De 14 belangrijkste ERP-modules: een overzicht

Welke modules zijn er voor ERP-systemen en welke zijn geschikt voor uw bedrijf?

De meeste ERP-systemen hebben een modulaire inrichting. Dit houdt in dat het ERP-systeem kan bestaan uit verschillende deelgebieden, die zich specifiek op een bepaald aspect van een bedrijfsproces richten. De prestaties en gegevens afkomstig uit deze modules komen vervolgens weer samen in het overkoepelende ERP-systeem, dat ze hier kan analyseren, evalueren en de bedrijfsvoering hierop aan kan passen. 

Het ERP-systeem verbindt de modules dus met elkaar, wat ervoor zorgt dat het samen als één systeem functioneert. De gegevens worden op een centrale plaats opgeslagen, en kunnen eenvoudig onderling met elkaar uitgewisseld worden. 

Wat volgt is een uitgebreid overzicht met daarin de belangrijkste en populairste ERP-modules onder gebruikers. We kijken naar de functie van het systeem, de toepassingsmogelijkheden en de link met Enterprise Resource Planning (ERP). In de meeste paragrafen voorzien wij u ook van een link naar een pagina met uitgebreide informatie, zodat we het hier ietwat ‘beknopt’ kunnen houden. 

Belangrijk om te vermelden is dat lang niet iedere module relevant zal zijn voor iedere organisatie. Zo zal een zakelijk dienstverlener waarschijnlijk geen behoefte hebben aan een geïntegreerde module voor productie. Wilt u meer weten over Enterprise Resource Planning (ERP)? Klik dan hier. 

Inhoudsopgave

• Business Intelligence (BI)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Document Management Software (DMS)
• Finance
• Global Business Management (GBM)
• Human Resource Management (HRM)
• Inkoop
• Material Requirement Planning (MRP)
• Productie
• Projectmanagement
• Quality Management System (QMS)
• Supply Chain Management (SCM)
• Transport Management Systeem (TMS)
• Warehouse Management Systeem (WMS)
• Conclusie

Business Intelligence (BI)

Business Intelligence behandelt alle procedures en processen voor een systematische analyse van uw organisatie. Moderne ERP-systemen worden steeds vaker uitgerust met een BI-tool, die eveneens regelmatig wordt ondersteund door kunstmatige intelligentie. De slimme, innovatieve technologieën voorzien u van waardevolle inzichten over de huidige koers van uw organisatie. Deze cruciale informatie kunt u gebruiken om een voorsprong op te bouwen ten opzichte van de concurrentie. 

BI en ERP

De link tussen Business Intelligence en ERP is eigenlijk heel eenvoudig gelegd. De BI-tool raadpleegt namelijk de verzamelde data uit de ERP-omgeving en koppelt deze resultaten vervolgens weer terug. 

Lees ook: “Alles wat u moet weten over Business Process Management”

Customer Relationship Management (CRM)

Het succes van ieder bedrijf wordt uiteindelijk bepaald door zijn klanten, zij zijn immers degenen die producten of diensten moeten aanschaffen. Ze zijn hierdoor verantwoordelijk voor de omzet van een bedrijf. 

Focus op de klant

Klantrelatiebeheer (in het Engels dus CRM) moet daarom ook een centrale taak van ieder bedrijf zijn. In een tijdperk waarin de klantverwachtingen hoger dan ooit zijn, is het cruciaal dat organisaties hard werken om de wensen en behoeften van hun klanten beter te begrijpen. 

Gerelateerd: “Uw klantenwerving optimaliseren met CRM”

CRM en ERP

Alle processen die met de klant te maken hebben, worden in de CRM-module van het ERP-systeem in kaart gebracht en aangestuurd. Van marketingactiviteiten, tot alle interacties met een specifieke klant: alle gegevens worden nauwkeurig en overzichtelijk vastgelegd met behulp van de CRM-software.

Deze informatie geeft de organisatie niet alleen inzicht in het gedrag van de klant, maar ook in zijn interesses en voorkeuren. Deze inzichten kunnen vervolgens gebruikt worden om de verkoop- en marketingactiviteiten, indien nodig, aan te passen om beter in te kunnen spelen op deze behoeften en voorkeuren. 

Een CRM-module bestaat doorgaans uit verschillende deelgebieden, die zich specifiek richten op marketing, e-commerce, verkoop (sales) en klantenservice (customer support). Samen zorgen deze deelgebieden voor een volledig 360-graden beeld van de klant. Het CRM-systeem kan ook als losstaande oplossing geïmplementeerd worden, maar komt het beste tot zijn recht in combinatie met ERP-software.

Document Management Software (DMS)

Het Document Management Systeem (DMS) is verantwoordelijk voor het beheren van alle bedrijfsrelevante documenten en fungeert als centrale database voor alle documentatie. Omdat alles op een centrale plaats is opgeslagen, vergemakkelijkt dit de samenwerking tussen afdelingen aanzienlijk. 

DMS en ERP

Net als bij CRM is het DMS-systeem ook aan te schaffen als aparte oplossing, maar komt het pas echt tot zijn recht in combinatie met het ERP-systeem. De samenwerking tussen verschillende afdelingen wordt vele malen makkelijker, waardoor men dagelijks kostbare tijd kan besparen. Zo heeft iedereen bijvoorbeeld binnen enkele seconden alle relevante documenten omtrent een specifieke klant naar boven gehaald, en zorgt het versiebeheer ervoor dat de volledige geschiedenis van een bepaald document ingezien kan worden. 

Wellicht interessant: “DMS in de cloud: dé oplossing voor het hybride kantoor”

Finance

Financiële modules vormen een van de centrale componenten van ERP-software. Van boekhouding tot controle: alle belangrijke processen en werkzaamheden worden via het systeem centraal in kaart gebracht. 

Controlling

Controlling kent een centrale functie binnen veel bedrijven. Het is immers verantwoordelijk voor een cruciale taak: het plannen, beheren en controleren van allerlei processen binnen het bedrijf. De koppeling met ERP-software zorgt ervoor dat controllers toegang hebben tot bedrijfsbrede statistieken en doelstellingen, zodat ze een uitspraak kunnen doen over de huidige gang van zaken. Op basis van deze gegevens kan de koers, indien nodig, gewijzigd worden. 

Boekhouding

Een ander onderdeel van de financiële module is de boekhouding, een activiteit waar ieder bedrijf mee te maken krijgt. De centrale taak is het volledig documenteren van alle zakelijke transacties van het bedrijf. Daar waar dit vroeger allemaal in mappen en ordners werd bijgehouden, zijn veel bedrijven inmiddels volledig overgestapt naar een digitale omgeving. 

Sommige ERP-systemen beschikken standaard al over een boekhoudsysteem, in sommige gevallen moet deze via een interface worden aangesloten. Het volgende zal per bedrijf verschillen, afhankelijk van de structuur en hun omvang, maar de financiële module dekt doorgaans de volgende deelgebieden:

• Financiële boekhouding. 
• Debiteuren en crediteuren.
• Vermogensboekhouding.
• Loonadministratie.
• Kosten- en prestatie boekhouding.
• Magazijn- en kwantiteit boekhouding. 

Finance en ERP

De financiële processen profiteren aanzienlijk van een integratie met het ERP-systeem. Als er bijvoorbeeld een koppeling is tussen de HRM- en financiële modules, dan kunnen geregistreerde werkuren direct overgedragen worden aan de loonadministratie. Het automatiseren van deze processen zorgt ervoor dat men bespaart op het meest kostbare dat er is: tijd. 

Global Business Management (GBM)

Wanneer een onderneming verspreid is over verschillende landen, kan het voorkomen dat sommige obstakels wat lastiger zijn te overkomen. De module voor Global Business Management zorgt ervoor dat alle locaties toegang hebben tot dezelfde gegevens van klanten, de voortgang van de andere locaties of de bedrijfsbrede financiële cijfers. 

Human Resource Management (HRM)

Human Resource Management is eveneens een centrale taak voor ieder bedrijf. Het is immers het personeel dat ervoor moet zorgen dat de bedrijfsbrede processen succesvol worden uitgevoerd. HR-professionals zijn onder andere verantwoordelijk voor taken als recruitment en het verder ontwikkelen en ondersteunen van bestaand personeel. En daar kunnen ze best een (softwarematig) handje bij gebruiken. 

HRM en ERP

HRM-software zorgt ervoor dat de middelen omtrent personeel zo efficiënt mogelijk worden ingezet. Zo is de afdeling Human Resources bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het aannemen van nieuw personeel, en moeten zij in overleg met afdelingshoofden op zoek naar geschikte medewerkers. Hiermee zijn zij ook indirect verantwoordelijk voor het succes van dat bedrijfsgebied. 

De koppeling tussen de ERP- en HRM-omgeving zorgt ervoor dat HR-medewerkers bedrijfsbrede statistieken in kunnen zien. Op basis van deze cijfers kunnen zij vaststellen of er bijvoorbeeld nieuw personeel aangenomen moet worden. Dankzij de koppeling met het ERP-systeem kunnen ze tegelijkertijd inzien of hier wel budget voor beschikbaar is. 

Inkoop

Een inkoopsysteem zorgt ervoor dat het bedrijf beter inzicht heeft in bepaalde uitgaven. Veel organisaties geven geld uit aan de materialen of diensten van andere bedrijven. Een overzicht in deze uitgaven en het totaalaanbod wat betreft leveranciers houdt in dat de organisatie steeds slimmer kan gaan inkopen. Stel dat de organisatie een bepaald soort materiaal bij vijf verschillende leveranciers kan inkopen, dan zet de inkoopmodule de prijs-kwaliteitverhouding van deze leveranciers overzichtelijk op een rij. 

Material Requirement Planning (MRP)

Een module voor Material Requirement Planning (MRP) zorgt ervoor dat bedrijven beter inzicht hebben in de inkomende en uitgaande materiaalstromen. Op deze manier weten ze te allen tijde welke materialen ze nodig hebben, wanneer ze deze nodig hebben en in welke kwantiteit. Zo zorgen organisaties ervoor dat ze nooit tekort komen, maar ook niet geheel onbelangrijk: dat materialen niet onnodig op locatie aanwezig zijn.

Productie

Productiemodules maken vaak onderdeel uit van branchespecifieke ERP voor productiebedrijven. De module wordt doorgaans ingericht op basis van de specifieke oriëntatie van het bedrijf. Niet ieder productiebedrijf heeft immers dezelfde behoeften als de ander. Klik hier voor meer informatie over de functionaliteiten en kenmerken van ERP-software in de productiesector. 

Projectmanagement

Een module voor projectmanagement zal niet voor iedere branche een vereiste zijn. Sommige industrieën kunnen er daarentegen niet omheen, omdat ze voornamelijk op projectmatige basis werken en de beschikbare middelen over meerdere projecten tegelijkertijd moeten worden gecoördineerd. De projectmanagement-software zorgt ervoor dat alle betrokkenen efficiënter kunnen samenwerken, wat er op zijn beurt voor zorgt dat het bedrijf zo min mogelijk middelen hoeft te gebruiken om het project tot een succesvol einde te kunnen brengen. 

Quality Management Systeem (QMS)

Deze module is voor sommigen wellicht beter bekend als een systeem voor kwaliteitsbeheer. Lang niet iedere branche zal behoefte hebben aan dergelijke modules, maar voor bepaalde sectoren is het van cruciaal belang. Het QMS ondersteunt bij het naleven van de geldende wet- en regelgeving in de branche en moet ervoor zorgen dat bedrijven hoogwaardige producten blijven produceren.  

Supply Chain Management (SCM)

In dit digitale, internationaal genetwerkte tijdperk strekken supply chains zich steeds meer uit tot mondiaal niveau. In tijden van crisis, zoals de Corona-pandemie, werd de afhankelijkheid van efficiënte supply chain-processen, evenals de kwetsbaarheid hiervan, duidelijk. Met als resultaat: tekorten en lege schappen, iets dat in alle bedrijfstakken voelbaar was. De inzet van een geschikt Supply Chain Management (SCM)-systeem zorgt ervoor dat organisaties alle logistieke en supply chain-management processen kunnen optimaliseren. 

SCM en ERP

Als het aankomt op Supply Chain Management, zijn samenwerking en met name communicatie twee sleutelwoorden. De totstandkoming en uiteindelijke verzending van een bepaald product kent vele betrokkenen, die met de juiste SCM-software goed samen kunnen werken om het proces zo efficiënt mogelijk in te richten. 

Transport Management Systeem (TMS)

Gebruikers van een Transport Management Systeem (TMS) kunnen profiteren van de manier waarop de software ondersteunt bij het plannen, uitvoeren en optimaliseren van inkomende en uitgaande goederenstromen. Het zorgt ervoor dat (vaste) routes zo efficiënt mogelijk ingericht worden, om zo veel mogelijk middelen te kunnen besparen. Op de langere termijn kent het gebruik van een TMS aanzienlijke voordelen. Vanzelfsprekend is het TMS met name geschikt voor transportbedrijven, waar dergelijke zaken dagelijkse kost zijn. 

TMS en ERP

Een TMS-systeem dat is geïntegreerd in de ERP-omgeving stelt het management in staat om de efficiëntie van hun transportprocessen overzichtelijk in te zien. 

Warehouse Management Systeem (WMS)

Het Warehouse Management Systeem (WMS) stelt organisaties in staat om de voorraadniveaus en alle processen in het magazijn centraal te beheren en bewaken. Op deze manier weet men te allen tijde waar, wanneer en in welke kwantiteit bepaalde middelen zich bevinden. Zelfs bedrijven met meerdere locaties kunnen hun resources hierdoor centraal beheren. Zo zorgt men ervoor dat de producten en middelen op voorraad blijven, zodat ze binnenkomende orders en aanvragen zo snel mogelijk kunnen verwerken. 

WMS en ERP

WMS-systemen worden in sommige gevallen individueel gebruikt, maar weten hun volledige potentie pas echt te benutten in combinatie met het ERP-systeem. De analytische functionaliteiten van het ERP kunnen namelijk ondersteunen bij het nóg efficiënter inrichten van de processen in en rondom het magazijn. 

“Warehouse Management-software voor het MKB”

Conclusie

De modulaire inrichting van ERP-software biedt de mogelijkheid om het systeem nog beter in te richten op de specifieke behoeften van een gebruiker. De modules zijn ieder verantwoordelijk voor bepaalde taken en processen binnen een specifiek deel van het bedrijf. Door de verschillende modules te koppelen aan het overkoepelende ERP-systeem, wordt een naadloze informatiestroom tussen de afzonderlijke modules gegarandeerd. 

Bedrijven die in dit digitale tijdperk hun data en Enterprise Resource Planning optimaal weten te benutten, hebben een significante voorsprong op hun concurrenten die hiertoe niet in staat zijn.