Kwart van bedrijven wil WMS-software binnen twee jaar vernieuwen

Een kwart van de ondervraagde bedrijven onderzoekt, koopt of upgradet WMS-software. Waar moet je op letten bij je softwarekeuze?

Het magazijn verandert, maar de software groeit niet altijd vanzelf mee. Meer orders, kleinere zendingen of nieuwe scanners kunnen ervoor zorgen dat medewerkers steeds vaker om het systeem heen werken. Onderzoek van Modern Materials Handling laat zien dat 25% van de ondervraagde bedrijven binnen twee jaar WMS-software wil evalueren, aanschaffen of upgraden. Vernieuwen betekent hier dus niet uitsluitend vervangen. Het roept wel een praktische vraag op: hoe bepaal je of jouw magazijnsoftware nog past, en wat een volgende oplossing moet kunnen? 

In het kort

• Een kwart van de ondervraagde bedrijven heeft plannen om WMS-software te beoordelen, aan te schaffen of te upgraden.
• Het onderzoek toont niet aan dat deze bedrijven eerder verkeerd hebben gekozen.
• Breng eerst concrete knelpunten in het magazijn in kaart voordat je pakketten vergelijkt.
• Test ook de samenwerking met je ERP-systeem en de werkzaamheden van medewerkers.
• Vergelijk de totale kosten van aanpassen, upgraden en vervangen over dezelfde periode.

Wat zit er achter de vernieuwingsplannen?

De jaarlijkse Software/Automation Outlook 2026 is uitgevoerd door Peerless Research Group onder lezers van Modern Materials Handling. Onder hen zijn fabrikanten, groothandels en logistieke dienstverleners. Het gaat daarmee om een onderzoek binnen deze lezersgroep, niet om een representatieve meting onder alle Nederlandse bedrijven.

Bij WMS-upgrades noemt de bron onder meer betere personeelsinzet, voorraadverdeling, realtime aansturing en nieuwe eisen aan orderpicken als aanleidingen. Ook draaien systemen geregeld al lange tijd: 32% gebruikt het huidige WMS vijf tot tien jaar en 14% vijftien jaar of langer. 

Een vernieuwingsplan is daarom niet automatisch het gevolg van een slechte softwarekeuze. Een pakket kan jarenlang goed hebben gewerkt, terwijl het bedrijf inmiddels andere klanten, verkoopkanalen of magazijnen heeft. De relevante vraag is wat er nu nodig is en of de bestaande oplossing daarin kan voorzien.

Begin bij het werk dat vastloopt

Een WMS, voluit Warehouse Management System, ondersteunt de uitvoering van magazijnprocessen. Denk aan goederenontvangst, opslaglocaties, aanvullen van picklocaties en het verzamelen en verzenden van orders. Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, verschilt per pakket en inrichting.

Voordat je nieuwe magazijnbeheersoftware bekijkt, moet duidelijk zijn waar het huidige proces tekortschiet. ‘We willen efficiënter werken’ geeft een leverancier weinig houvast. ‘Medewerkers zoeken dagelijks naar artikelen omdat verplaatsingen niet direct worden geregistreerd’ is een probleem dat je kunt onderzoeken en testen.

Maak daarbij onderscheid tussen drie mogelijke oorzaken:

• De software mist een functie. Bijvoorbeeld ondersteuning voor meerdere magazijnen of een noodzakelijke pickmethode.
• De inrichting sluit onvoldoende aan. Een beschikbare functie wordt niet gebruikt of werkt met verkeerde instellingen.
• De gegevens of werkafspraken kloppen niet. Locaties ontbreken, artikelnummers zijn dubbel of medewerkers registreren verplaatsingen verschillend.

Dat onderscheid voorkomt dat je een nieuw systeem aanschaft voor een probleem dat blijft bestaan. Onbetrouwbare artikelgegevens worden door een overstap niet vanzelf correct.

WMS vervangen of het bestaande systeem verbeteren?

Vraag de huidige leverancier eerst om de belangrijkste knelpunten te beoordelen. Kan een upgrade ze oplossen? Is een aanvullende module nodig? Of vraagt iedere aanpassing zoveel maatwerk dat verder uitbreiden moeilijk te onderhouden wordt? Laat de mogelijkheden, beperkingen en kosten concreet beschrijven.

Een groothandel die een tweede magazijn opent, kan bijvoorbeeld behoefte krijgen aan voorraad per locatie en onderlinge verplaatsingen. Ondersteunt het huidige pakket dat al, dan kan een andere inrichting voldoende zijn. Moeten medewerkers daarvoor steeds gegevens exporteren en opnieuw invoeren, dan is er meer reden om alternatieven te onderzoeken.

Kijk ook naar het verschil tussen voorraadbeheer en magazijnaansturing. Weten hoeveel artikelen beschikbaar zijn, is iets anders dan bepalen vanaf welke locatie een medewerker ze moet verzamelen. Voorraadbeheersoftware kan voor een eenvoudig proces voldoende zijn, terwijl uitgebreidere magazijnactiviteiten om aanvullende WMS-functionaliteit vragen.

WMS-software vergelijken: laat je eigen orders verwerken

Een demonstratie wordt pas echt bruikbaar wanneer je jouw werkzaamheden erin herkent. Geef leveranciers daarom vooraf dezelfde praktijksituaties. Neem ook uitzonderingen mee: juist daar blijkt hoeveel handwerk een systeem achterlaat.

Laat bijvoorbeeld zien hoe het pakket omgaat met:

• Een levering waarvan een deel ontbreekt of beschadigd is.
• Een order die over twee magazijnlocaties moet worden verdeeld.
• Een lege picklocatie terwijl elders nog voorraad ligt.
• Een retour die eerst gecontroleerd moet worden.
• Een orderwijziging nadat het verzamelen al is begonnen.

Betrek medewerkers van ontvangst, orderpicken en verzending bij deze tests. Laat hen, waar mogelijk, zelf handelingen uitvoeren. Kunnen ze zonder veel uitleg zien wat de volgende stap is? En hoeveel schermen of controles zijn nodig om een afwijking te verwerken?

Leg de uitkomsten vast per leverancier. Zo wordt je WMS-selectie een vergelijking van aantoonbaar ondersteunde processen. Dat helpt meer dan een lijst waarop ieder pakket bijna overal een vinkje krijgt.

De ERP-koppeling moet ook bij afwijkingen werken

Een ERP-systeem, oftewel Enterprise Resource Planning, brengt bedrijfsprocessen zoals verkoop, inkoop en financiën samen. Het WMS richt zich op de uitvoering in het magazijn. Bij een combinatie van beide moet duidelijk zijn welk systeem welke gegevens beheert en wanneer wijzigingen worden uitgewisseld.

Stel dat een klant twintig artikelen bestelt, maar het magazijn er achttien verzendt. De juiste aantallen moeten vervolgens beschikbaar zijn voor de verdere orderverwerking en facturatie. Ook moet duidelijk blijven wat er met de twee ontbrekende artikelen gebeurt.

Vraag bij een WMS-ERP-koppeling daarom verder dan of er ‘een integratie’ beschikbaar is. Controleer welke gegevens worden uitgewisseld, hoe snel dat gebeurt en hoe fouten zichtbaar worden. Spreek bovendien af wie een storing onderzoekt: de WMS-leverancier, de ERP-partner of een derde partij. Anders kan een technisch beschikbare koppeling alsnog veel uitzoekwerk veroorzaken.

De licentieprijs is maar een deel van de WMS-kosten

Ook de financiële vergelijking verdient aandacht. In het onderzoek worden de totale eigendomskosten door 32% genoemd als uitdaging bij de invoering van software voor magazijn- en goederenstromen. Compatibiliteit met bestaande systemen volgt met 31%, gebruikersacceptatie met 30%. Deze cijfers gaan over de bredere softwarecategorie, niet uitsluitend over WMS. 

Gebruik daarom de total cost of ownership: alle relevante kosten gedurende een gekozen gebruiksperiode. Neem naast licenties ook inrichting, gegevensoverzetting, koppelingen, scanners, opleiding, intern projectwerk en beheer mee. Vraag welke onderdelen in de offerte vaststaan en welke achteraf op basis van gewerkte uren worden berekend.

Vergelijk aanpassen, upgraden en vervangen over dezelfde periode. Een goedkoper abonnement kan minder aantrekkelijk worden wanneer medewerkers structureel extra controles moeten uitvoeren. Andersom is een uitgebreider pakket moeilijk te rechtvaardigen als je de extra mogelijkheden nauwelijks nodig hebt.

Kies op basis van wat je magazijn moet kunnen

De beste aanleiding voor vernieuwing is een concreet probleem dat je wilt oplossen of een verandering waarop je je moet voorbereiden. Bepaal vooraf hoe je verbetering gaat herkennen, bijvoorbeeld aan minder pickfouten, kortere verwerkingstijden of minder handmatige correcties tussen systemen. Gebruik die doelen vervolgens bij de demonstratie én de WMS-implementatie.

Wil je onderzoeken welke oplossing aansluit op jouw magazijn? Bekijk de mogelijkheden voor WMS-software en vergelijk hoe pakketten jouw processen ondersteunen. Neem daarbij ook de samenwerking met je huidige ERP mee: de order moet uiteindelijk van verkoop tot verzending en facturatie goed worden verwerkt.

Bron

Modern Materials Handling — 2026 Software Survey: Software stays at the center of the automated warehouse.