4 praktijkvoorbeelden van Retail ERP software

Het gaat goed met de detailhandel in Nederland. Wel moeten ondernemers er alles aan doen om consumenten te blijven prikkelen.

Meegaan met omnichannel en het gebruik van technologie in de fysieke winkel zijn belangrijk. “Wie pas aan de winkelpui probeert bezoekers te verleiden, is doorgaans te laat”, aldus Sonny Duijn van ABN AMRO.

Succesvolle retail ondernemers snappen dat om online en offline te groeien een ERP pakket onmisbaar is. Zonder zo’n centraal pakket is het moeilijk om topservice te kunnen leveren. In 2012 gebruikte al 83% van de retailers ERP software en in 2016 was dat 88%.

In dit artikel zie je hoe 4 verschillende retailers hun winkel en webshop ondersteunen vanuit een centrale backoffice. Ze verkopen uiteenlopende producten; van leren meubels tot hout en van automaterialen tot duikspullen. Je leest hoe zij de veelzijdige functies van hun ERP pakket (Logic4) inzetten.

Voorbeeld 1: Omnichannel verkoop van leren meubels

Eén van de belangrijkste functies van ERP software voor retailers is Product Informatie Management (PIM), ofwel artikelbeheer. ShopX verkoopt op maat gemaakte leren meubels vanuit hun webshop en showroom in Drunen. De stoelen en tafels hebben verschillende afmetingen, materialen, soorten onderstel, bekleding, etc. 

Om hun klanten beter te helpen bij het samenstellen van hun ideale meubelset heeft ondernemer Gijs Verhoeven alle artikelen met uitgebreide specificaties in het PIM systeem gezet. Deze rijke productinformatie is daarmee automatisch beschikbaar in de webshop en in het systeem aan de balie in de showroom. De medewerkers kunnen precies zien welke onderdelen bij elkaar passen en welke opties er mogelijk zijn voor personalisatie. De klant kan direct meekijken via de tablet die gebruikt wordt als bestelportaal. Er is één bron van informatie voor zowel online als offline verkoop.  

“Zo’n 85% van onze bezoekers komt naar de winkel door de website. Onze doelgroep gaat voor kwaliteit en wil graag in de winkel kijken voordat ze iets kopen.” - Gijs Verhoeven, eigenaar van ShopX

Voorbeeld 2: Van offerte naar verkoop van buitenhout

Naast artikelbeheer is ook ordermanagement een onmisbare functie van ERP software. In dit voorbeeld kijken we hoe Kühlkamp gebruik maakt van hun ERP software om het orderproces te versoepelen. Zij verkopen o.a. tuinhout, kant-en-klare tuinhuisjes, tuinmeubelen en accessoires aan particulieren en grootverbruikers. In veel gevallen start de zoektocht van hun klanten online. Omdat de producten samengesteld zijn uit vele onderdelen is vergelijken tussen aanbieders lastig. Ook wisselen prijzen veel en worden wisselende kortingen gegeven. 

De offerte tool is daarom een belangrijk onderdeel in hun ERP software. Net als een vloeiende stroom in het proces van offerte naar order naar factuur. Deze retailer gaat hier eenvoudig mee om doordat ze geen losse systemen gebruiken voor al deze onderdelen, maar het allemaal afhandelen vanuit het ERP pakket. Inkoop- en verkoopprijzen, staffelkortingen, prijsafspraken, btw en marges hoeven ze op slechts één plek door te voeren. 

“Vroeger kwamen orders via de mail binnen en moesten we alles overtypen. Daar waren we 2 uur per dag mee bezig. Met Logic4 is het klikken, printen en klaar.” - Lars Kühlkamp, eigenaar van Kühlkamp Buitenhout

Voorbeeld 3: Duikmateriaal met inzichtelijke voorraad

Met een winkel en een webshop moet je goed nadenken wat je met de voorraad doet. Houd je de voorraad strikt gescheiden of neem je het juist samen? Het vierde en laatste voorbeeld is van retailer SubLub, die met hun ERP software inzicht houdt in de voorraad bij 6 winkels en de webshop. 

Als je zowel online als offline duidelijk kunt maken aan klanten hoe hoog de voorraad is, heeft iedereen hier profijt van. De ‘vakantieduiker’ is op zoek naar een snelle levering, terwijl de actievere duiker een groter aanbod van professionele materialen zoekt. SubLub heeft alle artikelen op voorraad liggen bij de verschillende vestigingen, wat ook zichtbaar is op de website. De webshop heeft geen eigen voorraad, maar maakt gebruik van de voorraad van het filiaal en hoofdkantoor in Rotterdam. In het ERP systeem kunnen alle medewerkers precies zien welk artikel waar op voorraad is. 

“De voorraden zijn van mij en de winkeliers krijgen een commissie over dat wat verkocht is. Zo lopen de winkeliers geen voorraadrisico’s.” - Daan Loeber, eigenaar van SubLub

Voorbeeld 4: Multi-filiaal automaterialen met Cloud kassa

Veel retailers zijn onderdeel van een grotere keten met meerdere filialen. Al dan niet met een franchise formule. Sommige zaken worden vanuit het hoofdkantoor bepaald en andere zaken mogen vrij worden ingevuld door de lokale winkelier of bedrijfsleider. Zo ook bij Automat, een retailer in automaterialen en accessoires. Voor hen is de multi-filiaal functie erg belangrijk. 

Vanuit het hoofdkantoor wordt algemene informatie zoals productinfo en prijzen aangeleverd en bijgehouden in de ERP software. De individuele vestigingen zien dit automatisch in hun systeem staan én in de kassa. De kassasoftware draait ‘in de Cloud’ en is zo continu verbonden met het hoofdkantoor. Zo hoeven de medewerkers zich niet druk te maken om wijzigingen en hoeven ze niet handmatig mutaties door te voeren. De vestigingen zijn wel verantwoordelijk voor hun eigen financiële administratie. Die kunnen ze in hun eigen deel van de software bijhouden, dat is afgeschermd voor de overige vestigingen, maar is wel inzichtelijk voor het hoofdkantoor. Andere voordelen zijn dat klanten bij ieder filiaal dezelfde informatie krijgen, dat voorraadverplaatsing tussen filialen (intercompany levering) gemakkelijk gaat en dat overgeplaatste medewerkers snel kunnen meedraaien. 

“Prijswijzigingen worden op het hoofdkantoor aangemaakt en moeten automatisch bij alle filialen worden doorgevoerd. Met de software van Logic4 gebeurt dit met slechts één druk op de knop.” – Adriaan van Julsingha, bestuursvoorzitter van Automat

Meer sleutelfactoren van Retail ERP software

Goede ERP software is vandaag de dag onmisbaar voor de detailhandel. Klanten kopen op uiteenlopende tijden, plekken en manieren. Informatie moet vanaf elke locatie te vinden zijn, of het nou via een computer of mobiele telefoon is. Een bezoek aan de winkel komt na een online zoektocht. Hierdoor zijn klantbeoordelingen steeds belangrijker geworden. Jouw assortiment moet tegenwoordig onderscheidend zijn en 24/7 bereikbaar. 

Meer onderdelen van een slim ERP pakket:

• Gecentraliseerde inkoop
• Promoties en loyaliteitsprogramma’s
• Boekhouding
• Klantinformatie (CRM)
• Geïntegreerde betaal- en bezorgdiensten
• Rapportages en dashboards

Alles-in-één webshop & ERP software

Van meerdere systemen en koppelingen wordt geen enkele retailer blij. Bestellingen overtypen, handmatig pickbonnen en facturen maken, data importeren… Allemaal handelingen die zoveel makkelijker kunnen. Logic4 is een alles-in-één pakket, gemaakt voor de retail en groothandel. Hierin zijn alle bovengenoemde onderdelen standaard beschikbaar, in totaal meer dan 500 functies! Bovendien is naast de uitgebreide ERP software ook de webshop volledig aan te sturen vanuit hetzelfde pakket.