniettemin is gebruiksvriendelijkheid van bijzonder belang voor het MKB. Vanwege de beperkte middelen hebben deze bedrijven meestal de capaciteit om complexe ERP-systemen aan te pakken en het hele scala aan functies gedurende meerdere weken te verkennen.

Alleen het absolute minimum

Daarom mogen KMO's bij het zoeken naar een geschikt ERP-systeem niet worden verblind door dure, grootschalige ERP-systemen met uitgebreide functies.

Er moet eerder worden benadrukt welke concrete doelen moeten worden bereikt met de invoering van een ERP-systeem en welke functies echt nodig zijn.

Op basis van deze informatie kan een geschikt ERP-systeem worden geselecteerd, waarvan het scala aan functies beperkt is tot de essentie.
Alle extra functies die niet nodig zijn, hebben doorgaans een negatieve invloed op de gebruiksvriendelijkheid van het ERP-systeem. Het oppervlak wordt complexer en het risico op onbedoelde acties neemt toe.

Ruimte voor verandering

Desalniettemin kunnen de vereisten voor de functionele reikwijdte van het ERP-systeem in de loop van de tijd veranderen. Daarom moeten kmo's in ieder geval bij potentiële aanbieders aangeven in hoeverre het functieprofiel indien nodig kan worden aangepast.
Op deze manier worden KMO's voorbereid op eventuele veranderingen en krijgen zij een passend ERP-systeem, dat met hen mee kan groeien. Een ERP-systeem met een modulaire opbouw is bijvoorbeeld geschikt om te voldoen aan veranderende functionele eisen.

Modulaire structuur

De modulariteit maakt het gemakkelijk om indien nodig extra modules te boeken. Als bijvoorbeeld financiële boekhouding in de toekomst via het ERP-systeem moet worden afgehandeld, kan eenvoudig een bijbehorende financiële boekhoudmodule worden geboekt.

Sectorspecifieke focus

Ten slotte moeten MKB'ers bij het zoeken naar een geschikt ERP zich concentreren op software die specifiek is toegesneden op hun branche.
De ERP-softwaremarkt is divers en biedt voor elke branche passende oplossingen. Branchespecifieke ERP-systemen hebben functies en processen die kenmerkend zijn voor de betreffende branche en die meestal worden vereist door bedrijven in deze branche.

Bij het kiezen van een algemeen, branche-onafhankelijk ERP-systeem is de kans groot dat aanvullende branchespecifieke functies via een add-on moeten worden geboekt of aangesloten.

Dit gaat niet alleen gepaard met extra tijdsbesteding, maar ook met extra kosten - twee middelen die winstgevender kunnen en moeten worden gebruikt, vooral in het MKB.

ERP-leveranciers met ervaring

Diverse aanbieders van ERP-systemen hebben oplossingen in hun portfolio die specifiek zijn afgestemd op bepaalde branches. Deze ERP-systemen hebben essentiële, branchespecifieke functies. Daarnaast hebben corresponderende aanbieders doorgaans jarenlange ervaring in het ondersteunen en uitvoeren van ERP-projecten in de respectievelijke branches.

Om deze reden zijn ze bekend met branchespecifieke vereisten en kunnen ze specifiek inspelen op de behoeften van hun klanten.

Conclusie: MKB blijven concurrerend dankzij ERP-software

Samenvattend kan worden gezegd dat digitalisering een geweldige kans biedt voor het MKB. De huidige concurrentiedruk is met name groot bij middelgrote bedrijven.

Door gericht gebruik te maken van op hun behoeften afgestemde ERP-systemen kunnen KMO's waardevolle middelen besparen. Deze kunnen vervolgens elders winstgevend worden gebruikt en bijdragen aan het concurrentievermogen van deze bedrijven op lange termijn.

Een adequaat ERP-systeem voor het MKB kenmerkt zich door betaalbaar, gebruiksvriendelijk en flexibel te zijn. Het moet zich kunnen aanpassen aan mogelijk veranderende eisen. Bovendien moet het belangrijke functies hebben die basisvereisten zijn in de respectieve tak van het MKB.

Op deze manier kunnen middelgrote bedrijven gericht gebruik maken van digitalisering om zich te onderscheiden in de markt, kansen te grijpen en winstgevend te blijven opereren.

Oriƫntatie

Wat is bedrijfssoftware?

Lees wat bedrijfssoftware precies inhoudt en hoe bedrijven kunnen profiteren van het gebruik ervan.

Lees verder

Het belang van het vormen van een ERP implementatie team

Het ERP implementatie team legt de hoeksteen voor een succesvol ERP-project. Hier leest u waarom en wat u moet weten.

Lees verder