Hoe ondersteunt ERP de vermogensbeheerder?

Financiële gegevens bij vermogensbeheerders moeten volgens de wet worden verwerkt. Met ERP-software wordt de juiste juridische werkwijze automatisch geïmplementeerd. Wij leggen uit hoe dit kan.

Vermogensbeheerders hebben te maken met verschillende afdelingen binnen hun organisatie en verschillende data en klantgegevens. Wat voor vermogensbeheerders bijzonder is, is dat er met speciale klantgegevens wordt gewerkt. Het gaat over financiële gegevens, een bijzondere en gevoelige vorm van persoonsgegevens. Vermogensbeheerders hebben veel uitvoerende macht over iemands geld. Als er iets verkeerds gaat, is er een risico dat iemands geld kwijtraakt. Daarom moet de foutgevoelheidsgraad van financiële zaken laag zijn en de gegevens moeten goed worden opgeslagen en verwerkt volgens de wet. Met ERP-software wordt dit automatisch goed uitgevoerd. Wij willen graag uitleggen hoe een ERP-systeem een vermogensbeheerder kan ondersteunen en kan helpen met het optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP?
• Modulair
• Conclusie

Wat is ERP?

ERP is de afkorting van ‘Enterprise Resource Planning’. Het heeft als doel om bedrijfsprocessen te verbeteren en te automatiseren. Om dit te kunnen bereiken wordt de automatisering van administratieve, financiële, commerciële en logistieke processen ondergebracht in één bedrijfsbrede softwareoplossing, namelijk een ERP-systeem. Een ERP-systeem bestaat uit verschillende onderdelen voor verschillende bedrijfsfuncties, zoals boekhouding, inkoop en relatiebeheer. Het is in die zin een modulair systeem. De software integreert alle gegevens die met deze bedrijfsfuncties te maken hebben in één centrale database. Daardoor hebben de verschillende bedrijfsonderdelen via hetzelfde systeem complete en actuele informatie beschikbaar. Het alternatief is dat voor elke bedrijfsfunctie aparte softwarepakketten met eigen databases nodig zijn. Wanneer die pakketten niet met elkaar kunnen communiceren, ontstaan data-silo’s.

Modulair ERP

Zoals eerder is beschreven kan ERP-software voor veschillende onderdelen binnen het bedrijf worden ingezet. Dit is mogelijk door modules onder ERP-software te hangen. Wij willen graag twee modules uitlichten die voor vermogensbeheerders interessant zijn. Deze modules zijn DMS en CRM.

DMS-module

Een ‘Document Management Systeem’, ook wel document beheersysteem genoemd, wordt in een digitale wereld steeds belangrijker voor bedrijven, omdat de hoeveelheid informatie binnen organisaties groeit en groeit. Voor vermogensbeheerders kan u denken aan aparte rekeningen voor elke klant, maar ook documenten over investeringen. Maar hoe werkt dit systeem precies en wat houdt het in als bedrijven ‘Document Management Software’ (DMS) gebruiken?

Hoe werkt DMS precies?

Documenten worden op meerdere plekken opgeslagen, zoals in mailboxen, op computers van diverse afdelingen of in fysieke archieven. Soms is er nauwelijks overzicht over documenten en daarnaast worden ze omslachtig tussen collega’s heen en weer gestuurd. Een Document Management Systeem zorgt voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Een Document Management Systeem is een software-oplossing voor organisaties, waarbij verschillende processen rondom documenten efficiënter verlopen. De termen DMS-systeem en DMS-software worden veel gebruikt, maar zijn eigenlijk foutief. De laatste S in DMS staat namelijk al voor systeem. Met een DMS, ook wel ‘document beheer systeem genoemd’, worden documenten digitaal opgeslagen op een centraal platform.

Vanuit dit centrale opslagpunt kunnen geauthoriseerde medewerkers snel documenten vinden, delen en aanpassen. Verschillende medewerkers kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken en met versiebeheer kan worden nagegaan wie welke aanpassingen heeft gedaan. Daarnaast kunnen de documenten een vooraf ingestelde route afleggen, zodat ze automatisch van de ene afdeling naar de andere gaan. Ook verhoogt een document management systeem de vindbaarheid van documenten. Als de documentstromen binnen een bedrijf worden gestroomlijnd, heeft dit uiteindelijk een gunstige uitwerking op de effectiviteit van bedrijfsprocessen.

Wat zijn de voordelen van DMS?

DMS brengt een aantal voordelen met zich mee die wij graag voor u in een overzicht willen zetten.

Digitaliseren en het archiveren van documenten

DMS vraagt een nieuwe manier van werken. Fysieke documenten moeten worden gedigitalisseerd en worden samen met reeds bestaande digitale documenten gemigreerd naar het DMS. Vanuit het centrale systeem wordt voortaan documenten digitaal opgeslagen, gezocht en gewerkt. En natuurlijk ook gearchiveerd. Dit zorgt voor een vermindering van archiefkosten, denk aan minder printen. Daarnaast worden tags en beschrijvingen gehangen aan document, zoals auteur, documentnaam, publicatiedatum en status. Hierdoor de vindbaarheid van documenten verbeterd.

Het delen van documenten

Met een DMS is het niet meer nodig voor afdelingen om documenten te sturen via de e-mail of met een USB-stick, omdat de documenten in een centraal systeem staan opgeslagen. Via het internet zijn de documenten toegankelijk voor geauthoriseerde medewerkers, zodat de juiste documenten altijd beschikbaar zijn.

Samenwerken in documenten in real-time

Medewerkers kunnen dankzij het DMS real-time samenwerken in hetzelfde documenten. Hierdoor hoeven medewerkers niet op elkaar te wachten en kunnen direct verder werken. Dit is handig als er projectmatig wordt gewerkt. Het hele projectteam heeft zo toegang tot dezelfde documenten. Zo staat informatie niet langer in verschillende documenten of versies van documenten.

Versiebeheer

Wanneer een document op regelmatige basis wordt aangepast, is versiebeheer een praktische functionaliteit. Hierdoor is te zien of er aanpassingen in het document zijn gemaakt, welke dat zijn en door wie deze aanpassingen zijn doorgevoerd. Daarbij kunnen eventueel oude versies worden bekeken en hersteld. Het apart opslaan van verschillende versies is dus niet meer nodig, waardoor er geen misverstanden ontstaan over de actuele versie.

CRM-module

De afkorting CRM staat voor ‘Customer Relationship Management’ of klantrelatiebeheer.  Een CRM-systeem vervult de functie om alle processen met klanten digitaal in kaart te brengen. Deze processen kunnen vervolgens binnen de software worden beheerd en geoptimaliseerd. Het systeem is een centrale database voor alle belangrijke klantgegevens en informatie. Hierdoor krijgen organisaties meer inzicht in hun eigen klanten en potentiële klanten. De CRM-softwaremarkt is tegenwoordig enorm groot en divers. De hoge mate van concurrentie vereist talrijke innovaties en een constante doorontwikkeling van CRM-systemen, wat uiteindelijk vooral voor u, de klant ten goede komt. Door het grote aanbod op de markt vinden veel organisaties het echter steeds moeilijker om een keuze te maken voor een CRM-systeem.

Wat zijn de voordelen van een CRM-systeem?

Er zijn vele manieren waarop een CRM-systeem u kan helpen maximaal te profiteren van klantinteracties. Ook de kleinste verfijning kan de klantenbinding vergroten en uw werkwijze verbeteren. Wij lichten twee voordelen uit die relevant kunnen zijn voor vermogensbeheerders.

Overzichtelijk contactbeheer

Door de centrale oriëntatie van het CRM-systeem zijn alle belangrijke klantgegevens op elk moment toegankelijk. Omdat alle klantdata in een systeem staan, kunnen mederwerkers in de klantenservice klanten persoonlijk helpen.

AVG conform gegevensbeheer

CRM-systemen ondersteunen bedrijven automatisch bij het voldoen aan wettelijke randvoorwaarden zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming; een belangrijke zaak wanneer het bijvoorbeeld over financiële gegevens.

Conclusie: ERP kunnen vermogensbeheerders helpen met administratieve zaken en klantrelaties

Door het gebruik van ERP wordt er tijd bespaart met administratieve zaken en klantrelaties verbeterd. Daarnaast wordt de dataverwerking en dataopslag volgens de wet uitgevoerd. Als u als vermogensbeheerder op zoek bent naar de juiste software, moet u eerst uw wensen en eigen situatie in kaart brengen. Veel ERP-softwarepakketen zijn specifiek gemaakt voor bepaalde sectoren en bedrijfsgroottes. Het is zonde van tijd en geld wanneer na een implementatie er veel aangepast moeten worden. Daarom adviseren wij u om eerst doelen te formuleren die u wilt behalen met ERP-software om de kans op toekomstige falen van een software implementatie te verkleinen.