ERP-software voor groeiende bedrijven

Hier leest u welke eisen u als groeiend bedrijf moet stellen aan geschikte ERP-software.

Vandaag de dag voor ERP-software kiezen zonder te weten hoe groot uw bedrijf over een paar jaar zal zijn, is geen gemakkelijke keuze. Maar dit is precies waar er een remedie is: ERP-software die speciaal is ontworpen voor groeiende bedrijven.

Op dit punt willen we die ERP-systemen bekijken en aangeven wat dergelijke oplossingen moeten kunnen om de toekomstige groei van een bedrijf te dekken.

Voorafgaand willen we echter kijken naar de algemene functionaliteit van ERP-software, ook om beter te begrijpen hoe een oplossing voor groeiende bedrijven hiervan verschilt.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP-software? - Een betekenis
• Hoe zijn ERP-systemen technisch gestructureerd?
• Wat moet ERP-software kunnen doen voor groeiende bedrijven?
• Wat als het aantal gebruikers groeit?
• Hoe zit het met de groei in opslagcapaciteit?
• Zijn er in de toekomst andere functies nodig?
• Conclusie: het hangt af van de schaalbaarheid

Wat is ERP-software? - Een definitie

De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Deze term beschrijft in het algemeen de ondernemende taak om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Het is van belang om de ondernemingsprocessen zodanig met middelen af te dekken dat altijd gegarandeerd kan worden dat ze soepel kunnen verlopen.

De kerntaak is het plannen, beheersen en bewaken van alle processen en tegelijkertijd zorgen voor de levering van de optimale hoeveelheid middelen op het juiste moment. Een voorbeeld:

Een textielbedrijf maakt jeans. Bij dit proces worden verschillende resourcegroepen getroffen. Er is mankracht voor nodig om de broek te naaien. De arbeider heeft op zijn beurt een naaimachine, garen en het te naaien product nodig, namelijk een spijkerbroek. Als een van deze bronnen verloren gaat, kan het hele proces niet worden uitgevoerd.

Maak alle processen efficiënter

Dit is het geval bij alle bedrijfsprocessen, van administratie tot logistiek tot productie. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat elk proces te allen tijde van de juiste hoeveelheid middelen wordt voorzien, zonder knelpunten of overschotten te veroorzaken.

Een bijna onmogelijke opgave, als je bedenkt hoeveel processen er dagelijks in een bedrijf draaien. Dit is waar ERP-systemen in het spel komen. Deze softwareoplossingen brengen alle bedrijfsprocessen digitaal in kaart en brengen de data samen in een centrale database. Op deze manier kunnen veel processen worden samengevoegd, gestroomlijnd en op sommige gebieden zelfs geautomatiseerd.

Werken met dezelfde gegevens

Alle functies binnen het bedrijf hebben toegang tot dezelfde data, wat enerzijds betekent dat de processen in het bedrijf transparanter worden en anderzijds informatie sneller en beter gedeeld kan worden. Dit voorkomt fouten als gevolg van verzending of dubbele invoer.

ERP-systemen voor elk bedrijf

Een ander doorslaggevend voordeel van deze applicatie is het efficiëntere ontwerp van de processen. Hier komen enorme middelen vrij die het bedrijf elders kan inzetten. Dat maakt holistische ERP-software voor vrijwel elk bedrijf zo aantrekkelijk. Inmiddels zijn er op de ERP-markt oplossingen te vinden voor bedrijven van elke omvang en industrie, wat het kiezen van de juiste ERP-software best lastig maakt.

Hoe zijn ERP-systemen technisch gestructureerd?

Omdat een ERP-software geschikt moet zijn voor het betreffende bedrijf zodat de specifieke processen digitaal in kaart kunnen worden gebracht. Dergelijke oplossingen zijn meestal opgebouwd uit verschillende modules, die elk een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf bestrijken.

Cloud of lokale software?

Afhankelijk van de branche worden functies en modules toegevoegd of uitgesloten. De verschillende oplossingen verschillen echter niet alleen van elkaar qua functionaliteit. Er zijn ook verschillen met betrekking tot het licentiemodel van de bijbehorende software. Er zijn verschillende varianten van ERP-systemen op de markt:

• ERP op locatie
• Cloud ERP
• Gehoste ERP
• Hybride ERP

Deze modellen hebben betrekking op de respectievelijke opslaglocatie van de database of de locatie van de server waarop het systeem draait. Meestal koopt een bedrijf software van de provider en installeert deze op zijn eigen servers. Deze variant wordt het on-premises model genoemd.

Voordelen van de cloud

Omdat niet elk bedrijf een eigen brede IT-infrastructuur heeft, heeft de variant van cloud computing zich de afgelopen jaren uitgebreid. Hier hebben bedrijven de mogelijkheid om de software via internettoegang te gebruiken zonder dat ze hun eigen servers nodig hebben. De software wordt bediend in het datacenter van de provider, waar uiteindelijk ook de data die in het systeem wordt gebruikt, wordt opgeslagen.

Wat moet ERP-software doen voor groeiende bedrijven?

Wat u uiteindelijk beslist, hangt sterk af van de omstandigheden en de doelstellingen van elk afzonderlijk bedrijf. Dit geldt met name voor groeiende en groeiende bedrijven. Wie vandaag de dag ERP-software implementeert, moet ervoor zorgen dat deze ook na lange tijd de bedrijfsprocessen nog adequaat in kaart kan brengen.

Veel factoren om te overwegen

Voor groeiende bedrijven betekent dit dat de software schaalbaar moet zijn in termen van gebruikers, functionaliteit en opslagcapaciteit. Bij het zoeken naar geschikte ERP-software moet daarom met deze factoren rekening worden gehouden.
Op dit punt willen we de vereisten van groeiende bedrijven aan ERP-software nader bekijken en verduidelijken wat bijzonder belangrijk is. Om dit te doen, nemen we de bovengenoemde factoren afzonderlijk op en maken we duidelijk waarom de focus hier op de selectie moet liggen.

Wat als het aantal gebruikers groeit?

ERP-systemen zijn vaak ontworpen voor het aantal gebruikers dat het systeem actief gebruikt. Er zijn verschillende gebruikerslicenties binnen één ERP-software. Niet elke werknemer heeft het volledige scala aan functies nodig, anderen hebben alleen leesrechten nodig en weer anderen hebben volledige toegang nodig.

Verschillende licenties voor gebruikers

Een aanbieder biedt verschillende licenties aan die precies daar rekening mee houden. Een bedrijf betaalt alleen voor die licenties die echt nodig zijn. Dit geldt met name voor ERP-systemen uit de cloud. On-premise ERP-systemen kunnen doorgaans volledig door alle medewerkers worden gebruikt, ook al is dit vaak echt niet nodig.

Houd de groei in de gaten

Veel belangrijker is echter dat de licenties naar behoefte kunnen worden uitgebreid. ERP-systemen zijn vaak ontworpen voor een bepaalde bedrijfsgrootte. Als het bedrijf groeit, moet het ook de ERP-software kunnen gebruiken en aanvullende licenties kunnen verstrekken. Daarom is het voor groeiende bedrijven belangrijk om er vooraf voor te zorgen dat de geselecteerde ERP-software qua licenties met je mee kan groeien.

Hoe zit het met de groei in opslagcapaciteit?

Meer gebruikers betekent meer opslagruimte. Of het nu cloud of lokaal is, deze vraag moet in ieder geval worden behandeld. Veel ERP-systemen die in de cloud zijn geïmplementeerd, worden gefactureerd op basis van opslagcapaciteit. Dit betekent dat het bedrijf elke maand een bepaalde hoeveelheid tijd beschikbaar heeft. Indien deze overschreden wordt, ontstaan er extra kosten.

Overweeg servercapaciteiten

Als het datavolume gestaag toeneemt, moet het op dit punt mogelijk zijn om de capaciteit uit te breiden. Dit moet vooraf worden verduidelijkt met de cloudprovider. Bij een on-premise ERP-oplossing moeten uw eigen servercapaciteiten de extra hoeveelheid data kunnen verwerken. Voor groeiende bedrijven betekent dit dat hun eigen infrastructuur dienovereenkomstig moet worden ingericht.

Zijn er in de toekomst andere functies nodig?

Enkele belangrijke vragen rijzen ook met betrekking tot het scala aan functies. Het feit dat ERP-software momenteel in staat is om de heersende processen adequaat af te dekken, betekent niet automatisch dat alle toekomstige processen met deze oplossing kunnen worden afgedekt. Daarom moet van tevoren duidelijk worden of het systeem in staat is om op een ongecompliceerde manier extra functies te bieden.

Verbinding met andere systemen

Hetzelfde geldt voor de verbinding met andere systemen. Stel dat een bedrijf besluit om na verloop van tijd een documentbeheersysteem in te voeren. Kan dit vervolgens worden gekoppeld aan het bestaande ERP-systeem? Dit kan behoorlijk belangrijk worden, dus het moet van tevoren duidelijk zijn hoe compatibel het geselecteerde ERP-systeem is met andere applicaties en welke basisfuncties het systeem heeft.

Worden er regelmatig upgrades uitgebracht?

Een andere cruciale vraag met betrekking tot het groeiende scala aan functies is die van de ondersteuning van de oplossing. Zijn er regelmatig updates en upgrades voor de oplossing? Naast al deze vragen en factoren die we hier hebben besproken, moet het bedrijf zich altijd voldoende voorbereiden op de keuze van een passende oplossing.

Beoordeel veranderingen vroeg

Het is belangrijk om vooraf na te denken over toekomstige ontwikkelingen in het bedrijf. Niet alle ontwikkelingen zijn op voorhand te voorzien. Hiervoor is het belangrijk om de optie gratis te houden. Daarom hebben groeiende en groeiende bedrijven behoefte aan ERP-software die voldoende schaalbaar is op bovengenoemde niveaus.

Conclusie: het draait allemaal om schaalbaarheid

Groeiende bedrijven hebben een bijzonder probleem als het gaat om het kiezen van de juiste ERP-software. U moet kunnen voorspellen waar uw bedrijf zich op lange termijn zal ontwikkelen. Omdat dit echter niet eenvoudig mogelijk is, zijn er op de ERP-markt oplossingen te vinden die een hoge mate van flexibiliteit bieden.

Als het aantal medewerkers in het bedrijf toeneemt, moet er ook voldoende capaciteit in het ERP-systeem zijn. Enerzijds qua aantal gebruikers, en anderzijds qua opslagcapaciteit. De processen kunnen ook in de loop van de tijd veranderen. De software moet deze dus ook in de toekomst in kaart kunnen brengen.