Hoe kiest u het beste ERP-systeem voor uw bedrijf?

Op zoek naar een ERP-systeem en weet u niet waar u op moet letten? Wij hebben een aantal belangrijke zaken voor u in een overzicht gezet.

Als u een ERP-systeem wilt aanschaffen, moet u goed kijken naar uw eigen situatie. Hoeveel gebruikers gaat u instellen in het systeem? Hoe groot moet het systeem worden? Zijn er systemen die specifiek gemaakt zijn voor bepaalde branches? En zo zijn er nog meer zaken waar u rekening mee moet houden. Wij willen een aantal belangrijke algemene punten uitlichten die belangrijk zijn tijdens de oriëntatiefase.

Inhoudsopgave

• De oriëntatiefase
  • Bedrijfssector
  • Bedrijfsgrootte
  • Specificaties
  • Leverancier
• Data Flow Diagram (DFD)
• Conclusie

Oriëntatiefase

In de oriëntatiefase begint u bij uw eigen organisatie. Er zijn aantal punten waar u rekening mee moet houden die hieronder verder in detail zijn uitgelicht:

Bedrijfssector

De sector bepalen waarin uw bedrijf zich bevindt, is een goede eerste stap. In de hedendaagse ERP-softwaremarkt zijn er veel softwaresystemen die ontwikkeld zijn voor specifieke branches. Het is zonde als u een ERP-systeem afneemt dat niet is ingesteld op uw specifieke sector. Dit zou betekenen dat u tijdens de implementatie veel aanpassingen door moet voeren voordat het systeem geschikt is.

Dit kost enorm veel tijd, moeite en geld. Daarom adviseren wij goed te kijken naar uw sector, maar ook naar de sector waar een ERP-systeem voor bedoeld is.

Bedrijfsgrootte en gebruikers

Er zijn veel ERP-systemen die gericht zijn op grote bedrijven met veel werknemers en allerlei verschillende processen. Hierdoor zouden er in een systeem veel functionaliteiten zijn die u wellicht niet nodig heeft, terwijl u er wel voor zou moeten betalen. Dit is een belangrijk punt om niet uit het oog te verliezen.

Daarnaast moet u kijken naar het aantal gebruikers van het systeem. Hoeveel medewerkers gaan hiervan gebruik maken? Het is van cruciaal belang om dit vast te stellen, want veel leveranciers kijken hiernaar om de prijs te bepalen.

Specificaties en functionaliteiten

Het aanbod van ERP-systemen is dus ontzettend groot. Ieder systeem heeft zijn eigen functionaliteiten en specificaties, dus het is belangrijk dat u uw wensen tijdig in kaart brengt. Dan is het dus belangrijk om uzelf af te vragen: welke heeft u precies nodig? U kunt bijvoorbeeld kijken naar het volgende om te bepalen wat u nodig heeft:

• Wisselen de afdelingen van mijn bedrijven makkelijk informatie met elkaar uit? Zo niet, dan is een DMS handig. Een DMS, ook wel bekend als Document Management Systeem, is een module die ondersteuning biedt bij het beheren en verzamelen van alle documenten binnen uw organisatie. Het is een centrale plek waar uw personeel documenten op kan slaan, kan bekijken en met elkaar uit kan wisselen.
• Functioneert de klantenservice goed? Welke functionaliteiten binnen een ERP-systeem kunnen de werkdruk verlichten? Wellicht is een CRM-systeem nodig om het niveau van customer support naar een hoger niveau te tillen.
• Hoe gaat het met ons voorraadbeheer? Op welke manier zou het nieuwe systeem daarmee kunnen helpen?

En zo zijn er nog veel meer punten waar u over na kan denken. Het verschilt ook veel per sector waar u rekening mee moet houden. U kunt via deze pagina uw sector selecteren en verder kijken waar u rekening mee moet houden binnen uw branche.

Leverancier

Een ERP-systeem komt uiteraard nooit zonder leverancier. Iedere leverancier heeft haar eigen manier van werken en specialiteiten. Waarschijnlijk gaat u voor langere tijd een samenwerking met hen aan, dus het is ontzettend belangrijk dat u een goede klik met elkaar heeft en op elkaar kan vertrouwen. De volgende punten zijn belangrijk om in acht te nemen bij het selecteren van een geschikte nieuwe leverancier:

• In welke sector/branche is de leverancier gespecialiseerd?
• Is het systeem geschikt voor de grootte van uw bedrijf?
• Beschikt het systeem over de gewenste en vereiste functionaliteiten?
• Kan het systeem op een later moment worden uitgebreid?
• Is het systeem in de cloud of moet het on-premise gehost worden?

Het zijn vragen die van cruciaal belang zijn voorafgaand aan de implementatie van een ERP-systeem. Als u er op een later moment pas achter komt dat het systeem en hoe het is ingericht niet (volledig) werkt is, dan is dit een kostbare zaak. Het in een later stadium aanpassen kost, zoals eerder aangegeven, veel tijd en geld.

Een belangrijk punt is dat u ook moet kiezen of u een systeem in de cloud wilt hebben of dat u het systeem on-premise wilt hosten. Beide opties kennen hun eigen voor- en nadelen, echter wordt cloudhosting een steeds betere optie wat betreft kosten, beveiliging en het updaten van de software.

ERP Selectie

Op ERPoverzicht.nl heeft u toegang tot een tool waarmee u alle bovenstaande vragen grotendeels kan beantwoorden. U krijgt een reeks vragen om te beantwoorden en uiteindelijk wordt er een schets van uw profiel opgesteld. De tool voorziet u vervolgens van een overzicht van leveranciers die het meest aansluiten op uw behoeften.

U kan per leverancier inzien hoe goed de match is en het geeft ook inzicht in een aantal eisen waaraan de leverancier zichzelf houdt. In de onderstaande afbeelding ziet u bijvoorbeeld dat leverancier 4Bizz geen systemen aanlevert voor bedrijven die onder de categorie 'XL' vallen. Ook heeft u bij hen niet de optie om het systeem op een andere server te hosten. Het houdt daarentegen wel in dat 4Bizz ontzettend veel kennis heeft van de gebieden waarop ze zich hebben toegedicht.

Afbeelding 1: Een voorbeeld van een leverancier en de bijbehorende mogelijkheden.

Iedere leverancier heeft dus haar eigen specialisaties en kwaliteiten. Bent u benieuwd welke leverancier u het beste kan voorzien van een op maat gemaakt systeem? Klik dan hier om te starten met het invullen van uw eigen vragenlijst.

Data Flow Diagram (DFD)

Het samenstellen van een Data Flow Diagram, ook wel bekend als een gegevensstroomschema, kan zeer nuttig zijn tijdens het doorlopen van uw voorbereidingsfase. Eén van de meest voorkomende oorzaken achter het mislukken van een ERP-project is het ontbreken van een goede voorbereiding.

Naast het beantwoorden van de bovenstaande vragen, is het dus ook mogelijk om een DFD in te vullen. Een Data Flow Diagram is een grafische representatie van de dataflows binnen uw organisatie en een zeer populaire techniek om de alledaagse processen te analyseren en in kaart te brengen.

Lees hier meer over de manier waarop een Data Flow Diagram iets voor u kan betekenen.

Conclusie: Breng alles in kaart voordat u begint met ERP

Om te voorkomen dat u veel (onnodig) werk moet verrichten tijdens en na de implementatie, is het dus verstandig om te kijken naar uw eigen situatie en wat u precies nodig heeft. U kunt uiteindelijk de specificaties opstellen in een specificatiedocument. Hiermee kunt u sneller de juiste leverancier eruit filteren.