Een kassasysteem voor retailers

De retail is afhankelijk van een modern kassasysteem. Door verbinding te maken met de ERP-software kunnen talloze toegevoegde waarden worden bereikt.

Daarvoor kijken we naar de algemene werking van een kassasysteem, evenals een ERP-software, om hun interactie beter te begrijpen. Deze definitie zal ook helpen om beter te begrijpen waarom de verbinding zo elementair is. 

Inhoudsopgave

• Wat is een kassasysteem?
• ERP-software voor de retail
• Functies
• Conclusie

Wat is een kassasysteem? – Een definitie

Een kassasysteem is een IT-oplossing die wordt gebruikt om randapparatuur, zoals een kassa, te integreren. Een pc-kassa maakt meestal gebruik van een besturingssysteem en slaat de gegevens op een interne gegevensdrager op of verzendt deze naar een extern opslagmedium. Elektronische kassa's maken vaak gebruik van een eigen besturingssysteem. 

Over het algemeen wordt een onderscheid gemaakt tussen kassasystemen voor horeca en retail. In de gastronomie dienen de kassasystemen niet alleen als kassa's. Zo is er de ontvangstcontrole, orderintake en facturering.

In de retail gaat het naast de hoofdfunctie van cashen ook om het vastleggen van de wensen en behoeften van klanten. Hiervoor zijn de meeste kassasystemen in de detailhandel verbonden met materiaalbeheer of financiële boekhouding. Maar daarover later meer. 

Kassasystemen bestaan uit twee componenten. Enerzijds de POS hardware en anderzijds de POS software. Deze draaien in eerste instantie als een gesloten systeem. De koppeling met de ERP software opent echter volledig nieuwe mogelijkheden. 

Wat is ERP-software? – Een definitie

Achter de afkorting ERP schuilt de zogenaamde Enterprise Resource Planning. Deze ondernemende taak gaat over het meest efficiënte gebruik van middelen. In dit verband zijn middelen alle operationele middelen waarover de onderneming beschikt om haar eigen bedrijfsdoeleinden te vervullen.

ERP software voor de retail

De processen worden geïmplementeerd waardoor het samenwerken tussen afdelingen veel soepeler verloopt. Dit bespaart middelen op alle niveaus van het bedrijf, die vervolgens elders winstgevend kunnen worden gebruikt. Hiervoor bestaat een ERP-software uit verschillende modules. 

ERP-software voor de detailhandel is ook te vinden op de ERP-markt. Naast merchandise management bevatten dergelijke systemen meestal ook functies voor inkoop en vooral voor klantrelatiebeheer. Ook de aansluiting op het kassasysteem of de directe integratie van deze applicatie in de ERP-software is van enorm belang voor de detailhandel. 

Functies van een kassasysteem in de detailhandel

We willen deze verbinding of integratie bekijken en laten zien welke toegevoegde waarde het kan bieden. Zoals in het begin al vermeld, bestaat een kassasysteem uit twee componenten, de kassa en de software. Hardware en software worden op elkaar afgestemd en kunnen eenvoudig worden gebruikt zonder grote aanpassingen. Laten we ons nu wijden aan een paar belangrijke functies van een kassasysteem, die tot hun recht komen in combinatie met de ERP-software. 

Klantenbeheer

Steeds meer klanten melden zich aan bij retailers om te profiteren van kortingen of speciale aanbiedingen. De verzamelde gegevens kunnen winstgevend worden geëvalueerd en relevante aanvullende aanbiedingen voor de betreffende klant kunnen in realtime worden gemaakt. Alle belangrijke productinformatie kan ook worden opgehaald en snelle transacties kunnen worden uitgevoerd. Het kerndoel hierbij is om de aankoop van de klant zo aangenaam mogelijk te maken. 

Betaalmethoden

Contant geld speelt nog steeds een grote rol in Duitsland. Maar klanten verwachten tegenwoordig op verschillende manieren te kunnen betalen. Naast de pinpas wordt ook betalen met mobiele apparaten zoals de mobiele telefoon of smartwatch steeds populairder. Hiervoor moet aan de technische voorwaarden worden voldaan. PayPal worden ook In de retail steeds belangrijker Voor GooglePay of ApplePay.  Ook daarvoor moet aan de technische voorwaarden worden voldaan.

Artikelbeheer

Door het kassasysteem te integreren in de ERP-software kunnen ook de gegevens uit merchandise management worden gebruikt. Als de kassa een artikel registreert, kan het direct worden vergeleken met de respectieve voorraden. Op deze manier kunnen knelpunten veel beter worden voorkomen. Winkeliers kunnen ook snel worden geïdentificeerd en verwerkt. 

Tijdregistratie

Een ander voordeel van het aansluiten van het kassasysteem op de ERP-software ligt op het gebied van werktijdregistratie. Medewerkers kunnen eenvoudig inloggen op het kassasysteem met hun pincode of controlekaart en zo hun werktijden registreren. De gegevens worden vervolgens rechtstreeks doorgestuurd naar de HR-afdeling voor salarisadministratie, waardoor een consistent proces ontstaat. 

Loyaliteitspromoties

De detailhandel is altijd op zoek naar nieuwe promoties om op de lange termijn klanten te kunnen behouden. Loyaliteitsacties zijn al lang een belangrijk instrument. Maar zelfklevende stippen of stempelboekjes zijn al lang verouderd. Tegenwoordig worden klantenkaarten of apps gebruikt. De verzamelde gegevens van de klanten kunnen vervolgens op hun beurt worden geëvalueerd. Op deze manier kunnen de wensen en gedragingen van klanten op de lange termijn beter worden aangepakt. 

Conclusie: Consistente processen dankzij geïntegreerde POS-software

Kassasystemen worden steeds complexer en digitaler. Er worden talloze gegevens in verzameld, die enerzijds beschermd moeten worden en anderzijds geëvalueerd kunnen worden. Hierdoor krijg je een steeds scherper beeld van je eigen klanten en kun je ze beter bereiken en binden met passende maatregelen. 

Zo biedt een geïntegreerd kassasysteem in de detailhandel verschillende toegevoegde waarde. Voorraden kunnen altijd in het zicht worden gehouden en knelpunten van individuele artikelen kunnen zo worden vermeden.  De integratie van het kassasysteem in de ERP-software is dan ook niet meer dan logisch als u de concurrentie in de toekomst wilt bijhouden.