ERP software voor start-ups

Vooral start-ups kunnen profiteren van de vroege introductie van ERP-software. Wat belangrijk is, leest u hier.

Bij de start van een bedrijf wordt altijd bepaald hoe de processen voor het omgaan met het dagelijkse zakenleven zijn ingericht. Degenen die vanaf het begin afhankelijk zijn van gestroomlijnde en efficiënte werkmethoden, zullen doorslaggevende voordelen behalen ten opzichte van andere start-ups.

ERP-software is hiervoor essentieel. We willen graag nader bekijken waarom men zo vroeg mogelijk op een dergelijke oplossing moet vertrouwen. Wij leggen u de belangrijkste eigenschappen van dergelijke software uit en laten u zien welke voordelen u daarvan op korte, middellange en lange termijn kunt verwachten.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP-software? - Een betekenis
• Hoe zijn ERP-systemen technisch gestructureerd?
• Hoe kunnen start-ups profiteren van ERP-software?
• Wat hebben start-ups nodig in hun ERP-software?
• Wat kost ERP-software voor start-ups?
• Conclusie: hoe eerder hoe beter

Wat is ERP-software? - Een definitie

ERP staat voor de Engelse term Enterprise Resource Planning. Dit betekent de ondernemende taak om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te plannen en in te zetten voor de eigen processen.

In de kern gaat het om het plannen, controleren en bewaken van alle processen in het bedrijf en ze tegelijkertijd van de juiste middelen voorzien. Er moet voor worden gezorgd dat de juiste hoeveelheid middelen wordt toegewezen aan het juiste proces en te allen tijde beschikbaar is.

Wat bedoelen we met middelen?

Doordat bedrijven tegenwoordig talloze processen hebben, waarvan sommige met elkaar zijn verbonden, op elkaar voortbouwen of parallel aan elkaar lopen, is het nauwelijks mogelijk om deze allemaal centraal te sturen, bewaken en plannen. Dit is waar ERP-systemen in het spel komen. Deze softwareapplicaties brengen alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en brengen de gegevens samen in een centrale database.

Hierdoor is het mogelijk om voor elk proces te zorgen dat altijd de juiste hoeveelheid resources in de juiste kwaliteit beschikbaar is. Er ontstaan geen overschotten of knelpunten in de stroom van middelen.

Hoe zijn ERP-systemen technisch gestructureerd?

Op deze manier kan informatie beter door het bedrijf worden gedeeld, kunnen afdelingsgrenzen worden overbrugd en kunnen processen veel sneller en efficiënter worden gemaakt. ERP-systemen zijn opgebouwd uit verschillende modules die elk een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf bestrijken.

Modules in een ERP-software

Deze modules zijn inhoudelijk met elkaar verbonden en communiceren met elkaar. De gegevens die in de modules worden verwerkt, worden allemaal opgeslagen in de centrale database en kunnen daardoor door alle partijen worden gebruikt.

Niet elk bedrijf heeft elk van deze modules nodig. Zo heeft een groothandel zonder eigen productie de productiemodule niet nodig. Binnen de modules zijn er tal van verschillende functies die de specifieke taken op dit gebied dekken. Omdat processen in bedrijven heel verschillend zijn, zelfs als de bedrijven erg op elkaar lijken in termen van hun basisactiviteiten, moeten ERP-systemen perfect passen bij het bedrijf.

ERP-systeem moet passen bij het bedrijf

Je kunt niet zomaar een ERP-systeem aanschaffen en ervan uitgaan dat je er je hele processen mee in kaart kunt brengen. Er zijn eerder specifieke oplossingen nodig die de individuele processen van een bedrijf kunnen dekken. Laten we eens kijken naar een proces dat wordt verwerkt in een ERP-systeem:

Een bestelling komt via de webshop het bedrijf binnen. Tijdens het bestelproces controleert het systeem of het gewenste product op voorraad is. Mocht dit niet het geval zijn, dan kunt u direct nabestellen en een alternatieve leverdatum opgeven. Tijdens het bestelproces kan de klant zien wanneer het product waarschijnlijk aankomt. Het systeem stuurt de order door naar picking en ook naar boekhouding / facturatie. De goederen worden verpakt en de bijbehorende factuur wordt automatisch verstrekt.

Uiteindelijk worden veel stappen in het bestelproces door het systeem geautomatiseerd. Dit bespaart tijd en maakt middelen vrij die elders kunnen worden gebruikt.

Hoe kunnen start-ups profiteren van ERP-software?

Start-ups zijn vaak kleinere bedrijven die worden gekenmerkt door innovatieve processen, zakelijke ideeën of producten en die snel groeien. Om deze snelle groei te kunnen verwerken is flexibele softwareondersteuning nodig. Anders groeit uw eigen bedrijf snel boven uw hoofd.

Bespaar middelen en groei snel

Enterprise Resource Planning beschrijft hoe, zoals reeds vermeld, de ondernemende taak is om alle middelen optimaal in te zetten voor de eigen processen. Met name start-ups moeten het huishouden doen, zodat er snel winst gemaakt kan worden en er verder geïnvesteerd kan worden.

Efficiënte processen vanaf het begin

Als middelen worden verspild door onnodig gecompliceerde processen, gaat het waardevolle potentieel van het bedrijf verloren. Een ERP-systeem, speciaal ontworpen voor start-ups, helpt enerzijds om logische processen vast te leggen en groeit anderzijds mee met het bedrijf. Wettelijke vereisten zorgen bijvoorbeeld in het begin voor een rem op veel bedrijven.

Ondersteuning bij wettelijke vereisten

De onzekerheid of de eigen aanpak ook aansluit bij de eisen van de belastingdienst of de wetgever is te groot. Hier zijn ERP-systemen vanaf het begin een waardevolle adviseur. Ze helpen de processen zo in te richten dat aan alle specificaties kan worden voldaan en zorgen tegelijkertijd voor de nodige efficiëntie.

Wat hebben start-ups nodig in hun ERP-software?

Start-ups kunnen een grote verscheidenheid aan vormen aannemen en omgaan met een grote verscheidenheid aan inhoud. Daarom zijn geen twee start-ups hetzelfde. Om precies deze reden is het ook moeilijk te zeggen wat een start-up precies van ERP-software maakt.

Financiële boekhouding en boekhouding met de ERP

Wat wel kan worden gezegd, is dat alle bedrijven op bepaalde gebieden dezelfde processen hebben. Laten we deze processen dus eerst eens bekijken. Financiën en boekhouding zijn elementair in elk bedrijf. Bedrijven kunnen alleen groeien en zich in de markt vestigen met een solide financiële basis.

Dit gaat in wezen over externe en interne boekhouding. Enerzijds moeten de jaarrekening en de balans worden voorgelegd aan de wetgever, anderzijds moet de interne boekhouding bepalen hoe de beschikbare geldmiddelen zo goed mogelijk verdeeld kunnen worden.

Een financiële en boekhoudmodule ondersteunt echter vele andere taken. Naast financiële boekhouding en controlling kan dit bijvoorbeeld ook worden gebruikt voor het maken van statistieken en het uitvoeren van planningsberekeningen.

Personeelsmanagement met het ERP-systeem

Maar niet alleen financiën kunnen gemakkelijker worden geregeld met ERP-software. Personeelsmanagement is ook een module die in vrijwel elk bedrijf wordt gebruikt. Hiermee is het eenvoudiger om het bestaande personeel te managen, nieuw personeel te vinden en de werkuren optimaal vast te leggen.

Klantrelatiebeheer met de CRM-module

Voor veel bedrijven staat de relatie met hun eigen klanten centraal. Het is belangrijk om te streven naar langdurige klantenbinding en tegelijkertijd het klantenbestand op suggestieve wijze uit te breiden. Met een CRM-module worden alle klantcontacten centraal opgeslagen en zijn altijd beschikbaar.

Verkoop- en marketingvoordeel

Naast klantenservice profiteren vooral sales en marketing van deze module. Door gerichte evaluaties van de gegevens kunnen opwindende inzichten in het koopgedrag van klanten worden verkregen, die helpen om in een vroeg stadium de juiste reclame- en verkoopstrategieën te volgen.

Wat kost ERP-software voor start-ups?

Een centrale vraag in de context van ERP-systemen is altijd die van de kosten. Met name start-ups hebben niet per se de middelen om holistische ERP-software lokaal te implementeren. Daarom worden veel start-ups met hun oplossingen naar de cloud getrokken. De hoge initiële investeringen zijn hier niet nodig en u betaalt alleen voor die modules die daadwerkelijk nodig zijn.

Denk vandaag aan morgen

Stel dat een start-up op zoek is naar een ERP-oplossing die door minder dan tien medewerkers wordt gebruikt, maar die in de toekomst meerdere medewerkers kan verwerken. Deze oplossing bevat in eerste instantie alleen de meest essentiële modules, zoals boekhouding, magazijnbeheer of zelfs een CRM-module.

Cloud ERP is de ideale oplossing

Dergelijke oplossingen zijn beschikbaar in de cloud vanaf ongeveer 60 euro per maand per gebruiker. Men moet echter niet de fout maken om de eerste en goedkoopste oplossing te kiezen. Zoals in het begin al vermeld, moet de software de huidige processen kunnen dekken en tegelijkertijd meegroeien met het bedrijf.

Conclusie: hoe eerder hoe beter

De conclusie op dit punt kan alleen zijn dat hoe eerder ERP-software zijn weg vindt naar een bedrijf, hoe eerder het kan profiteren van de voordelen van de applicatie. Correct geïmplementeerde en correct toegepaste ERP-systemen hebben het potentieel om bedrijven precies de voorsprong te geven op de concurrentie die ze nodig hebben om zich op de markt te vestigen.

Hoe langer een software van dit type in gebruik is, hoe meer gegevens er in de loop van de tijd in worden verwerkt. Hoe meer gegevens beschikbaar zijn voor strategische evaluaties, hoe beter voorspellingen kunnen worden gedaan met het ERP-systeem. Maar er is nog een andere doorslaggevende reden waarom start-ups zouden moeten overwegen om zo vroeg mogelijk een ERP-systeem in te voeren.

Als de software veel later wordt geïnstalleerd, moet deze massaal worden aangepast aan de reeds gevestigde processen in het bedrijf. Als het bedrijf nog jong is, zal het zich eerder aanpassen aan nieuwe processen. De gewenningsfase wordt enorm verkort en complexe aanpassingen aan de software kunnen worden omzeild.