d.3 Document Management

d.3 Document Management

Blending Nederland biedt een Document Management Systeem die diep geïntegreerd is met ERP. Dit is het product d.3.

Meer en meer documenten worden digitaal ontvangen en verstuurd. Maar hoe houd je het nog beheersbaar en overzichtelijk? Blending Nederland biedt een Document Management Systeem die daarop een antwoord geeft. En omdat ERP een plek is waar veel documenten ontstaan maar waarin ook veel informatie met betrekking tot documenten verwerkt moet worden, hebben we gekozen voor een oplossing die diep geïntegreerd is met ERP. Dit is het product d.3.

Het d.3 platform

d.3 is veel meer dan een digitaal archief. Als compleet enterprise content management (ECM) systeem optimaliseert de software alle bedrijfsprocessen die voorheen moeizaam met de hand en met veel papier afgehandeld moesten worden. 

d.3 is het resultaat van de consequente ontwikkeling van de filosofie: we willen het dagelijkse werk van onze klanten gemakkelijker, comfortabeler en efficiënter maken. 

d.3 onderscheidt zich door de hoge mate van innovatie, duidelijke productiviteitsverbetering, eenvoud in gebruik en bruikbaarheid. 

d.3 is een integraal platform voor document management, workflow management en elektronische archivering. Door deze drie pijlers te combineren zijn organisaties beter in staat de kwaliteit, toegankelijkheid en beheersbaarheid van documenten en informatie te waarborgen. Dit verhoogt de slagvaardigheid en beweeglijkheid van organisaties. Medewerkers, afdelingen en projectteams beschikken sneller over de juiste informatie, hebben eenduidige opslagmogelijkheden en kunnen eenvoudiger samenwerken en informatie delen.

d.3 Life Science 

Een deel van onze klanten is actief in de zgn. “Life Science” industrie. Ook voor deze branche hebben we veel mogelijkheden met d.3 Life Science. U kunt hierbij denken aan eSOP management, inclusief trainingsmogelijkheden op de documenten en gestandaardiseerde workflows voor het behandelen van Change Control, Deviation Control en Corrective Action Preventive Action.

d.3 is een modulair opgebouwd systeem, waarmee klanten kunnen kiezen uit wat ze wel en niet willen gebruiken. Ook zien we het veel dat klanten “klein” starten met alleen een archief en de mogelijkheden stap voor stap uitbreiden. Dit houdt een implementatie overzichtelijk en behapbaar. 

Een korte impressie van de mogelijkheden van d.3:

Directe en automatische archiveren van ERP-documentatie

Dossier worden automatisch aangelegd en stap voor stap gevuld vanuit het ERP-systeem (Offertes, orderbevestigingen, facturen, pakbonnen, CMR, MSDS, labels, Analysecertificaten, etc)

Handmatig toevoegen van documenten

Nieuwe documenten en emails kunnen vanuit iedere bron worden toegevoegd aan bestaande en nieuwe dossiers. Door koppelingen aan onze stamgegevens in Blending kunnen automatisch matches worden gemaakt en gegevens worden toegevoegd. 

Scannen en herkennen

Met de Scanapplicatie kunnen we documenten inscannen, lezen, ontsluiten en toevoegen aan dossiers. Hierbij worden documenten volledig leesbaar gemaakt (mbv OCR-technologie), wordt er een voltekst zoekarchief opgebouwd en kan er op steekwoorden worden gezocht in de documenten. Dit laatste maakt het mogelijk om ingescande documenten, zonder tussenkomst van een gebruiker, slim toe te wijzen aan een dossier. Dat houd bijvoorbeeld in dat er op analysecertificaten door de software gezocht wordt naar een batchnummers wat matcht met een goederenontvangst in het ERP-systeem. Op basis van deze slimme match zal de ontvangststatus van het document worden gewijzigd van “nog niet ontvangen” naar “ontvangen”.

Integratie met MS Office

In MS-office applicaties (Mail/Word/Excel/Powerpoint) zijn dossier geintegreerd te raadplegen en direct op te slaan in d.3. Hiervoor zijn buttons en functies ontwikkeld binnen MS Office.

Workflows en Formulieren

Met behulp van deze tool kunnen we elektronische formulieren ontwerpen. Deze kunnen onderdeel zijn van een document of een dossier (bijvoorbeeld Checklijsten) en kunnen ook workflow functionaliteit bevatten. Hiermee kunt u controle houden op de lopende processen in uw organisatie zonder dat er nog papier aan te pas komt. Deze workflows kunnen we ook toepassen in combinatie met ERP, bijvoorbeeld voor het vrijgeven van orderbevestigingen. 

Contractmanagement

Voor een volledige controle op aal lopende contracten die uw organisatie heeft bestaat een module die die inzichtelijk en overzichtelijk maakt. U wordt op tijd gewaarschuwd wanneer contracten aflopen en hebt direct inzicht in de contractdossiers.

d.3 one, overal en op ieder device toegang

Dossiers bevatten vaak veel informatie die u op ieder willekeurig moment en op iedere willekeurige locatie wilt raadplegen. d.3 one biedt de mogelijkheid om dossiers en documenten via een browser op al uw (mobiele) devices te raadplegen, taken af te handelen en informatie toe te voegen of door te sturen. Handig voor verkopers die onderweg zijn en inzicht willen in het klantdossier (bv. status van orders, openstaande facturen, correspondentie en klantrapporten) of informatie willen toevoegen (bv. bezoekverslagen, offertes)

Scannen inkoopfacturen

Fysieke of digitaal ontvangen facturen worden door d.3 ingelezen, vergeleken met aanwezige inkooporders, voorzien van boekingsinformatie (zoals grootboek, kostenplaatsen, BTW-codes), aangeboden aan de verantwoordelijke persoon voor vrijgave en geboekt in de financiële administratie. Alleen daar waar nodig krijgt een medewerker een taak om gegevens te controleren, aan te vullen en vrij te geven. 

Leverancier van de maand

Waar begin je als je succesvol wilt digitaliseren?

Voor bouwbedrijven die ermee beginnen heeft Van Meijel een goed advies: “Neem digitalisering op in je visie en strategie.”

Lees verder
Leverancier van de maand

Casestudy: Smink Infra

Waarom deze specialist in infrastructuur kiest voor ERP-software van Van Meijel Automatisering

Lees verder