Oriƫntatie
Cloud of on-premises

Moet ik kiezen voor Cloud of on-premises?

Zowel Cloud als on-premises hebben zo zijn voordelen, het gaat erom welke het beste past bij uw bedrijf.

Steeds meer bedrijven vertrouwen op software-ondersteuning om hun bedrijfsprocessen te controleren en te verwerken: ERP-systemen zijn in opmars. Maar wil je een ERP-systeem in je eigen bedrijf gebruiken, dan komt de vraag relatief vroeg op: on-premise, hybride of de cloud?

Om deze reden willen we de verschillende gebruiks- en licentiemodellen hieronder nader bekijken. Uiteindelijk kunnen beslissers in het belang van hun eigen bedrijf de juiste keuze maken. Maar eerst moet worden gedefinieerd waar een ERP-systeem specifiek over gaat.

ERP-definitie: wat is een ERP-systeem?

ERP is een acroniem en verwijst naar enterprise resource planning. In het Duits wordt de term bedrijfsmiddelenplanning ook synoniem gebruikt. Dit is de ondernemende taak om alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment op de juiste plaats in de gewenste kwaliteit en kwantiteit beschikbaar te stellen.

De rol van het ERP-systeem

ERP-systemen maken softwarematige mapping, ontwerp en controle van bedrijfsprocessen mogelijk. Een geschikt ERP-systeem moet daarom alle bedrijfsprocessen in kaart kunnen brengen. Hierdoor ontstaat een soort digitaal beeld van het bedrijf met al zijn processen.
Deze kunnen vervolgens binnen het systeem worden gestroomlijnd, geoptimaliseerd en geautomatiseerd. Op deze manier kunnen bedrijven waardevolle middelen besparen, die vervolgens weer elders kunnen worden ingezet.

Iedereen die zich acuut met het onderwerp ERP bezighoudt en overweegt om een ERP-systeem in zijn eigen bedrijf te gebruiken, zal vroeg of laat te maken krijgen met gebruiks- en licentiemodellen. Hieronder zullen we de fundamentele verschillen tussen de afzonderlijke modellen nader bekijken en de voor- en nadelen benadrukken.

Beproefd: on-premises ERP-systemen

On-premises ERP-systemen worden "op uw eigen locatie" bediend. De term 'lokaal' wordt vaak als synoniem gebruikt. Bij gebruik van een lokaal ERP-systeem is het bedrijf in het bezit van hardware en software.

De geschiedenis van lokale software

Lokale ERP-systemen of lokale software in het algemeen was tot ongeveer 2010 de norm. Om deze reden is de term 'on-premise' pas op dit moment ontstaan, omdat het voorheen simpelweg niet nodig was om het te onderscheiden van andere gebruiks- en licentiemodellen. Dit veranderde alleen met de komst van cloudgebaseerde oplossingen en het concept van software-as-a-service (SaaS) op dat moment.

Voordelen van on-premises ERP-software

Zoals eerder vermeld, zijn zowel hardware als software eigendom van het bedrijf in een lokaal ERP-systeem. Hierdoor heeft het volledige controle over het gehele ERP-systeem en de daarin verwerkte gegevens. Veel bedrijven vertrouwen nog steeds op lokale oplossingen, vooral vanwege zorgen over gegevensbescherming met betrekking tot cloudgebaseerde alternatieven.

Bovendien kunnen lokale ERP-systemen theoretisch onbeperkt worden aangepast aan de eisen van een bedrijf met betrekking tot hun scala aan functies. Een stabiele internetverbinding is ook niet vereist om toegang te krijgen tot het systeem. Alles wat je nodig hebt is een intern netwerk.
Maar naast verschillende voordelen hebben on-premises ERP-systemen ook enkele nadelen - omdat controle altijd met verantwoordelijkheid gepaard gaat.

De nadelen van on-premises ERP-software

Bedrijven moeten er bijvoorbeeld zelf voor zorgen dat de gegevens in hun systeem voldoende worden beschermd. Met name kleinere bedrijven beschikken echter vaak niet over de expertise en de benodigde middelen.

Een ander nadeel zijn de hoge kosten van een on-premises CRM-systeem: als een lokaal ERP-systeem moet worden gebruikt, moet eerst de benodigde hardware worden aangeschaft. De provider moet ook de licenties aanschaffen om het systeem te gebruiken. Het systeem is dan eigendom en kan naar wens worden aangepast.

Bedrijven moeten er echter rekening mee houden dat leveranciers vroeg of laat de ondersteuning voor een bepaald ERP-systeem laten vallen om capaciteit te creëren voor nieuwe projecten. De IT-branche kenmerkt zich door een hoge innovatiedruk, die ook toeneemt door toenemende klantverwachtingen.

Om deze reden zullen providers vroeg of laat updates plaatsen voor verouderde systemen. Bedrijven moeten dan blijven werken met een verouderd systeem of opnieuw investeren in een nieuw ERP-systeem.

Daarnaast is er altijd een zeker risico verbonden aan de relatief hoge acquisitiekosten. Als een bedrijf pas na de introductie beseft dat het systeem niet geschikt is, heeft het al een aanzienlijk bedrag in het project geïnvesteerd.

Verantwoordelijkheid voor hardware uitbesteden: gehoste ERP-software

Om de aanschafkosten van een on-premise ERP-systeem zo laag mogelijk te houden, kan de levering van de hardware worden overgedragen aan een externe dienstverlener. Als een extern bedrijf de servers levert voor de werking van het ERP-systeem, spreekt men van een gehost ERP-systeem.

In dit geval betaalt het bedrijf regelmatig vaste bedragen voor het gebruik van de server of servers. Diverse bedrijven zijn gespecialiseerd in server hosting. Omdat ze volledig verantwoordelijk zijn voor het onderhoud en het onderhoud van deze essentiële hardware, moeten bedrijven voorzichtig zijn bij het kiezen van een geschikte serverprovider.

De Cloud: Software-as-a-Service

De cloud bevindt zich aan de andere kant van het spectrum van mogelijke gebruiks- en licentiemodellen, omdat in dit geval noch hardware noch software eigendom zijn van het bedrijf. In plaats daarvan ligt de controle en verantwoordelijkheid bij de cloud-operator.
Hoewel veel bedrijven dit in eerste instantie associëren met controleverlies, hebben cloudgebaseerde ERP-systemen veel voordelen.

Voordelen van cloudgebaseerde ERP-sofware

Een groot voordeel van ERP-systemen vanuit de cloud zijn de lage acquisitiekosten. In plaats van in eerste instantie veel geld te investeren in de aanschaf van hardware en software, betalen bedrijven regelmatig vaste bedragen voor het gebruik van het systeem.
De aanschaf van een cloudgebaseerd ERP-systeem brengt ook een aanzienlijk lager risico met zich mee. Als het systeem ongeschikt blijkt te zijn, kan het indien gewenst op elk moment flexibel worden beëindigd, zonder grote financiële schade voor het bedrijf te veroorzaken.

Met name voor kleinere bedrijven zijn cloudgebaseerde ERP-systemen daarom een adequaat alternatief voor on-premise oplossingen, daarnaast is er slechts minimale inspanning om het systeem te onderhouden en te onderhouden.
Updates worden bijvoorbeeld geleverd door de provider. De cloud-operator is ook verantwoordelijk voor het onderhoud en de continue bescherming van de servers.

Een ander voordeel van ERP-systemen vanuit de cloud is hun schaalbaarheid. Dit is het vermogen van een systeem om zich aan te passen aan de veranderende behoeften van een bedrijf op het gebied van prestaties.

Als er extra opslagcapaciteit of extra toegang nodig is, kunnen deze meestal met slechts een paar klikken worden geboekt. Als je ze niet meer nodig hebt, kun je ze op elk moment annuleren.

Nadelen van cloudgebasseerde ERP-software

Bedrijven genieten echter alleen van deze flexibiliteit in termen van schaalbaarheid. Vaak zijn ook verschillende functies flexibel te boeken of te annuleren. Bedrijven zijn echter altijd gebonden aan het vaste, beschikbare scala aan functies van het cloudgebaseerde ERP-systeem. Dit betekent dat cloudoplossingen slechts tot een bepaald punt kunnen worden aangepast aan uw eigen eisenprofiel. Individuele wijzigingen zijn mogelijk omdat de software zelf geen eigendom is van het bedrijf.

Een ander nadeel van cloudgebaseerde oplossingen is de afhankelijkheid van de provider. Dit is vaak buiten de Europese Unie, aangezien Europa voor cloud computing nog steeds sterk afhankelijk is van landen als de Verenigde Staten. Providers die buiten de EU zijn gevestigd, vallen ook buiten het toepassingsgebied van de AVG.

Bedrijven moeten daarom van tevoren met potentiële aanbieders overleggen over de gegevensbeschermingsrichtlijnen waaraan ze gebonden zijn en of ze verenigbaar zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Hybride ERP-software

Hybride ERP-systemen zijn een hybride van lokale en cloudgebaseerde systemen. Dit betekent dat ze zowel voor- als nadelen hebben van zowel gebruiks- als licentiemodellen.

Uitbreiding van lokale ERP-software

Hybride ERP-systemen worden vaak gebruikt wanneer een bestaand on-premises ERP-systeem moet worden uitgebreid met bepaalde functies. Deze functies worden dan niet lokaal, maar via de cloud ter beschikking gesteld.

Dit geeft bedrijven de mogelijkheid om eerst nieuwe functies uit te proberen. Er moet echter voor worden gezorgd dat een naadloze informatiestroom tussen cloud- en lokale componenten wordt gegarandeerd.

Conclusie: keuze van gebruik en licentiemodel op basis van individueel vereistenprofiel

Samenvattend kan er geen algemene verklaring worden afgelegd over welk gebruik en licentiemodel superieur is aan andere. Het is eerder een individuele beslissing die in individuele gevallen moet worden genomen op basis van het respectieve vereistenprofiel van de onderneming. Bedrijven moeten hun besluitvorming baseren op de volgende fundamentele verschillen:

Eigenschappen van on-premises ERP-software

  • Hoge acquisitiekosten
  • Relatief lage vervolgkosten
  • Beperkte schaalbaarheid
  • Veel aanpassingsmogelijkheden
  • Controle over hardware en software
  • Verantwoordelijkheid voor hardware en software
  • Hoog investeringsrisico

Eigenschappen van een cloudgebaseerde ERP-software

  • Lage aanschafkosten
  • Relatief hoge (maandelijkse) vervolgkosten
  • Onbeperkte schaalbaarheid
  • Beperkte aanpassingsmogelijkheden
  • De controle over hardware en software ligt bij de cloud-operator
  • Laag investeringsrisico

Naast lokale ERP-systemen en cloudoplossingen kunnen bedrijven gehoste of hybride systemen gebruiken om een hybride van de twee alternatieven te kiezen. Uiteindelijk is de beslissing voor een geschikt gebruiks- en licentiemodel altijd aan het individuele bedrijf.

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder