Waarom óók het MKB kan profiteren van Business Intelligence

Alles over Business Intelligence (BI) voor het midden- en kleinbedrijf: een tool die absoluut niet enkel is weggelegd voor grote ondernemingen.

In deze competitieve markt is nagenoeg iedere MKB’er druk op zoek naar manieren om de concurrentie een stap voor te blijven. Hiervoor wordt druk gekeken naar bedrijfssoftware voor MKB, bijvoorbeeld in de vorm van modules voor klantrelatiebeheer. En hoewel dit absoluut ook goede manieren zijn om te groeien als bedrijf, beseffen velen zich niet dat er bijzonder veel winst te behalen valt met iets waar ze eigenlijk al over beschikken: de eigen data. 

Het idee dat BI-tools alleen maar zijn weggelegd voor grotere bedrijven, is tegenwoordig compleet achterhaald. Ook het MKB kan aanzienlijk profiteren van een analytische blik op de eigen gegevens en processen. Sterker nog: volgens Amazon groeit de omzet van MKB’ers die data-analysetools gebruiken twee keer zo snel als zij die dit niet doen. In andere woorden, het is dus hoog tijd dat het midden- en kleinbedrijf aan de slag gaat met BI.

Inhoudsopgave

• Wat is Business Intelligence (BI)?
• BI-tools voor het MKB: een handleiding
  • Professionalisering
  • Wat verzamelt een BI-tool nu precies?
  • Visuele weergave
  • De zoektocht naar een geschikt systeem

Wat is Business Intelligence (BI)?

Veel ondernemers vertrouwen op hun instinct, als het aankomt op het nemen van beslissingen die impact hebben op de koers van hun bedrijf. En hoewel we dit absoluut niet willen afraden, is het wel een feit dat deze beslissingen nog beter hun beoogde doel zullen bereiken, als deze zijn onderbouwd met relevante en concrete data. 

Ter ondersteuning van dit proces heeft men Business Intelligence (BI)-software ontwikkeld, voor sommigen is dit programma misschien beter bekend als de BI-tool. Deze software verzamelt de gegevens die in uw organisatie rondgaan, analyseert deze voor u en zet deze om in taal die voor iedereen begrijpelijk is. Hierdoor hebben gebruikers te allen tijde zicht op hetgeen dat in hun organisatie speelt, en hoe de vlag er op dat moment bij hangt. Gebaseerd op deze informatie kan men vervolgstappen ondernemen. 

Data is goud waard

We leven in een digitaal tijdperk waarin data goud waard is. Bedrijven die niet alleen op de hoogte zijn van de behoeften van hun klant, maar ook over goede zelfkennis beschikken, kennen een veel grotere potentie dan degenen die hier niet proactief mee bezig zijn. Als men niet precies weet waar de klant behoefte aan heeft, hoe kan het hen dan écht goed van dienst zijn? 

Om tot deze inzichten te komen heeft men dus de juiste bedrijfssoftware nodig die hen voorziet van relevante inzichten en analyses. Het mooie is: het gebruikt hiervoor de gegevens waar u op dat moment al over beschikt, dus het kost als het ware vrijwel niets. Een BI-tool helpt simpelweg met het efficiënt toepassen van middelen (data) die u al in uw bezit heeft.

ERP en BI

Hoewel BI-applicaties ook als losstaande systemen worden aangeboden, ligt zijn ware kracht in de combinatie met het ERP-systeem. Laatstgenoemde fungeert immers als een centrale database, waar alle processen en datastromen in en rondom uw organisatie samenkomen. De analytische kracht van een BI-tool komt pas echt tot zijn recht als het toegang heeft tot deze bedrijfsbrede informatie. Het is dus ten zeerste aan te raden om bij uw ERP-leverancier te informeren naar de mogelijkheden wat betreft een koppeling met een BI-tool. 

BI-tools voor het MKB: een handleiding

Laten we eens kijken naar de concrete voordelen en kenmerken van deze vorm van MKB-software. Het is logisch dat grotere bedrijven krachtigere en uitgebreidere BI-tools nodig hebben, maar een aantal functionaliteiten van de software zijn ook absoluut relevant voor het midden- en kleinbedrijf. 

Professionalisering

Het toepassen van een geschikte BI-tool is een stap in de professionalisering van uw bedrijf. U laat het tijdperk van Excel achter u, en gaat aan de slag met een tool die u een écht inzicht in uw gegevens geeft.

Begrijp het niet verkeerd, Excel is nog altijd een ontzettend handig softwareprogramma, maar zeker op analytisch vlak kent een BI-tool simpelweg een stuk meer voordelen. Zo beschikt u hierdoor over realtime updates van uw data en heeft u toegang tot uitgebreide analysemogelijkheden, waardoor u als bedrijf echt zal gaan groeien. 

Wat verzamelt een BI-tool nu precies?

Genoeg over de voordelen van Business Intelligence-software, laten we eens concreet kijken naar hetgeen dat de BI-tool voor u kan doen:

• Realtime gegevens. De BI-tool stelt u in staat om de stand van zaken in de gaten te houden: van voorraadbeheer, tot de omzet van de dag, u weet te allen tijde wat er speelt.
• Databeheer en analyse. Het systeem houdt niet alleen de statistieken bij, maar geeft u tegelijkertijd inzicht in de voortgang van bepaalde processen en doelstellingen, bijvoorbeeld op financieel gebied. 
• Performancebeheer. Het bijhouden van deze voortgang geeft u tegelijkertijd inzicht in de progressie van bepaalde bedrijfsonderdelen. U krijgt dus beter inzicht in hetgeen dat bijvoorbeeld nog wat stroef loopt, zodat u kan werken aan de optimalisatie van dit proces. 
• Voorspellende analyses. Omdat het systeem ook toegang heeft tot historische gegevens, kan het op basis van het heden en verleden voorspellingen doen over bepaalde (toekomstige) patronen en trends. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voorspelling op het gebied van koopgedrag. Als u dankzij de BI-tool vroegtijdig weet welke trends zullen komen, kan u hier adequaat op inspelen. 

Visuele weergave

Op het eerste oog klinkt dat allemaal misschien wat ingewikkeld, maar gelukkig houdt de BI-tool hier rekening mee. Het systeem verzamelt en analyseert niet alleen, maar zorgt er tevens voor dat de gegevens in heldere taal, vaak visueel worden vormgegeven. Op deze manier kan iedereen de analyses relatief eenvoudig begrijpen. 

De zoektocht naar een geschikt systeem

Het is dus duidelijk welke toegevoegde waarde software voor Business Intelligence kan bieden. Afsluitend voorzien wij u nog van een 3-stappenprogramma, dat u kan aanhouden in de zoektocht naar het softwaresysteem dat het beste bij u past. 

1. De grote gegevens-schoonmaak. De zoektocht naar een geschikte BI-tool begint bij uzelf. Over welke data beschikt u momenteel, en wat moet hier precies mee gaan gebeuren? Worden bepaalde gegevens of documenten dubbel opgeslagen, en welke relevantie hebben ze voor uw bedrijf? Pas als u uw eigen data-administratie op orde heeft, kan u gaan nadenken over een BI-tool. Anders wordt het lastig om hier waardevolle conclusies uit te trekken.

2. Sta stil bij uw datastructuur. Los van de data die u bewaart, is het ook belangrijk om stil te staan bij de manier waarop u dit doet. Waar bevinden deze gegevens zich, en wie heeft hier allemaal toegang toe?

Klik hier voor meer informatie over de toegevoegde waarde van een SPOT, een gedachtegoed dat helpt bij het structureren van data. 

3. Ga voor een oplossing die bij u past. Niet geheel onbelangrijk is de uiteindelijke aard van het beestje. Over welke functionaliteiten moet het nieuwe systeem gaan beschikken, en wie moet deze software gaan leveren? Als u al beschikt over een ERP-systeem, is stap één uw eigen leverancier. Mochten zij geen BI-oplossingen ontwikkelen, dan is het de vraag of ze wel in staat zijn om een losstaande oplossing te combineren met de bestaande ERP-software. 

Bronnen

AWS Smart Business Blog: “How Business Intelligence Can Help Small and Medium Businesses Stay Competitive” - Kathryn Tindale, 9 mei 2023.

HubSpot: “How Small Businesses Can Use Business Intelligence” - Luna Campos, 12 januari 2022.