SYSPRO vernieuwt ERP met producttraceerbaarheid voor Europese regelgeving

SYSPRO breidt ERP uit met producttraceerbaarheid. Wat betekent dit voor audits, voorraadbeheer en het digitale productpaspoort?

Een leverancier meldt dat er iets mis is met een partij grondstoffen. Kun je dan achterhalen in welke producten die partij is verwerkt en welke klanten deze hebben ontvangen? Voor productiebedrijven en distributeurs is dat een praktische test van hun administratie. SYSPRO introduceerde op 2 november 2026 een ERP-update met Unified Product Traceability: functionaliteit die productgegevens van grondstof tot eindproduct samenbrengt. Daarmee wil de leverancier bedrijven ondersteunen bij audits, terugroepacties en rapportageverplichtingen, waaronder het Europese digitale productpaspoort.

In het kort

• SYSPRO brengt gegevens over de herkomst en verwerking van producten samen in één controleerbaar overzicht.
• Producttraceerbaarheid gaat verder dan weten hoeveel voorraad er ligt: je wilt ook weten waar een product vandaan komt en waar het naartoe is gegaan.
• De eisen rond het Europese digitale productpaspoort worden per productgroep uitgewerkt.
• Software die regelgeving ondersteunt, maakt een bedrijf niet automatisch compliant.
• Wie ERP software vergelijkt, doet er goed aan een volledige productroute te laten demonstreren, inclusief afwijkingen en retouren.

Van voorraad tellen naar producten kunnen volgen

Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) verbindt bedrijfsprocessen zoals inkoop, productie, verkoop en administratie. Bij producttraceerbaarheid draait het vooral om de samenhang tussen die processen. Een ontvangen grondstof moet herkenbaar blijven wanneer deze wordt verwerkt, opgeslagen en uiteindelijk als onderdeel van een eindproduct wordt geleverd.

Dat is iets anders dan alleen voorraadbeheer. Een voorraadregistratie kan aangeven dat er honderd producten beschikbaar zijn. Voor traceerbaarheid moet je daarnaast kunnen vaststellen welke materialen daarin zitten, bij welke productiepartij ze horen en welke leveringen ermee samenhangen.

Neem een producent van metalen onderdelen. Eén partij materiaal wordt verdeeld over drie productieorders. De eindproducten gaan vervolgens naar verschillende klanten. Blijkt later dat het materiaal niet aan de afgesproken specificatie voldoet, dan wil je gericht kunnen uitzoeken welke orders geraakt zijn. Als die verbanden ontbreken, moet iemand ze reconstrueren uit ontvangstbonnen, werkorders en spreadsheets.

De praktische waarde zit dus in het kunnen beantwoorden van een concrete vraag: welke producten en klanten zijn betrokken, en waarop baseren we dat antwoord?

Wat SYSPRO aan de productregistratie verandert

Met Unified Product Traceability wil SYSPRO ERP productdata over de volledige levenscyclus vastleggen en beschikbaar maken voor controles en rapportages. Volgens de leverancier moeten bedrijven daardoor minder informatie uit afzonderlijke bronnen verzamelen. Het persbericht noemt ondersteuning voor zowel het Europese Digital Product Passport als de Amerikaanse FSMA 204-regels.

De release bevat daarnaast uitgebreidere registratie van werkelijke gewichten bij materiaaluitgifte, productieontvangst en goederenontvangst. Ook krijgt de controle van verkooporders aandacht: fouten kunnen verdere verwerking blokkeren, terwijl waarschuwingen een vastgelegde goedkeuring vereisen. SYSPRO presenteert deze mogelijkheden als onderdeel van dezelfde release, maar publiceert geen onafhankelijke metingen van tijdwinst of foutreductie. 

Voor gebruikers is vooral de aansluiting op de werkvloer interessant. Een registratie heeft weinig waarde als medewerkers alsnog achteraf moeten uitzoeken welke partij ze hebben gebruikt. Vraag daarom niet alleen welke rapporten beschikbaar zijn, maar ook wanneer en hoe de onderliggende gegevens worden vastgelegd.

Europese regelgeving: het productpaspoort vraagt om meer dan een batchnummer

Het digitale productpaspoort, oftewel Digital Product Passport, moet productinformatie toegankelijk maken voor verschillende partijen. Denk aan informatie over materialen, herkomst, reparatie of recycling. Welke gegevens nodig zijn, hangt af van de betreffende productgroep en de bijbehorende regels.

Daar zit een belangrijk onderscheid. Producttraceerbaarheid helpt om de route en geschiedenis van een product te reconstrueren. Een productpaspoort kan daarnaast informatie vragen die niet vanzelf in je productieadministratie staat. Bijvoorbeeld gegevens die je van een leverancier moet ontvangen en vervolgens aan het juiste product moet koppelen.

Er geldt bovendien geen algemene verplichting waardoor ieder product meteen een digitaal productpaspoort nodig heeft. De Europese uitwerking gebeurt stapsgewijs. De opname van een productgroep in een werkplan betekent nog niet dat alle definitieve eisen en ingangsdata vaststaan.

Ondersteuning in ERP is daarom een hulpmiddel, geen bewijs dat je aan alle verplichtingen voldoet. Je moet nog steeds bepalen welke eisen voor jouw producten gelden en of de benodigde gegevens volledig en betrouwbaar zijn.

FSMA 204 is Amerikaanse regelgeving

Het persbericht noemt ook FSMA 204. Dit gaat over aanvullende traceerbaarheidsregistratie voor bepaalde voedingsmiddelen onder Amerikaanse regelgeving. Centraal staan gegevens die worden vastgelegd bij specifieke activiteiten in de voedselketen. Dat is dus een ander regelgevend kader dan het Europese productpaspoort, al draait ook hier veel om het kunnen terugvinden van samenhangende productgegevens.

De zwakke plek zit vaak tussen twee registraties

Stel dat de goederenontvangst netjes een batchnummer registreert, maar productie alleen het artikelnummer overneemt. Dan is bekend welk materiaal is gebruikt, maar niet uit welke partij het kwam. De keten is op dat moment onderbroken.

Bij magazijnbeheer kan hetzelfde gebeuren wanneer een retour weer op voorraad komt zonder verwijzing naar de oorspronkelijke levering. Daarom verdient de overdracht tussen systemen en afdelingen minstens zoveel aandacht als het eindrapport.

Controleer bijvoorbeeld of je organisatie deze verbanden kan volgen:

• Ontvangst: welke leverancier, partij en kwaliteitsdocumenten horen bij de binnengekomen goederen?
• Productie: welke materialen zijn daadwerkelijk in welke productieorder verwerkt?
• Levering: welke batches of serienummers zijn naar welke klant gegaan?
• Correcties en retouren: blijft zichtbaar wat is gewijzigd en waarom?

Een audit trail legt vast welke handelingen of wijzigingen hebben plaatsgevonden. Traceerbaarheid laat zien hoe goederen en productgegevens met elkaar samenhangen. Voor een controleerbare administratie kunnen beide nodig zijn.

Laat traceerbaarheid bewijzen tijdens een ERP-demonstratie

De aankondiging is een goede aanleiding om je eigen registratie te testen. Kies één recent geleverd product en probeer de route terug naar de gebruikte materialen te volgen. Doe daarna het omgekeerde: begin bij een ontvangen partij en zoek alle bijbehorende leveringen op.

Neem datzelfde voorbeeld mee wanneer je ERP software vergelijkt. Vraag de leverancier om ook een gedeeltelijke levering, een retour en een gecorrigeerde registratie te verwerken. Zo ontdek je sneller waar handwerk nodig blijft en welke ERP integratie met andere systemen noodzakelijk is.

Wil je weten welke oplossing bij jouw productie- en voorraadprocessen past? Vergelijk ERP software op de werkzaamheden die je dagelijks moet uitvoeren. Een overtuigend traceerbaarheidsrapport begint bij gegevens die tijdens het werk goed worden vastgelegd.

Bron

SYSPRO - Syspro Adds Unified Product Traceability for Faster Audits and Compliance Reporting